De allerbeste e-mail tip die ik je kan geven

Word je gek van je inbox? Laat je je constant afleiden door binnenkomende e-mails? Krijg je hierdoor een slechtere concentratie en lukt het je niet om je andere taken af te ronden? In dit artikel deel ik mijn beste e-mailbeheer tip om je te helpen effectiever met je inbox om te gaan en je productiviteit te verhogen.

Multitasken is een mythe

Veel mensen willen de hele dag door bereikbaar zijn, bang dat ze belangrijke informatie missen. Daarom blijft Outlook of Gmail vaak de hele dag openstaan. Men denkt dat ze effectief zijn door te multitasken, maar het tegendeel is waar. Als je bijvoorbeeld werkt aan een document en tussendoor e-mails leest of telefoontjes beantwoordt, doe je uiteindelijk langer over het afronden van je werk.

Verminder afleidingen voor betere concentratie

Elke afleiding, zoals een nieuwe e-mail, zorgt ervoor dat je focus verloren gaat en je meer tijd nodig hebt voor de taak die je al aan het doen was. Vergaderingen hebben vaak een vaste tijdsduur (ook al lopen ze soms uit), maar waarom zou je niet vaste momenten inplannen om je e-mails te beheren? Hier is mijn ultieme tip voor e-mail management:

Check een beperkt aantal keren per dag je e-mail

Het werkt als volgt:

• Plan vaste momenten gedurende je werkdag om je e-mails te controleren.
• Zorg ervoor dat je tijdens deze blokken alleen je e-mail checkt.
• Doe geen andere taken, zoals telefoontjes, om te voorkomen dat je weer aan het multitasken bent.
• Verwerk je e-mails direct zodat alles netjes op zijn plek staat (bijvoorbeeld Inbox Zero).
• Sluit je e-mailprogramma zodra je klaar bent om je focus te behouden.

Minder vaak je e-mail checken zorgt voor meer focus

Door je e-mails op vaste momenten te controleren, behoud je focus en verwerk je je inbox efficiënter.

Van automatische piloot naar bewust e-mailen

Het was voor mij even wennen om mijn gewoonte van continu e-mails checken te doorbreken, maar ik was er sneller van af dan ik had verwacht. Waarom? Het resultaat was fantastisch! Ik begon mijn dag met het afwerken van mijn to-do lijst (niet meer dan 5 taken). Rond 11:00 uur had ik de belangrijkste taken al afgerond! Wat een geweldig gevoel gaf dat. Pas om 11 uur checkte ik voor het eerst mijn e-mail.

Handige tool voor Gmail: Adios

Minder vaak je mail checken is makkelijker gezegd dan gedaan, vooral als je Gmail gebruikt. Probeer in dat geval de handige plugin Adios, die ervoor zorgt dat je maar drie keer per dag je nieuwe e-mails ontvangt.

Verwachtingsmanagement is essentieel

Het kan irritant zijn als mensen je gaan bellen of naar je toe komen om te vragen of je hun e-mail al hebt gelezen. Communiceer duidelijk dat je bijvoorbeeld twee keer per dag je e-mails checkt. Je kunt zelfs een automatische antwoordtekst instellen die dit uitlegt. Geef aan dat je op deze manier productiever bent en kwalitatief beter werk levert.

Kortom, de beste e-mail tip

De kunst van effectief e-mailbeheer is om dit in blokken te doen. Bepaal voor jezelf hoe vaak je je e-mail wilt checken gedurende de dag, en zodra je klaar bent, sluit je je e-mailprogramma en richt je je weer op je andere taken.