Ben je redelijk georganiseerd, maar heb je toch last van uitstelgedrag? Gebruik je een to do lijst en reserveer je tijd in je agenda voor belangrijke taken? Maar om de een of andere reden lukt het toch niet om de klus te klaren? Misschien denk je wel: time management werkt niet! In dit artikel geef ik je een aantal praktische tips die ervoor zorgen dat je deze taken wél uitvoert.
Time management op het werk
Herken je jezelf in het volgende? Je begint je werkdag met het checken van je mail. Je handelt wat mailtjes af en pleegt wat telefoontjes. Er komen appjes binnen die om jouw aandacht vragen. Ondertussen vliegt de tijd voorbij, is je concentratie verminderd en heb je nog niets van je to do lijst afgevinkt. Leuk zo'n to do lijst, maar time management werkt niet als je onvoorbereid aan je werkdag begint. Natuurlijk heb je een to-do lijst maar die wordt niet altijd als eerste geraadpleegd.
Start je dag vanuit overzicht
Je wilt je mail checken, want misschien zit er iets dringends tussen (spoiler alert: dringende mails bestaan niet). Maar op het moment dat je je inbox opent, dan ga je reageren op e-mails. En dan ben je meer bezig met de to do lijst van iemand anders. Time management werkt niet als je je dag niet start vanuit overzicht.
Het enige wat je hiervoor nodig hebt is jouw takenlijst en je agenda. Zorg er voor dat je, vóórdat je je mail checkt, eerst even aandacht besteedt aan je agenda en je takenlijst. Je hebt er namelijk eerder over nagedacht over wat je vandaag zou willen doen. Als je je agenda of takenlijst even bestudeert, dan heb je het voor jezelf weer helder wat je vandaag wilt doen. Dit kost je maar een paar minuten.
Overvolle agenda? Kansloos
Time management werkt niet als je lukraak maar iets in de agenda plant. Als je hele dag al vol zit met vergaderingen dan zul je weinig concentratie of wilskracht overhouden om dat lastige document te gaan schrijven. Het is een behoorlijke uitdaging om je focus te vinden als je de hele dag bezig bent met van alles en nog wat. Je omgeving is natuurlijk ook van belang. Een kantoortuin is rampzalig voor je concentratie.
Hou rekening met je concentratieniveau
Je wilt je niet laten leiden door de waan van de dag. Maar je herkent het vast ook dat je aan het einde van je werkdag nog even wat meters wilt maken. Je wilt natuurlijk wel het gevoel hebben dat je iets hebt gedaan die dag. Maar ja, het is maar de vraag of je je aan het eind van de dag nog kunt concentreren.
Ken jij je piekmomenten gedurende de dag? Het is belangrijk dat je van jezelf weet op welke tijden van de dag jij het gemakkelijkst in een flow kunt raken. Time management werkt niet wanneer je je piekmomenten verkeerd gebruikt.
Ben je een ochtendmens? Als jij de hele ochtend in overleg zit, dan zul je het na de vergadering lastig vinden om aan dat document te werken. We doen dan meestal wat eenvoudige taken, zoals het checken van mail en mensen terugbellen.
En dan is het maar hopen dat je in de middag wel tijd kunt vrijmaken om aan dat document te werken. Hou bij je dagindeling dus rekening met je energie. Ben je een ochtend mens? Reserveer dan tijd in de ochtend voor die ene concentratieklus en probeer dat overleg te verplaatsen naar de middag.
Begin bij het begin
Stel je voor: je hebt tijd gereserveerd in je agenda om aan die concentratieklus te werken. Je hebt rekening gehouden met het meest geschikte tijdstip en je hebt ervoor gezorgd dat je niet gestoord wordt. Dan nóg kan het voorkomen dat de klus niet wordt geklaard. Laten we zeggen dat je een voorstel moet schrijven. Je opent een nieuw document en je hebt een leeg blad voor je. Sja, en dan moet het gaan gebeuren. Maar wat nou als het niet komt? Dat er niets uit je vingers komt? Dan zit je maar naar het scherm te staren.
We willen graag taken afvinken, dus als het te lang duurt om iets op te schrijven, dan gaat onze aandacht naar iets gemakkelijkers. En hup, voor je het weet zit je weer mail te checken of appjes te lezen. Soms kun je niet meteen iets opschrijven. Soms heb je gewoon eerst een idee nodig, een ontwerp of een schets. Ik snap dat je gelijk wilt doén, maar misschien moet je éérst nadenken. Het is behoorlijk uitdagende om tegelijk iets te bedenken en het dan direct uit te werken.
Time management werkt niet als de klus te groot is. Je gaat een huis ook niet zomaar bouwen. Je hebt een bouwtekening nodig. En je gaat niet tegelijk een huis ontwerpen én bouwen. Natuurlijk is een huis bouwen iets anders dan een plan van aanpak in elkaar zetten maar waar het op neerkomt is dat je eerst een idee of een structuur moet hebben.
Hieronder een paar voorbeelden van mensen die ik de afgelopen jaren heb begeleid:
Voorbeeld 1: een offerte maken
Paul moest een offerte maken. Hij bleef dit maar voor zich uit schuiven. Wat bleek? Hij had hier nog niet veel ervaring mee. Paul had dus nog niet een heel erg goed idee van wat er in de offerte moest staan. Alle inhoudelijke informatie was aanwezig, maar hij wist niet hoe je het in de offerte moest zetten. Wat Paul nodig had was in feite een structuur of een lay-out van een offerte. Dat is dus de allereerste actie. Als je eenmaal de layout hebt dan is het vrij gemakkelijk om alle informatie daar aan te koppelen zodat alles op de juiste plek staat.
Voorbeeld 2: een powerpoint presentatie ontwerpen
Rob moest een PowerPoint presentatie maken. Hij is niet zo heel handig in PowerPoint en hij vond het lastig om zijn verhaal te vertalen naar beelden. Hoe Rob te werk ging was als volgt: hij opende PowerPoint en en begon direct een aantal dia’s te maken. Als snel liep hij vast en stagneerde de voorbereiding voor zijn presentatie. Wat was nou het probleem? Time management werkt niet als je tegelijkertijd 2 twee verschillende processen moet uitvoeren.
Rob moest zowel iets bedenken en meteen ontwerpen. Dat kan werken maar als je merkt dat je vastloopt dan heb je iets anders nodig. Ik adviseerde Rob om zijn verhaal gewoon eerst eens kernachtig op te schrijven. Daarnaast vroeg ik of hij iemand kende die handig is met PowerPoint. Ja, die kende hij wel. Ik stelde voor om aan die persoon te vragen of hij het verhaal van Rob in een Powerpoint kon verwerken. Zo gezegd, zo gedaan.
Voorbeeld 3: een artikel schrijven
Het derde voorbeeld komt van mijzelf. Ik moet regelmatig dingen ontwerpen, zoals een training, lezing of een artikel. Als ik een artikel wil schrijven over een bepaald onderwerp, dan start ik niet met een nieuw document en dat ik dan gewoon maar ga beginnen met schrijven. Dan loop ik vrij snel vast omdat ik het gelijk goed wil opschrijven. Ik maak eerst voor mezelf een schets. Ik heb verschillende manieren geprobeerd om mijn gedachten in kaart te brengen. Wat voor mij het allerbeste werkt is het maken van een mindmap.
In dit bolletjesschema plaats ik het onderwerp van het artikel in het midden en vervolgens ga ik vrij associëren. Alle ideeën die bij mij te binnen schieten kan ik er bij tekenen of schrijven. Op deze manier kan ik met mezelf kort en krachtig brainstormen en kan ik de ideeën in mijn hoofd op een visuele manier organiseren. Het is voor mij dan veel gemakkelijker om ná de brainstorm de schets over te gieten in een artikel.
Time management werkt niet? I beg the differ
Je kan de allermooiste to do lijst ter wereld hebben. Je kan als de beste een planning maken. En dan nóg kan het voorkomen dat je de taak niet doet.
Samengevat:
Start je dag met overzicht - Check je agenda en je takenlijst vóórdat je gaat mailen en bellen en overleggen. Het zou nog mooier zijn als je je dag ook afsluit met het checken van je agenda en je takenlijst om ervoor te zorgen dat alles weer op de juiste plek staat zodat je je werk dag goed af kan sluiten.
Hou rekening met je energieniveau
Wanneer doe je wat? Jee kan wel tijd hebben, maar heb je dan ook nog genoeg energie of concentratie? Plan concentratieklussen in op het moment dat je het beste functioneert.
Denken en doen zijn 2 verschillende processen
Maak eerst een schets of concept. Gebruik daar tools voor zoals bijvoorbeeld het maken van een mindmap.
Time management werkt niet? Echt wel, mits je rekening houdt met je tijd, aandacht én energie.