Pre Mortem: De Krachtige Techniek voor Succesvolle Projecten

Als je ooit een nieuw project hebt gestart, weet je hoe spannend maar ook uitdagend het kan zijn. Wat als je er nu eens een slimme techniek voor had om je kansen op succes te vergroten? Maak kennis met de pre mortem! Deze techniek helpt je om vooruit te denken over wat er mis kan gaan, nog voordat je überhaupt begint. In dit artikel duiken we in wat een pre mortem precies is, hoe je het toepast, en waarom het zo’n game changer kan zijn voor jouw projecten.

Wat is een Pre Mortem?

Stel je voor: je bent halverwege een project en het loopt totaal anders dan je had gehoopt. Iedereen denkt dan: "Hadden we dit kunnen voorkomen?" Dat is waar de pre mortem in beeld komt. Het idee is simpel: in plaats van te wachten tot iets mislukt, kijk je vooruit naar mogelijke problemen en wat die kunnen veroorzaken. Dit helpt je om die problemen aan te pakken voordat ze zich voordoen.

Het Proces van een Pre Mortem

Laten we het stap voor stap doornemen, zodat je precies weet hoe je een pre mortem in je team kunt toepassen:

1. Verzamel je team: Nodig iedereen uit die betrokken is bij het project. Dit is een gezamenlijke inspanning!

2. Stel de context: Vertel wat het project inhoudt en wat je wilt bereiken. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit.

3. Verplaats je naar de toekomst: Vraag iedereen zich voor te stellen dat het project is mislukt. Wat zijn de mogelijke oorzaken? Dit kan in een brainstormsessie of een open discussie.

4. Identificeer knelpunten: Noteer alle ideeën. Geen enkele gedachte is te gek! Dit is het moment om alles op tafel te leggen.

5. Plan voor oplossingen: Voor elk probleem dat je hebt geïdentificeerd, bedenk samen hoe je dit kunt voorkomen. Denk aan oplossingen, niet aan problemen!

6. Documenteer en implementeer: Zorg ervoor dat je alles opschrijft en de voorgestelde oplossingen in je projectplan verwerkt.

Waarom zou je een Pre Mortem Doen?

1. Verhoogt de Kans op Succes - Door vooruit te denken over mogelijke problemen, ben je beter voorbereid. Je kunt maatregelen nemen om die valkuilen te vermijden, en dat verhoogt je kans op een succesvolle uitvoering.

2. Stimuleert Creatief Denken - Een pre mortem dwingt je team om buiten de gebaande paden te denken. In plaats van te focussen op wat goed gaat, denken ze na over wat mis kan gaan. Dit leidt vaak tot creatieve oplossingen!

3. Versterkt Teamcommunicatie - Deze techniek bevordert open gesprekken binnen je team. Iedereen deelt zijn zorgen en ideeën, wat het teamgevoel versterkt en het vertrouwen vergroot.

4. Vermindert Risico's - Door vroegtijdig knelpunten te identificeren, kunnen teams risico's beter beheren. Dit zorgt voor een doordachter projectplan en minder onaangename verrassingen tijdens de uitvoering.

5. Verbetert Besluitvorming - De inzichten die je uit de pre mortem haalt, helpen je om betere beslissingen te nemen. Je begrijpt nu beter welke uitdagingen er kunnen zijn en kunt daar rekening mee houden in je plannen.

Hoe Pas je de Pre Mortem in de Praktijk Toe?

Voorbeeld 1: Softwareontwikkeling

Stel je voor dat je een nieuw softwareproduct ontwikkelt. Tijdens de pre mortem bespreekt je team dat het product kan falen door technische bugs of een slechte gebruikerservaring. Door deze problemen te adresseren voordat je begint, kun je teststrategieën en feedbackprocessen implementeren die helpen om het product te verbeteren.

Voorbeeld 2: Bouwproject

Bij een bouwproject kan een pre mortem je helpen om mogelijke vertragingen door slecht weer of vergunningproblemen te identificeren. Je kunt extra tijd inplannen of een alternatieve leverancier zoeken, zodat je project soepel blijft verlopen.

Voorbeeld 3: Marketingcampagne

Denk aan een marketingcampagne die je wilt lanceren. Door een pre mortem uit te voeren, bespreekt je team mogelijke obstakels zoals negatieve publiciteit of het niet bereiken van de juiste doelgroep. Dit zorgt ervoor dat je voorbereid bent en effectievere strategieën kunt ontwikkelen.

Best Practices voor een Effectieve Pre Mortem

Hier zijn enkele handige tips om ervoor te zorgen dat je pre mortem soepel verloopt:

1. Zorg voor een Veilige Omgeving - Creëer een ruimte waar teamleden zich vrij voelen om hun ideeën en zorgen te delen. Het is belangrijk dat iedereen zich veilig voelt om eerlijk te zijn.

2. Gebruik Faciliterende Technieken - Denk aan brainstormsessies of mind mapping om de creativiteit te stimuleren. Dit zorgt ervoor dat iedereen betrokken is en dat er geen idee verloren gaat.

3. Wees Specifiek -Probeer specifiek te zijn bij het identificeren van problemen. In plaats van te zeggen “we kunnen vertragingen hebben,” bespreek specifieke factoren die deze vertragingen kunnen veroorzaken.

4. Volg Op - Zorg ervoor dat je de resultaten van de pre mortem goed documenteert en dat je de voorgestelde acties daadwerkelijk uitvoert. Dit maakt de oefening effectiever en toont aan dat je de zorgen serieus neemt.

5. Evalueer en Leer - Neem de tijd om na de uitvoering van het project te evalueren wat er goed ging en wat beter kan. Deze feedback is waardevol voor toekomstige projecten.

Conclusie

De pre mortem-techniek is een geweldige manier om je projecten voor te bereiden op succes. Door vooraf na te denken over mogelijke obstakels en deze aan te pakken, vergroot je niet alleen je kans op een succesvolle uitvoering, maar ook de samenwerking en communicatie binnen je team. 

Dus waar wacht je nog op? Ga aan de slag met de pre mortem en ontdek zelf hoe deze techniek je kan helpen om je projecten naar een hoger niveau te tillen!

Aanbevelingen voor Verdere Lezing

• “The Art of Project Management” door Scott Berkun – Dit boek biedt een schat aan informatie over projectmanagementtechnieken, waaronder de pre mortem.
• “Thinking, Fast and Slow” door Daniel Kahneman – Een must-read voor iedereen die meer wil begrijpen over hoe we beslissingen nemen en hoe dat ons werk beïnvloedt.

Met deze inzichten en tips ben je goed voorbereid om de pre mortem in je eigen projecten toe te passen. Veel succes!