Hoe Sluit Jij Je Werkdag Af?
De werkdag zit er bijna op. Je ramt nog snel een mailtje in elkaar. Op de valreep pleeg je nog dat laatste telefoontje. Daarna sluit je je PC af. Je trekt je jas aan en wenst je collega’s een prettige avond. Op weg naar huis voel je nog de rush door je lichaam. Je hebt 100 dingen gedaan, maar toch heb je geen bevredigend gevoel over vandaag.
Als je thuis bent, zit je nog steeds met je hoofd bij je werk. Hoe sluit jij je werkdag af? In dit artikel krijg je praktische time management tips om meer voldoening en productiviteit uit je werkdag te halen.
Een Volle Werkdag van 9 tot 5
Werken aan een bureau heeft iets aparts. Het valt me op dat wanneer professionals achter een bureau zitten, ze het gevoel hebben dat ze non-stop bereikbaar en beschikbaar moeten zijn. Ze nemen de telefoon op als die gaat en beantwoorden hun e-mail na elke pop-upmelding. Dit gaat de hele dag door, totdat de werkdag erop zit. Hoe sluit jij je werkdag af? Blijf je tot het allerlaatste moment bellen en mailen? En is het dan, húp, computer uit en jas aan?
Werk is Net als Sport
Voor sommigen voelt werk als topsport. De hele dag rennen, vergaderen, bellen, mailen en plannen. Maar net zoals bij sporten, is het belangrijk om een cooling down te doen. Dit geldt ook voor het afsluiten van je werkdag. Nee, je hoeft niet te rekken en strekken, maar probeer wel in een lagere versnelling te komen.
De oplossing is simpel: zet je PC en werktelefoon eerder uit. Als je werkdag bijvoorbeeld om 17.00 uur afloopt, log dan 10 minuten eerder uit. Ook al ben je nog bezig met een project, train jezelf om 10 minuten voor het einde te stoppen. Gebruik deze tijd niet om te produceren, maar om terug te kijken en vooruit te plannen. Time management draait immers niet alleen om efficiënter werken, maar ook om goed afsluiten.
Eindig je werkdag met een cooling down (figuurlijk dan he, niet letterlijk)
Terugkijken op de Werkdag
Neem de laatste 10 minuten van je werkdag om te reflecteren op wat er is gebeurd. Misschien verliep een gesprek niet goed. Reflecteer hierop en bedenk wat je de volgende keer anders kunt doen. Door te reflecteren, voorkom je dat je tijdens het avondeten nog steeds aan je werk denkt. Het bijhouden van een journal kan hierbij helpen. Hierin schrijf je je successen, doelen, vooruitgang en aandachtspunten op. Zo blijf je jezelf ontwikkelen en je productiviteit verhogen. Overweeg het volgende:
- Wat ging er goed?
- Wat kan er beter?
- Heb ik nog taken in mijn hoofd? (zet die op je to-do lijst)
- Wat ben ik aan het uitstellen?
Vooruitkijken naar de Volgende Werkdag
Wanneer je klaar bent met terugkijken, is het tijd om vooruit te kijken. Heb je nog een grote concentratieklus te klaren? Laat deze grote taken niet op je to-do lijst staan. We weten allemaal dat als we onze to-do lijst doornemen, we geneigd zijn eerst de makkelijke taken te doen. Maar hierdoor worden de grote klussen uitgesteld, wat leidt tot langere to-do lijsten.
Tip: Zet kleine acties op je actielijst en blok tijd in je agenda voor concentratieklussen. Dit zorgt ervoor dat je belangrijke taken niet blijft uitstellen.
Gebruik de Ivy Lee methode
Hoe sluit jij je werkdag af? Je kent het gezegde regeren is vooruitzien. Het werkt beter om de dag van tevoren te bepalen wat je gaat doen dan op de dag zelf. Wat je kunt helpen bij het afsluiten van je werkdag is de Ivy Lee methode. De heer Lee was een Amerikaanse PR expert uit de vorige eeuw. Hij hielp bedrijven om de productiviteit te vergroten en bedacht de volgende manier om je werkdag goed af te ronden:
Ivy Lee (bron: Wikipedia)
- Schrijf bij het afsluiten van je werkdag de 6 belangrijkste taken op die je morgen moet doen. Schrijf niet meer dan zes taken op.
- Geef prioriteit aan deze 6 items (wat ga je als eerst oppakken?)
- Als je ’s ochtends op je werk aankomt, concentreer je dan alleen op de eerste taak. Werk door totdat de eerste taak voltooid is, start daarna pas met de tweede taak. Het mooie van dit uitgangspunt is dat je niet meerdere dingen tegelijk gaat doen.
- Benader de rest van je lijst op dezelfde manier. Aan het einde van de dag verplaats je onafgewerkte items naar een nieuwe lijst met 6 taken voor de volgende dag.
- Herhaal dit proces elke werkdag.
Schedule Shutdown Complete
Terug naar deze eeuw. Cal Newport, auteur van Deep Work en Digitaal Minimalisme heeft ook een ritueel voor het afsluiten van de werkdag. In de podcast van Tim Ferriss vertelt hij dat hij echt de tijd neemt voor de losse eindjes, oftewel open loops, een term waarbij hij verwijst naar de Getting Things Done methode van David Allen. Wanneer hij klaar is met het afronden van zijn werkdag zegt hij hardop: 'schedule shutdown complete'.
In de eerder genoemde podcast vertelt hij dat zijn volgers dit ook zijn gaan doen. Soms bevinden ze zich in een openbare ruimte zoals bijvoorbeeld een bibliotheek. Dan voelt het een beetje awkward om dit hardop te zeggen, maar ze doen het dan toch. Alleen heel zacht en heel snel.
Conclusie: Hoe Sluit Jij Je Werkdag Af?
Hoewel je niet kunt voorspellen hoe de volgende werkdag zal verlopen, kun je wel prioriteiten stellen om meer controle te krijgen over je dag. Gebruik methoden zoals de Ivy Lee methode of het "Schedule Shutdown Complete" ritueel om je werkdag goed af te sluiten. Door dit te doen, kun je je productiviteit verhogen, je tijd beter managen en meer voldoening uit je werkdag halen.
