klik hier om het artikel te downloaden
Wat is het toch heerlijk om iets af te strepen van je to-do lijst. Het geeft een voldaan gevoel omdat je iets hebt gedaan. Maar ja, als je kritisch naar je takenlijst kijkt, dan staan sommige taken er wel heel lang op. Hierdoor ga je uitstellen en dan wordt het weer last-minute werk. Dat veroorzaakt frustratie, en daardoor heb je een haat-liefde verhouding met je to-do lijst. In dit artikel leg ik uit waarom je to-do lijst niet werkt en wat je kunt doen om je productiviteit te verbeteren.
Wel of geen to-do lijst?
Er zijn verschillende gedachten over het gebruik van een to-do lijst. Sommige mensen geloven er niet in. Zo’n lijst geeft alleen maar stress en wordt steeds langer. Of: door het gebruik van een to-do lijst verlies je het overzicht en vergeet je na te denken over het grotere plaatje: je bent alleen maar aan het doen, maar niet bezig met waarom je iets doet.
Alternatief voor een to-do lijst
Wat zou er gebeuren als je geen to-do lijst gebruikt? De kans is groot dat je dan alles in je hoofd bewaart, wat leidt tot een vol hoofd. De hersenen zijn fantastisch om over dingen na te denken, maar ze zijn niet goed in het onthouden van taken op het juiste moment. Dit zorgt voor een gebrek aan overzicht en verhoogt de kans op stress. Om écht productief te zijn, heb je overzicht nodig. Een to-do lijst in je hoofd geeft geen duidelijk overzicht. Het is veel beter om je taken visueel te maken, op papier of in een digitale takenmanager.
De ultieme to do lijst?
1. Je gebruikt je lijst niet
Dit lijkt voor de hand te liggen: een to-do lijst werkt niet als je het niet gebruikt. Misschien heb je er een tijd geleden een gemaakt en weet je niet meer waar die ligt. Wat gebeurt er dan vaak? We maken gewoon weer een nieuwe lijst!
2. Teveel lijstjes
Het maken van een lijstje voelt goed. Je leegt je hoofd en het geeft overzicht. Voor werk en privé is dit prima, maar soms schieten we door. Wanneer je aparte lijstjes maakt voor verjaardagen, bruiloften, boodschappen, etc., verlies je het overzicht. Gebruik daarom één centrale actielijst voor je belangrijkste taken.
3. Te grote klussen
Het nadeel van een to-do lijst is dat je er alles op kunt zetten: kleine taken, maar ook grote projecten. In de praktijk kiezen we vaak voor de snelle productiviteit-boosts, de kleine taken die we snel kunnen afvinken. De grotere, tijdrovende klussen blijven vaak liggen en leiden tot uitstelgedrag.
Dag to-do lijst, hallo actielijst
Het is effectiever om een actielijst te gebruiken. Dit betekent dat je je to-do lijst anders moet gebruiken: zet alleen acties op je lijst, geen projecten. Hak projecten op in kleinere taken en zet die op je actielijst.
4. Eindresultaten kun je niet doen
Wanneer we iets op onze takenlijst zetten, denken we vaak in het gewenste eindresultaat, zoals een vakantie, een marathon of een nieuw project. Dit werkt echter niet motiverend omdat het einddoel te abstract is. Het is effectiever om te denken in eerste acties. Stel jezelf de vraag: wat is de eerste stap? Die actie zet je op je actielijst.
5. Je checkt je lijst te weinig
Herken je het dat je aan het einde van de dag je to-do lijst ziet en baalt omdat je niet hebt gedaan wat je van plan was? Dit komt vaak doordat je afgeleid wordt door mails en verzoeken van anderen. Begin de dag met het checken van je actielijst en hou deze zichtbaar.
6. Je lijst is incompleet
Gebruik je naast je to-do lijst nog andere plekken om taken te bewaren, zoals post-its of een kladblok? Zorg ervoor dat je alle taken op één plek verzamelt voor een beter overzicht. Een digitale takenmanager kan hierbij helpen.
To do lijst digitaal
Ben je op zoek naar een goede digitale takenmanager? Er zijn wel 100 to do apps beschikbaar en het is soms lastig om door de bomen het bos te zien. Er zijn uiteraard zowel gratis als betaalde to do apps. Meestal heeft de gratis to do app ook een premium versie. Hieronder een paar to do apps die de moeite waard zijn om te proberen.
To Do
Deze gratis to-do-app is van Microsoft en is de vervanger van Wunderlist. Met To Do kun je gemakkelijk projectfolders aanmaken en die koppelen aan acties. Gebruik je ook de takenbalk in Outlook? To Do kan met de meeste versies van Microsoft Outlook synchroniseren. Je kunt de app downloaden op al je apparaten (sinds kort ook op de Mac).
Todoist
Deze to-do-app is gratis en voor meer functies is er de Premium versie. Net als bij To Do kun je vrij eenvoudig projectlijsten aanmaken en daar acties aan koppelen. Bij de betaalde versie kun je ook labels aanmaken en kun je mails omzetten naar taken. Ideaal! Werkt op alle devices, zowel op Windows als Mac.
Samengevat
- Gebruik een actielijst in plaats van een traditionele to-do lijst.
- Hou je actielijst in het zicht en check het regelmatig.
- Zet geen eindresultaten, maar eerste acties op je lijst.
- Gebruik een centrale plek voor al je taken, digitaal of op papier.
