De tijd vliegt. Voor je het weet is er weer een week voorbij. Ben je er van bewust wat je allemaal hebt gedaan en wat er is blijven liggen? Heb je helder welke deadlines er aan zitten te komen? De wekelijkse reflectie is het ultieme middel om alles even op de juiste plek te zetten.
Veel professionals zijn dagelijks bezig met het afhandelen van mails en meetings. Hierbij vergeten ze soms om de tijd te nemen om te reflecteren, goede prioriteiten te stellen en om hun planning bij te werken. Wat ik vaak hoor als ik mensen begeleid:
- We houden ons voornamelijk bezig met de waan van de dag
- We hebben geen tijd voor het grotere plaatje.
- Ik wou dat ik meer ‘uit het raam staar tijd’ had.
- Ik heb geen goed overzicht van al mijn projecten.
- Ik heb geen tijd om na te denken.
Productiviteit gaat niet per ongeluk
Wat is een wekelijkse reflectie?
Het kost tijd om aan je planning te werken. De meeste mensen nemen deze tijd niet, omdat ze worden opgeslokt door to do lijstjes en ad hoc verzoeken. Een van mijn favoriete technieken om overzicht te behouden is het inplannen van een wekelijkse reflectie. Deze weekly review ken ik van David Allen, bedenker van de GTD (getting Things Done) methode. Het is niets meer dan een moment in de week dat je terugblikt en vooruitblikt, maar oh wat is dit belangrijk.
Wat doe je tijdens een wekelijkse reflectie?
Er is geen vast format voor deze weekly review, maar hierbij een aantal suggesties:
- Loop al je projecten en taken langs. Is je actielijst compleet? Moet je er taken aan toevoegen of juist verwijderen? Welke projecten moet je afmaken?
- Check je aantekeningen van deze week. Zijn deze verwerkt? Staat alles op de juiste plaats?
- Heb je nog taken in je hoofd? Het is niet lekker om veel aan je hoofd te hebben. Het is beter om helemaal geen taken in je hoofd te bewaren. De kans is aanwezig dat je dingen gaat vergeten of dat je constant het gevoel hebt dat je het druk hebt. Hou je hoofd daarom lekker leeg. Doe regelmatig een brein dump. Pak een pen en papier en schrijf alles op wat je momenteel aan je hoofd hebt.
- Werk je agenda bij en bekijk hoe je week is verlopen. Wat ging er goed? Wat kan er beter? Ik hoor vaak dat mensen hun week veel te vol proppen en dat ze te weinig buffers hebben tussen de afspraken.
- Je kunt het moment ook gebruiken om te reflecteren op de dag en stil te staan bij jouw rol en je verantwoordelijkheden. Misschien liggen er wel taken en verantwoordelijkheden bij jou waarvan jij niet de probleemeigenaar bent.
Vooruitblikken
Kijk verder dan alleen de volgende dag en de aankomende week. Wat wil je voor de volgende vakantie af hebben? Wat wil je na de vakantie op pakken? Welke deadlines komen eraan? Welke targets moet je halen? Komt er een piekmoment aan? Dit zijn allemaal zaken waarop je kunt anticiperen. Als je nu niet de tijd neemt om dit te overdenken, dan kom je later in tijdnood en dat geeft stress.
De wekelijkse reflectie biedt een waterdicht systeem
Wat is het nut van reflecteren? Nou, ik hoor mensen wel eens zeggen dat time management niet werkt. Waarom? Omdat ze het lastig vinden deze manier van werken vol te houden. Er komt dagelijks veel op je af en is inderdaad lastig om de grip op het werk te houden. Ik zeg dan eerlijk: dat ga je ook niet volhouden. Volhouden kost moeite, energie, discipline en wilskracht. Bijhouden daarentegen werkt veel beter. Ik plan mijn reflecties in op hetzelfde moment. Natuurlijk laat ik soms wel een steek vallen, een taak liggen of stel ik uit omdat de taak niet uit kwam of omdat ik er geen zin in had. Op het moment dat ik iets laat liggen dan is mijn systeem een beetje lek. Wanneer ik tijdig mijn lek repareer dan is er geen nood aan de man. Tijdens de reflectie kom je er achter of je lekkages hebt en kun je ze op tijd repareren.
Bijhouden is makkelijker dan volhouden
Wanneer doe je de wekelijkse reflectie?
Wanneer jij wilt! Ik doe het zelf het liefst aan het eind van de werkweek, op vrijdagmiddag. Maar misschien werkt dat niet voor jou. Je kunt er ook de week mee starten. Experimenteer hiermee.
Waarom is een wekelijkse reflectie zo belangrijk?
We nemen vaak niet de tijd om ons werk te overdenken. Besef dat je werk niet alleen bestaat uit de uitvoering. Planning en voorbereiding zijn net zo belangrijk. Wees er van bewust wat deze helicopter view je oplevert.
- Je hoofd is weer leeg
- Je hebt weer overzicht
- Vanuit overzicht kun je de juiste prioriteiten stellen
- Je planning is up to date
Bezint eer ge begint
Hoe lang moet je de wekelijkse reflectie blijven doen?
Eerlijk is eerlijk. Er was een tijdje dat ik stopte met mijn weekly review. Als time management expert vond ik mezelf op een gegeven moment zo georganiseerd dat ik vond dat ik het niet meer nodig had. Man, what was I wrong! Na een paar weken merkte ik direct dat ik taken aan het uitstellen was en dat ik niet goed meer kon terugvinden wat er van me verwacht werd. Toen heb ik het gelijk weer opgepakt en sindsdien blijft het voor mij een cruciaal onderdeel om mijn werk te organiseren.
De valkuil van een wekelijkse reflectie
Achteraf hoor ik van mensen die ik begeleid nog wel eens het volgende: ze reserveren wel een uurtje voor hun reflectie, maar ze hebben de tijd gebruikt om een project af te ronden of om wat mails weg te tikken. Waarom? Ze hebben dat uur geen afspraak met anderen, dus dan hebben ze soms het idee dat ze een uurtje over hebben om wat werk te doen. Dat vind ik echt doodzonde. Dit is niet het moment om voor inbox zero te gaan. Je hebt de hele week in de doe modus gestaan en dan ontzeg je jezelf een moment van reflectie. Gun jezelf wat uit het raam staar tijd.
Klik alle overbodige tabbladen weg en zet je mailprogramma uit. Leg desnoods je smartphone even weg of zet hem in de vliegtuigmodus. Zet desnoods wat concentratiemuziek op. Stop in ieder geval met werken en start met nadenken over je werk. Het kan natuurlijk voorkomen dat een spoedje voorrang krijgt en dat je de reflectie niet kunt doen. Geen probleem. Verplaats de reflectie dan in op een later moment.
Hoe lang duurt de wekelijkse reflectie?
Dit is heel persoonlijk. Ik reserveer zelf een uurtje, maar ik ben meestal eerder klaar. Als ik een heel drukke week achter (en voor) de boeg heb dan heb ik meer tijd nodig. Het klinkt misschien gek, maar hoe drukker je het hebt, des te belangrijker het is om tijd vrij te maken voor jou keek op de week. Denk aan de uitspraak:
You should sit in meditation for 20 minutes every day. Unless you’re too busy. Then you should sit for an hour. – Zen gezegde.
Je kunt de wekelijkse reflectie overal doen, zelfs buiten op straat 😉
Hoe ik mijn wekelijkse reflectie doe
Voor elke vrijdagmiddag heb ik een uur gereserveerd. Ik zet dit niet op mijn to do lijstje, maar het staat in mijn agenda als wekelijks terugkerend agenda item.
- To do lijst – Ik check eerst Todoist. Dit is mijn digitale takenmanager waarin ik mijn projecten heb staan die zijn opgesplitst in taken. Ik kijk welke taken ik aan het uitstellen ben en wijs ze toe aan een nieuwe datum. Soms heb ik taken al gedaan en heb ik ze nog niet afgevinkt. Het is dan heerlijk om ze digitaal door te strepen.
- Wachten op – Ik bekijk mijn ‘wachten op’ folder. Hierin staan taken waarvoor ik afhankelijk ben van anderen. Denk aan het betalen van een factuur, een bevestiging van een datum.
- Agenda – Ik check mijn (digitale) agenda en bekijk hoe mijn komende weken eruit zien. Heb ik genoeg buffers ingebouwd en heb ik een goede dagindeling? Ik blader ook door de aankomende weken om te zien of er deadlines aankomen en of mijn planning hier op aansluit.
- Notities – Ik pak mijn notitieboekje en check of er nog aantekeningen in staan die verwerkt moeten worden. Een nummer dat ik moet bellen, krabbels ik moet verwerken in een voorstel. Als hier acties uit voortkomen dan voeg ik die toe aan mijn takenmanager.
- Mindmap – Ik vind het fijn om mijn ideeën en gedachten letterlijk in kaart te brengen in een bolletjesschema. Dit kost me meestal nog geen 10 minuutjes.
- Journal – Wat als ik nog wat tijd over heb? Dan klap ik mijn laptop dicht. Soms schrijf ik nog wat in mijn journal. Hierin schrijf ik op hoe ik me voel en waar ik dankbaar voor ben. Reflecteren gaat niet altijd over wat er beter kan. Positieve reflectie is ook belangrijk. Je staat stil bij wat er goed gaat en waarom iets goed gaat.
De wekelijkse reflectie, iets voor jou?
De wekelijkse reflectie is een ideaal middel om alles even op de juiste plaats te zetten. Je kijkt niet alleen terug op de week, maar je blikt ook vooruit op wat er komen gaat. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is tijd. Gun jezelf dat ene moment in de week om óver je werk na te denken. Stel je voor hoeveel productiviteit je kunt winnen door een uurtje na te denken over je planning en je prioriteiten.
