Waarom je to do lijst niet werkt (en wat je kunt doen)

Wat is het toch heerlijk om iets af te strepen van je to do lijst. Het geeft een voldaan gevoel omdat je iets hebt gedaan. Maar ja, als je kritisch naar je lijst kijkt, dan staan sommige taken er wel heel lang op. Hierdoor ga je uitstellen en dan wordt het weer last minute werk. Daar baal je van en daardoor heb je een haat liefde verhouding met je takenlijst. In dit artikel wordt duidelijk gemaakt waarom je te-doen lijstje niet werkt en wat je er aan kunt doen.

Wel of geen to do lijst

Alternatief voor to do lijst

Wat zou er gebeuren als je géén to do lijstje zou gebruiken? De kans is groot dat je dan van alles in je hoofd gaat bewaren en dan krijg je een vol hoofd. De hersens zijn fantastisch om over dingen na te denken, maar ze zijn gewoon niet zo goed om je op het juiste moment te herinneren aan een taak. Kortom, je gaat dingen vergeten en als je van alles in je hoofd bewaart, dan wordt het een beetje te druk in de bovenkamer, waardoor je weer stress krijgt. Om écht productief te kunnen zijn heb je overzicht nodig. Het to do lijstje in je hoofd geeft geen goed overzicht. Het is beter om alle taken visueel te maken, hetzij op papier of in een digitale takenmanager.

Waarom je to do lijst niet werkt #1: je gebruikt je lijst niet

Ok, dit lijkt een inkoppertje. Het is logisch dat een to do lijst niet werkt als je het niet gebruikt. Misschien heb je er een tijdje geleden een gemaakt en heb je geen idee meer waar die ligt. Wat er dan vaak gebeurt? We gaan nieuwe lijstjes maken! En die oude to do lijst? Die komt altijd weer een keer boven water als je aan aan het opruimen bent. Wel eens meegemaakt dat je oude to do lijsten tegenkomt? Het frustrerende hiervan is dat de rotklussen op de oude lijst ook nog steeds op het nieuwe to do lijstje staat.

De ultieme to do lijst?

Waarom je to do lijst niet werkt #2: teveel lijstjes

Waarom je to do lijst niet werkt #3: te grote klussen

Het nadeel van een to do lijst is dat je van er álles op kunt zetten. Kleine taken, megalomane projecten…het staat allemaal netjes onder elkaar, klaar om afgevinkt te worden. Maar wat gebeurt er in de praktijk? Je pakt je to do lijst en kijkt eerst naar de quick wins, zaken die je het snelst kunnen afvinken. Afvinken vinden we heerlijk. Op het moment dat we iets doorstrepen dan wordt er zelfs wat dopamine in ons lichaam aangemaakt. Dopamine is een geluksstofje en dat werkt behoorlijk verslavend.

Dag to-do-list, hallo actielijst

Wat je wel kunt doen zijn acties. Het is dus beter om een actielijst te gebruiken. Dit is niet een ander middel dan dat je nu al gebruikt (papieren to do lijst of digitale takenmanager). Het gaat erom dat je je to do lijst anders gaat gebruiken. Zet alleen acties op je lijst. En die projecten dan? Hak een project in verschillende acties en zet dié op je actielijst. De concentratie klussen kun je beter inplannen in je agenda.

Dus niet:

Plan van aanpak

Maar wel:

X bellen voor afspraak
Tijd blokken in agenda voor schrijven concept
X mailen voor feedback

Waarom je to do lijst niet werkt #4: eindresultaat kun je niet doen

Ok je weet nu waarom je geen projecten op je actielijst moet zetten. Iets anders om rekening mee te houden: wanneer we iets op onze lijst zetten, dan denken we vaak in het gewenste eindresultaat. Denk aan vakantie, marathon, nieuwe keuken of tentamen. Dit zijn ook projecten, maar dan geformuleerd als eindresultaat. Het eindresultaat zet je niet in beweging. Het is te ver weg of het is te abstract. Het triggert je hersens niet om in actie te komen. Het is veel effectiever om te denken in eerste acties. Stel jezelf de vraag: Wat moet ik als eerst doen met dit project? Dát zet je op je actielijst.

Waarom je to do lijst niet werkt #5: je checkt je lijst te weinig

Je hebt een to do lijst en gedurende de werkdag kijk je hier af en toe op. Gedurende dag raakt deze lijst een beetje uit het zicht. Je aandacht wordt opgeëist door mails en telefoontjes die binnen komen en collega’s met ad hoc verzoekjes. Herken je dit? Dat je aan het eind van de dag je spullen pakt en dat je dan je lijst weer ziet. Je werpt er een blik op en je baalt. Je hebt weer niet gedaan wat je jezelf had voorgenomen om te doen. Blijkbaar ben je voornamelijk bezig geweest met de to do lijst van iemand anders. Jouw takenlijst is jouw houvast. Zorg ervoor dat je je werkdag begint met het checken van je lijst en hou het in het zicht. Mensen checken mega vaak hun mail op een dag, maar ze zouden beter wat vaker hun to do lijst kunnen checken.

Check vaker je actielijst en minder vaak je email

Waarom je to do lijst niet werkt #6: je lijst is incompleet

Wees eens eerlijk. Waar bewaar je nog meer taken? Gebruik je post its? Staan er taken op een kladblok? Heb je nog to do’s in je hoofd? Kijk eens kritisch naar je huidige takenlijst. Waarschijnlijk staan je taken verspreid op meerdere plekken. En dan heb ik het nog niet eens over de inbox gehad. Die staat natuurlijk vol met mails waarin iemand iets aan je vraagt. Doordat je je werk op verschillende plekken verzamelt heb je geen goed overzicht. Less is more. Zorg er voor dat je alle taken op 1 plek bewaart. Hou je van papier? Kies dan voor 1 mooie planner. Een digitale takenmanager is wel handiger omdat je taken gemakkelijk kunt aanpassen.

To do lijst digitaal

To Do – Deze gratis to-do-app is van Microsoft en is de vervanger van Wunderlist. Met To Do kun je gemakkelijk projectfolders aanmaken en die koppelen aan acties. Gebruik je ook de takenbalk in Outlook? To Do kan met de meeste versies van Microsoft Outlook synchroniseren. Je kunt de app downloaden op al je apparaten (sinds kort ook op de Mac).

Todoist – Deze to-do-app is gratis en voor meer functies is er de Premium versie. Net als bij To Do kun je vrij eenvoudig projectlijsten aanmaken en daar acties aan koppelen. Bij de betaalde versie kun je ook labels aanmaken en kun je mails omzetten naar taken. Ideaal! Werkt op alle devices, zowel op Windows als Mac.