Ben je redelijk georganiseerd, maar heb je toch last van uitstelgedrag? Gebruik je een to-do lijst en reserveer je tijd in je agenda voor belangrijke taken? Maar om de een of andere reden lukt het toch niet om de klus te klaren? Misschien denk je wel: time management werkt niet! In dit artikel geef ik je een aantal praktische time management tips die ervoor zorgen dat je deze taken wél uitvoert.
Time management op het werk
Herken je jezelf in het volgende? Je begint je werkdag met het checken van je mail. Je handelt wat mailtjes af en pleegt wat telefoontjes. Er komen appjes binnen die om jouw aandacht vragen. Ondertussen vliegt de tijd voorbij, is je concentratie verminderd en heb je nog niets van je to-do lijst afgevinkt. Goed time management is essentieel, maar het werkt niet als je onvoorbereid aan je werkdag begint. Natuurlijk heb je een to-do lijst, maar die wordt niet altijd als eerste geraadpleegd.
Tips voor betere planning
Je wilt je mail checken, want misschien zit er iets dringends tussen (spoiler alert: dringende mails bestaan niet). Maar op het moment dat je je inbox opent, ga je reageren op e-mails. En dan ben je meer bezig met de to-do lijst van iemand anders. Time management werkt niet als je je dag niet start met overzicht.
Het enige wat je hiervoor nodig hebt is jouw takenlijst en je agenda. Zorg ervoor dat je, vóórdat je je mail checkt, eerst even aandacht besteedt aan je agenda en je takenlijst. Dit zorgt voor een beter overzicht en planning, zodat je efficiënt aan de slag kunt gaan. Dit kost je maar een paar minuten.
Overvolle agenda? Kansloos
Time management werkt niet als je lukraak maar iets in de agenda plant. Als je hele dag al vol zit met vergaderingen, dan zul je weinig concentratie of wilskracht overhouden om dat lastige document te gaan schrijven. Het is een behoorlijke uitdaging om je focus te vinden als je de hele dag bezig bent met van alles en nog wat. Een goede planning waarbij je rekening houdt met je concentratieniveau is cruciaal voor efficiënt werken. Je omgeving is natuurlijk ook van belang. Een kantoortuin is rampzalig voor je concentratie.
Hou rekening met je concentratieniveau
Je wilt je niet laten leiden door de waan van de dag. Maar je herkent het vast ook dat je aan het einde van je werkdag nog even wat meters wilt maken. Je wilt natuurlijk wel het gevoel hebben dat je iets hebt gedaan die dag. Maar ja, het is maar de vraag of je je aan het eind van de dag nog kunt concentreren. Wil je je concentratie verhogen? Dan is het van belang dat je je piekmomenten kent gedurende de dag. Time management werkt niet wanneer je je piekmomenten verkeerd gebruikt.
Ben je een ochtendmens? Als jij de hele ochtend in overleg zit, dan zul je het na de vergadering lastig vinden om aan dat document te werken. We doen dan meestal wat eenvoudige taken, zoals het checken van mail en mensen terugbellen. Wil je efficiënt plannen? Hou bij je dagindeling dan rekening met je energie. Ben je een ochtendmens? Reserveer dan tijd in de ochtend voor die ene concentratieklus en probeer dat overleg te verplaatsen naar de middag.
Hoe werkt time management?
Stel je voor: je hebt tijd gereserveerd in je agenda om aan die concentratieklus te werken. Je hebt rekening gehouden met het meest geschikte tijdstip en je hebt ervoor gezorgd dat je niet gestoord wordt. Dan nóg kan het voorkomen dat de klus niet wordt geklaard. Laten we zeggen dat je een voorstel moet schrijven. Je opent een nieuw document en je hebt een leeg blad voor je. Sja, en dan moet het gaan gebeuren. Maar wat nou als het niet komt? Dat er niets uit je vingers komt? Dan zit je maar naar het scherm te staren.
We willen graag taken afvinken, dus als het te lang duurt om iets op te schrijven, dan gaat onze aandacht naar iets gemakkelijkers. En hup, voor je het weet zit je weer mail te checken of appjes te lezen. Soms heb je gewoon eerst een idee nodig, een ontwerp of een schets. Time management werkt niet als de klus te groot is. Je gaat een huis ook niet zomaar bouwen. Je hebt een bouwtekening nodig. Hetzelfde geldt voor het schrijven van een plan van aanpak: eerst een structuur, dan de uitvoering.
Voorbeeld 1: een offerte maken
Paul moest een offerte maken. Hij bleef dit maar voor zich uitschuiven. Wat bleek? Hij had hier nog niet veel ervaring mee. Paul had dus nog niet een heel erg goed idee van wat er in de offerte moest staan. Alle inhoudelijke informatie was aanwezig, maar hij wist niet hoe je het in de offerte moest zetten. Wat Paul nodig had, was in feite een structuur of een lay-out van een offerte. Goed time management begint met overzicht en structuur.
Voorbeeld 2: een powerpoint presentatie ontwerpen
Rob moest een PowerPoint presentatie maken. Hij is niet zo handig in PowerPoint en vond het lastig om zijn verhaal te vertalen naar beelden. Hoe Rob te werk ging was als volgt: hij opende PowerPoint en begon direct met het maken van dia’s. Time management werkt niet als je tegelijkertijd moet bedenken en ontwerpen. Ik adviseerde Rob om eerst zijn verhaal kernachtig op te schrijven en daarna iemand anders om hulp te vragen bij het ontwerpen van de presentatie.
Voorbeeld 3: een artikel schrijven
Het derde voorbeeld komt van mijzelf. Ik moet regelmatig dingen ontwerpen, zoals een training, lezing of een artikel. Als ik een artikel wil schrijven over een bepaald onderwerp, dan start ik niet met een nieuw document en begin meteen te schrijven. Ik maak eerst voor mezelf een schets. Het maken van een mindmap helpt me mijn gedachten te ordenen, wat weer bijdraagt aan effectief time management.
Time management werkt niet? I beg to differ
Je kan de mooiste to-do lijst ter wereld hebben. Je kan als de beste een planning maken. En dan nóg kan het voorkomen dat je de taak niet doet.
Samenvatting:
- Start je dag met overzicht: Check je agenda en takenlijst vóórdat je gaat mailen, bellen of overleggen.
- Hou rekening met je energieniveau: Plan concentratieklussen in op momenten dat je het beste functioneert.
- Denken en doen zijn twee verschillende processen: Begin met een schets of concept om je werk gestructureerd aan te pakken.
Time management werkt wel, mits je rekening houdt met je tijd, aandacht én energie.
