Omgaan met stress op het werk (10 valkuilen)

Werk je hard en blijf je toch achter de feiten aan lopen? Heb je stress op je werk? Laat het niet zo ver komen dat je met een burn out thuis komt te zitten. Stress verminderen is mogelijk, mits je een goede werkwijze hebt. In dit artikel krijg je 10 werkwijzen die niét effectief zijn (maar waarschijnlijk wél herkenbaar), gekoppeld aan praktische tips voor het leren omgaan met stress op het werk.

Wat is stress?

Stress is een lichamelijke reactie om ons voor te bereiden op een spannende situatie. Vroeger waren dat sabeltandtijgers, tegenwoordig zijn dat naderende deadlines of het geven van een presentatie. Stress is niet per definitie slecht. Onze bijnieren maken cortisol aan, beter bekend als het stress hormoon. Cortisol geeft je een boost wanneer je stress ervaart en maakt je extra scherp.

Stress is het verschil tussen wat je wil en wat je kan

Stress herkennen

Stress op de werkvloer wordt een probleem wanneer het chronisch aanwezig is. Langdurige werkstress put je op een gegeven moment uit. Wees scherp op overspannen symptomen en burn out klachten. Er wordt massaal geGoogled op termen als maagpijn stress, oorsuizen stress, lichamelijke klachten stress, stress hoofdpijn, hartkloppingen stress, overspannen en werk.

Verschil tussen werkdruk en werkstress

Wat is werkdruk? Werkdruk is een omstandigheid waarbij je werkt onder een hoge tijdsdruk of in een hoog tempo. Wat is werkstress? Dat ontstaat wanneer je je werk niet op tijd af krijgt of je niet de kwaliteit levert die je wilt leveren. Het draait uiteindelijk om een balans tussen taakeisen en hulpbronnen. Te weinig hulpbronnen en teveel taakeisen kan leiden tot werkstress en uiteindelijk burnout

Taakeisen

Uitdagingen zijn goed omdat je er van leert. Het kost wel energie omdat je uit je comfort zone wordt gehaald. Daarnaast zijn er ook belemmeringen op het werk zoals de tijdsdruk en het werktempo. Uitdagingen en belemmeringen vallen onder de taakeisen op het werk.

Hulpbronnen

Je kunt beter omgaan met stress op het werk wanneer er genoeg hulpbronnen aanwezig zijn. Dit kunnen interne hulpbronnen zijn zoals ervaring en zelfvertrouwen, maar ook externe hulpbronnen als inspraak hebben, steun krijgen en positieve feedback krijgen.

Balans

Bij het omgaan met stress op het werk is het dus van belang dat je taakeisen en hulpbronnen in balans zijn. Heb je teveel hulpbronnen en te weinig taakeisen? Dan kan dat zelfs leiden tot een bore out. Je wordt niet uitgedaagd, zit teveel in je comfort zone en daar kan je batterij ook langzaam door leeglopen. Wat als je teveel taakeisen en te weinig hulpbronnen? Dit kan leiden tot werkstress en uiteindelijk een burn out.

Werkstress is een maatschappelijk probleem

Iedereen gaat verschillend met stress om op het werk. Burn out verschijnselen verschillen per sector, maar is erg hoog in de sectoren zorg en onderwijs. Niet verwonderlijk want daar is de werkdruk te hoog. Killian Wawoe is als organisatie psycholoog verbonden aan de VU in Amsterdam. Tijdens een lezing in Noordwijk meldde hij dat werkstress werkziekte nummer één is in Nederland.

Werkstress is een vrij groot probleem, want ongeveer één op de drie werknemers die verzuimt zit thuis vanwege teveel stress – Killian Wawoe

Stress op het werk levert meerdere nadelen op: het is erg ingrijpend voor de werknemer omdat die ziek thuis zit en daarnaast kost het de maatschappij veel geld, jaarlijks €1,5 miljard. Gelukkig zijn er ook landelijke initiatieven die werkstress onder de aandacht brengen zoals Check je Werkstress (herken de druppel) als onderdeel van de Week van de Werkstress.

Wat te doen bij stress op het werk?

Geloof jij in stressbestendigheid? Langdurige werkstress is vermoeiend en eist uiteindelijk zijn tol. Daar gaat je werkplezier. Hoe moet je omgaan met stress op het werk? Het is belangrijk dat je regelmatig herstelt van een te hoge werkdruk, want anders kan de stress tot een burnout leiden. Worstel je met de vraag: ‘Hoe kom ik van stress af?’ Dat vraagt dus om stressmanagement, maar wat helpt tegen stress? Op vakantie gaan is voor mensen hét recept om bij te komen.

Volgens Killian Wawoe is erop uit gaan wel ontspannend, maar niet genoeg tegen een te hoge werkdruk: ‘Als je terug komt van vakantie, dan ben je weer in dezelfde werkomgeving.’ Het geeft mensen soms stress om weer te gaan werken. De omgeving is dus van grote invloed op jouw functioneren en werkstress leidt tot slechte gewoonten en valkuilen. Wat te doen tegen stress? Hieronder staan 10 veelvoorkomende valkuilen waar we in stappen, mét praktische tips tegen stress op het werk.

Werkstress valkuil 1: multitasken

Je hebt vast wel eens een telefoontje gepleegd terwijl je iets aan het opzoeken was op Google. Ondertussen vraagt de beller je iets. ‘Sorry wat zei je?’ antwoord je en je vervolgt: ‘ik was even bezig met iets.’ We denken dat we kunnen multitasken en dat dit effectief is. Onderzoek wijst echter uit dat als je iets moet doen waarvoor je je hersens moet gebruiken dat je dan niet 2 dingen tegelijk kunt doen. Je kunt wel razendsnel schakelen tussen de taken. Dit schakelen levert echter allemaal ellende op, zoals

• je doet langer over de oorspronkelijke taak
• de kans op fouten neemt toe
• het vreet veel energie.

Vreet dat energie? Yep! Wist je dat je hersens slecht 2% van je lichaamsgewicht wegen en dat ze maar liefst zo’n 20% van je lichaamsenergie verbruiken? Denk maar terug aan je studietijd. Dan was je he-le-maal gesloopt na een tentamen. Hersens verbruiken dus meer energie dan je denkt.

Tips:

• Stop met multitasken en richt je op 1 ding tegelijk
• Ben je aan het bellen? Dan zet je je mail even uit
• Ben je bezig met het schrijven van een document? Zet je telefoon op stil en je mailprogramma uit

Werkstress valkuil 2: tegen alles JA zeggen

Ben je een pleaser? Iemand die graag andere mensen helpt? Misschien ben je ook iemand die heel erg rekening houdt met collega’s en niemand tot last wil zijn. Dan ben je echt een SUPER collega. Iedereen houdt van jou, want jij lost het wel op. Maar genoeg is genoeg toch? Je verzet al bergen werk op een dag en je bent niet aangenomen om andermans werk te doen, toch? Het probleem is dat jouw eigen werk zich opstapelt, want je geeft voorrang aan andermans werk. Elke keer als je JA zegt tegen een ander, dan zeg je NEE tegen jezelf. Je komt niet aan je eigen to do lijst toe, omdat je de hele tijd bezig bent met ándermans to do lijst (lees deze zin gerust nog een keer).

TIP: Vaker nee zeggen

Werkstress valkuil 3: pauzes en lunch overslaan

Je bent al een tijd flink bezig met die taak. Je merkt dat je concentratie verzwakt, maar je bijt nog even door. Iemand vraagt aan je of je zo mee gaat lunchen. Je bedankt en blijft zitten aan je bureau. Je pakt een broodje uit je tas, neemt snel een hap en gaat weer door met het document. Herkenbaar? Dan kun je je ook voorstellen hoe je je daarna voelt. Misschien ben je even euforisch omdat je de klus hebt geklaard, maar daarna…kak je enorm in en komt er verder niets meer uit je handen die dag. Dat is natuurlijk prima als je een keer een keiharde deadline hebt en je moet even knallen.

Maar als je dit dag in dag uit doet, dan loop je langzaam leeg. Het is van belang dat je aan energiemanagement doet. Waarschijnlijk weet je wel dat je genoeg moet drinken én bewegen…je doet het alleen niet. Ik hoor vaak dat mensen zich niet kunnen ontspannen op het werk. Wil je stress verminderen op het werk? Stressreductie zit hem in de kleine dingen.

TIPS:

• Maak het jezelf makkelijk: Werk in blokken van een half uur. Dan kan je concentratie weer even op peil komen. Gebruik hiervoor een timer (op je smartphone)
• Doe af en toe wat rek en strekoefeningen
• Maak een ommetje tijdens de lunch
• Staat er ergens een ping pong tafel? De perfecte pauze ?
• Sluit af en toe je ogen en let een paar minuten aandachtig op je ademhaling

Werkstress valkuil 4: non stop bereikbaar zijn

Wat doe jij als je telefoon gaat? Wat doe je als je een appje krijgt? Wat doe je als je ziet dat je een nieuwe mail hebt? De kans is erg groot dat je gaat kijken. 3 x Raden wat er dan met je concentratie gebeurt! Die is al vrij snel naar de knoppen. Als je met een concentratieklus bezig bent, laat je dan niet afleiden. Wil je stress tegengaan? Leg de telefoon even weg en zet je mailprogramma uit. Wanneer je klaar bent met de taak, dan kun je weer online. Op deze manier cluster je effectief je werkzaamheden.

TIP: Zet je notificaties uit op je smartphone en je PC.

Werkstress valkuil 5: de hele dag mail checken

Hoeveel mails krijg je per dag? En wanneer check je je mail? Check je het eerst op je smartphone en later vervolgens ook op je laptop? Krijg je van elke mail die binnenkomt een melding? Pfoe, dan word je de hele dag afgeleid. Het heeft helemaal geen nut om de hele dag je mails af te handelen. Wil je werkstress voorkomen? Check je mail een aantal keren per dag en zet je mailprogramma tussentijds uit. Dan kun je al je mail per keer verwerken en daarna weer met volledige focus je werk doen. Ook hier geldt de kracht van clusteren.

TIP: Check een beperkt aantal keren per dag je mail.

Werkstress valkuil 6: overwerken

Wat wil je liever, harder werken of slimmer werken? Het laatste toch? Veel mensen op kantoor hebben last van werkdruk. Omgaan met stress vinden ze lastig en als het werk opstapelt dan gaan we juist harder werken en overwerken. Het is verbazingwekkend hoeveel mensen overwerken in Nederland, terwijl ze dat eigenlijk niet willen. De redenen hiervoor lopen uiteen. Veelgehoord: ‘als ik wat langer blijf dan is het lekker rustig op het werk, dan ben ik veel productiever’. Natuurlijk kun je je beter concentreren wanneer het rustig is.

De pest is alleen dat je niet veel meer aan je avond hebt. Die avond heb je nodig om te ontspannen of om te gaan sporten. Uit onderzoek blijkt dat het niet veel zin heeft om meer dan 50 uur per week te werken. Wil je stress voorkomen op het werk? Leg de lat niet te hoog en plan niet teveel in op een dag. Als je langer doorwerkt, dan lijkt het effectief, maar het blijkt dat je de volgende dag gewoon gaar bent aan het begin van de werkdag. Zo ontstaat er een vicieuze cirkel.

Werkstress valkuil 7: lange to do lijstjes

Gebruik je een to do lijst? Mooi! Dat is een mooie manier om je taken te clusteren. Helaas lijken sommige to do lijstjes net zo lang als de troonrede. Hoe komt dat toch? De pest is dat we ALLES op onze to do lijst zetten. En je kunt niet alles doen wat er op jouw lijst staat. Als er bijvoorbeeld ‘inventarisatie’ op staat, dan heb je een probleem. Je kunt een ‘inventarisatie’ namelijk helemaal niet doen. Inventarisatie is een project. Neem maar eens een kijkje op je to do lijst.

Ik weet zeker dat er diverse projecten op staan. Projecten kun je niet even doen en afvinken, dus blijven die veel langer op je to do lijstje staan en dan ga je uitstellen. Wat zet je dan wel op je to do lijst? Het is denk ik beter om het helemaal geen to do lijst meer te noemen. Ik gebruik zelf de term actielijst. What’s in a name? Ik wil namelijk alleen acties op mijn lijst, want dat zijn zaken die ik echt kan doen.

TIP: Gebruik een actielijst en schrijf hier concrete acties op.

Werkstress valkuil 8: bomvolle agenda

Ook veelgehoord: ‘ik zet álles in mijn agenda, ik doe het alleen niet.’ Dat komt omdat de agenda als een to do lijst wordt gebruikt. Je kunt je hele dag wel lekker volplannen, maar het is frustrerend als je het niet af krijgt op die dag. En dan ga je weer overwerken omdat je dat jezelf hebt voorgenomen (zie punt 6).

TIPS:

• Plan je hele dag niet te vol met afspraken en vergaderingen, want daar komt ook weer werk uit voort en daar heb je dan geen tijd voor.
• Hou rekening met de spoedjes en ad hoc zaken die tussendoor komen. Als je dat niet doet, dan krijg je het voor je gevoel nóg drukker en dan kun je weer stressklachten krijgen.

Ik maak het ook wel eens mee dat mensen hun agenda helemaal niet gebruiken, terwijl ze het wel heel erg druk hebben. Dan hou je jezelf een beetje voor de gek. Gebruik je agenda voor afspraken en voor het plannen van je concentratieklussen en creëer wat ruimte tussen de afspraken. Afspraken lopen vaak uit en dan heb je een buffer. Die buffers zijn super waardevol. Je kunt weer even op adem komen, aantekeningen verwerken, iets doen van je actielijst of een belletje plegen.

Werkstress valkuil 9: te weinig bewegen

Je hebt het vast wel meegekregen. We zitten te vaak en te lang. Dat is slecht voor onze gezondheid. Zitten is het nieuwe roken. We werken te lang achter elkaar door in een zittende houding. Het wordt ons ook erg makkelijk gemaakt. We kunnen alle info online vinden of vragen.

Werk je in een kantoortuin? Dan wordt er vaak gevraagd of er iemand nog wat wil drinken. Er wordt koffie voor je gehaald en jij kunt gewoon door blijven werken. Je weet dat je genoeg water moet drinken, dus bij veel mensen staat er een bidon of thermosflesje op het bureau.

In dit geval zul je genoeg vocht binnenkrijgen, maar alsnog te weinig bewegen. En wat dacht je van vergaderingen? Dat is vaak een lange zit. Maak de agenda eens wat korter en probeer staand te vergaderen of maak met je team een wandeling.

TIP: Vergader eens een keer staand of ga wandelend vergaderen

Werkstress valkuil 10: alles als dringend beschouwen

Stel je voor…je bent lekker bezig met een document en dan komt er een mail binnen. Je kijkt er naar en je handelt het meteen af. Dat geeft je een lekker gevoel. Hoppa! Later komt er weer een mail en je gaat het gelijk weer afhandelen. Collega’s die aan je bureau komen sta je direct te woord en je reageert vliegensvlug op appjes.

Wat er gebeurt is dat je de hele dag gelijk reageert op verzoekjes. Aan het begin van de dag voelt dat nog goed omdat je het gevoel hebt dat je lekker bezig bent. Aan het eind van de werkdag komt er minder uit je handen, want het is vermoeiend om de hele dag te reageren op verzoekjes.

Zie al je werkzaamheden (belletjes, mails en ad hoc verzoeken) als een grote stapel. Elk verzoek dat binnenkomt komt bovenop. De meeste mensen werken van nieuw naar oud. Op deze manier kom je niet toe aan de andere zaken die onderop liggen en óók belangrijk zijn (en die op een gegeven moment echt gedaan moeten worden). Beschouw alles dus niet als dringend en vraag jezelf ook af wie de probleemeigenaar is.

TIP: Stel jezelf bij elke taak de vraag: Moet ik dit nu doen?

De belangrijkste tips voor het omgaan met stress op het werk

• Doe 1 ding tegelijk
• Zeg vaker NEE
• Werk in korte blokken
• Zet je notificaties uit
• Check een aantal keren per dag je mail
• Begin je werkdag met de rotklus
• Gebruik een actielijst
• Creëer buffers
• Haal je eigen drinken
• Stel jezelf bij elke taak de vraag: Moet Ik Dit Nu Doen?

Overspannen door werk?

Laat het niet zover komen dat je een burn out behandeling nodig hebt. Want dan komt er niets meer uit je handen. Het is niet een verkoudheid die over een paar dagen over is. Het antwoord op de vraag: ‘kan ik met een burnout werken of niet?’ is dus nee. Trek aan de bel en maak een afspraak met je huisarts.

Kun je een burn out voorkomen? Ja! Kun je stress verminderen? Wees er van bewust dat de gevolgen van stress niet misselijk zijn. Omgaan met hoge werkdruk hou je alleen vol wanneer er ook genoeg hulpbronnen zijn. Wees bewust van je spanningsklachten en neem op tijd maatregelen. Met deze tips om stress te verminderen ben je je eigen preventie-medewerker. Hierdoor kun je beter omgaan met stress op het werk.