Ben je redelijk georganiseerd, maar heb je toch last van uitstelgedrag? Gebruik je een to do lijst en reserveer je tijd in je agenda voor belangrijke taken? Maar om de een of andere reden lukt het toch niet om de klus te klaren? Misschien denk je wel: time management werkt niet! In dit artikel geef ik je een aantal praktische tips die ervoor zorgen dat je deze taken wél uitvoert.
Time management op het werk
Start je dag vanuit overzicht
Overvolle agenda? Kansloos
Hou rekening met je concentratieniveau
Begin bij het begin
Stel je voor: je hebt tijd gereserveerd in je agenda om aan die concentratieklus te werken. Je hebt rekening gehouden met het meest geschikte tijdstip en je hebt ervoor gezorgd dat je niet gestoord wordt. Dan nóg kan het voorkomen dat de klus niet wordt geklaard. Laten we zeggen dat je een voorstel moet schrijven. Je opent een nieuw document en je hebt een leeg blad voor je. Sja, en dan moet het gaan gebeuren. Maar wat nou als het niet komt? Dat er niets uit je vingers komt? Dan zit je maar naar het scherm te staren.
We willen graag taken afvinken, dus als het te lang duurt om iets op te schrijven, dan gaat onze aandacht naar iets gemakkelijkers. En hup, voor je het weet zit je weer mail te checken of appjes te lezen. Soms kun je niet meteen iets opschrijven. Soms heb je gewoon eerst een idee nodig, een ontwerp of een schets. Ik snap dat je gelijk wilt doén, maar misschien moet je éérst nadenken. Het is behoorlijk uitdagende om tegelijk iets te bedenken en het dan direct uit te werken.
Time management werkt niet als de klus te groot is. Je gaat een huis ook niet zomaar bouwen. Je hebt een bouwtekening nodig. En je gaat niet tegelijk een huis ontwerpen én bouwen. Natuurlijk is een huis bouwen iets anders dan een plan van aanpak in elkaar zetten maar waar het op neerkomt is dat je eerst een idee of een structuur moet hebben.
Hieronder een paar voorbeelden van mensen die ik de afgelopen jaren heb begeleid:
voorbeeld 1: een offerte maken
voorbeeld 2: een powerpoint presentatie ontwerpen
Rob moest een PowerPoint presentatie maken. Hij is niet zo heel handig in PowerPoint en hij vond het lastig om zijn verhaal te vertalen naar beelden. Hoe Rob te werk ging was als volgt: hij opende PowerPoint en en begon direct een aantal dia’s te maken. Als snel liep hij vast en stagneerde de voorbereiding voor zijn presentatie. Wat was nou het probleem? Time management werkt niet als je tegelijkertijd 2 twee verschillende processen moet uitvoeren. Rob moest zowel iets bedenken en meteen ontwerpen. Dat kan werken maar als je merkt dat je vastloopt dan heb je iets anders nodig. Ik adviseerde Rob om zijn verhaal gewoon eerst eens kernachtig op te schrijven. Daarnaast vroeg ik of hij iemand kende die handig is met PowerPoint. Ja, die kende hij wel. Ik stelde voor om aan die persoon te vragen of hij het verhaal van Rob in een Powerpoint kon verwerken. Zo gezegd, zo gedaan.
voorbeeld 3: een artikel schrijven
Het derde voorbeeld komt van mijzelf. Ik moet regelmatig dingen ontwerpen, zoals een training, lezing of een artikel. Als ik een artikel wil schrijven over een bepaald onderwerp, dan start ik niet met een nieuw document en dat ik dan gewoon maar ga beginnen met schrijven. Dan loop ik vrij snel vast omdat ik het gelijk goed wil opschrijven. Ik maak eerst voor mezelf een schets. Ik heb verschillende manieren geprobeerd om mijn gedachten in kaart te brengen. Wat voor mij het allerbeste werkt is het maken van een mindmap.
In dit bolletjesschema plaats ik het onderwerp van het artikel in het midden en vervolgens ga ik vrij associëren. Alle ideeën die bij mij te binnen schieten kan ik er bij tekenen of schrijven. Op deze manier kan ik met mezelf kort en krachtig brainstormen en kan ik de ideeën in mijn hoofd op een visuele manier organiseren. Het is voor mij dan veel gemakkelijker om ná de brainstorm de schets over te gieten in een artikel.
Time management werkt niet? I beg the differ
- Start je dag met overzicht
Check je agenda en je takenlijst vóórdat je gaat mailen en bellen en overleggen. Het zou nog mooier zijn als je je dag ook afsluit met het checken van je agenda en je takenlijst om ervoor te zorgen dat alles weer op de juiste plek staat zodat je je werk dag goed af kan sluiten. - Hou rekening met je energieniveau
Wanneer doe je wat? Jee kan wel tijd hebben, maar heb je dan ook nog genoeg energie of concentratie? Plan concentratieklussen in op het moment dat je het beste functioneert. - Denken en doen zijn 2 verschillende processen
Maak eerst een schets of concept. Gebruik daar tools voor zoals bijvoorbeeld het maken van een mindmap.