De werkdag zit er bijna op. Je ramt nog snel een mailtje in elkaar. Op de valreep pleeg je nog dat laatste telefoontje. Daarna sluit je je PC af. Je trekt je jas aan en wenst je collega’s een prettige avond. Op weg naar huis voel je nog de rush door je lichaam. Je hebt 100 dingen gedaan maar toch heb je geen bevredigend gevoel over vandaag.
Als je thuis bent zit je nog steeds met je hoofd bij je werk. Hoe sluit jij je werkdag af? In dit artikel krijg je praktische time management tips om meer voldoening uit je werkdag te halen.
Volle werkdag van 9 tot 5
Werken aan een bureau heeft iets aparts. Het valt me op dat wanneer professionals achter een bureau zitten ze het gevoel hebben dat ze non-stop bereikbaar en beschikbaar moeten zijn. Ze nemen de telefoon op als die gaat en beantwoorden hun e-mail nadat een pop-up in het scherm verschijnt. Dit gaat de hele dag door totdat de werkdag er op zit. Hoe sluit jij je werkdag af? Blijf je tot het allerlaatste moment bellen en mailen? En is het dan, húp computer uit en je jas aan?
Werk is net als sport
Voor sommigen is werk topsport. De hele dag rennen, vergaderen, bellen, mailen en plannen. Bij sporten is het van belang dat je aan een cooling down doet. Je weet wel, een beetje afbouwen, uitlopen en stretchen. Zo is het ook met werk. Nee, je hoeft niet te gaan rekken en strekken, maar probeer aan het einde van je werkdag wel in een lagere versnelling te komen.
De oplossing is simpel: Zet je PC en je werktelefoon eerder uit. Als je werkdag bijvoorbeeld om 17.00 uur afloopt, log dan 10 minuten eerder uit. Ook al ben je lekker met dat project bezig, train jezelf om zo’n 10 minuten eerder te stoppen. Gebruik het staartje van de werkdag dan ook niet om te produceren, maar voor iets heel anders: terugkijken en vooruitkijken.
Eindig je werkdag met een cooling down (figuurlijk dan he, niet letterlijk)
Terugkijken op de werkdag
Neem die laatste 10 minuten van je werkdag om te reflecteren op deze dag. Misschien verliep een gesprek niet goed. Reflecteer hierop. Wat ga jij de volgende keer anders doen? Als je namelijk niets met je gedachte of gevoel doet, dan blijft het knagen en dan zit je tijdens het avondeten nog steeds aan je werkdag te denken. Het bijhouden van een journal kan hierbij helpen. Hierin schrijf je je successen, doelen, vooruitgang en aandachtspunten. Op deze manier blijf je jezelf ontwikkelen. Denk ook na over:
- Wat ging er goed?
- Wat kan er beter?
- Heb ik nog taken in mijn hoofd? (zet die op je to do lijst)
- Wat ben ik aan het uitstellen?
Vooruitkijken op de volgende werkdag
Wanneer je klaar bent met terugkijken dan is het tijd om vooruit te kijken. Heb je nog een grote concentratieklus te klaren? Laat deze grote taken niet op je takenlijst staan. Je weet hoe het gaat. Als we op het werk naar onze to do lijst kijken, dan zijn we geneigd om eerst de makkelijke en snelle taken op te pakken. We vinden het namelijk fijn om af te vinken. Maar ja, de grote klussen worden hierdoor uitgesteld. Dat is waarom to do lijsten steeds langer worden, want er staan voornamelijk grote klussen op.
TIP: Zet kleine acties op je actielijst en blok tijd in je agenda voor concentratieklussen.
Gebruik de Ivy Lee methode
Hoe sluit jij je werkdag af? Je kent het gezegde regeren is vooruitzien. Het werkt beter om de dag van tevoren te bepalen wat je gaat doen dan op de dag zelf. Wat je kunt helpen bij het afsluiten van je werkdag is de Ivy Lee methode. De heer Lee was een Amerikaanse PR expert uit de vorige eeuw. Hij hielp bedrijven om de productiviteit te vergroten en bedacht de volgende manier om je werkdag goed af te ronden:
Ivy Lee (bron: Wikipedia)
- Schrijf bij het afsluiten van je werkdag de 6 belangrijkste taken op die je morgen moet doen. Schrijf niet meer dan zes taken op.
- Geef prioriteit aan deze 6 items (wat ga je als eerst oppakken?)
- Als je ’s ochtends op je werk aankomt, concentreer je dan alleen op de eerste taak. Werk door totdat de eerste taak voltooid is, start daarna pas met de tweede taak. Het mooie van dit uitgangspunt is dat je niet meerdere dingen tegelijk gaat doen.
- Benader de rest van je lijst op dezelfde manier. Aan het einde van de dag verplaats je onafgewerkte items naar een nieuwe lijst met 6 taken voor de volgende dag.
- Herhaal dit proces elke werkdag.
Schedule Shutdown Complete
Terug naar deze eeuw. Cal Newport, auteur van Deep Work en Digitaal Minimalisme heeft ook een ritueel voor het afsluiten van de werkdag. In de podcast van Tim Ferriss vertelt hij dat hij echt de tijd neemt voor de losse eindjes, oftewel open loops, een term waarbij hij verwijst naar de Getting Things Done methode van David Allen. Wanneer hij klaar is met het afronden van zijn werkdag zegt hij hardop: 'schedule shutdown complete'.
In de eerder genoemde podcast vertelt hij dat zijn volgers dit ook zijn gaan doen. Soms bevinden ze zich in een openbare ruimte zoals bijvoorbeeld een bibliotheek. Dan voelt het een beetje awkward om dit hardop te zeggen, maar ze doen het dan toch. Alleen heel zacht en heel snel.
Hoe sluit jij je werkdag af?
Natuurlijk weet je niet hoe de volgende werkdag gaat verlopen. Je weet niet of er ad hoc verzoeken tussendoor komen of dringende mailtjes die je moet beantwoorden. Maar aan de andere kant, hoe verloopt je werkdag als je geen prioriteiten stelt?
Stel je voor dat je gedurende een drukke werkdag naar je to do lijstje gaat kijken. Wat maakt dat we dan vaak niet aan een lastige taak beginnen? Het kost ons denkwerk, we moeten nadenken over de taak: ‘Wat moet ik doen? Hoeveel tijd gaat dit me kosten?’
We willen een taak vaak gelijk doen, daarom pakken we meestal de simpele en makkelijke taken. Deze kunnen we snel afhandelen en vervolgens afvinken. Met de Ivy Lee methode kun je beter je prioriteiten stellen, omdat je een dag van tevoren alvast nadenkt over wat je de volgende werkdag gaat doen.
