Er speelt iets tussen jou en je collega, cliënt of klant. Dat wil je aankaarten, maar je weet nog niet precies wat er nou echt aan de hand is. Een lastig gesprek voeren ga je liever uit de weg, want je weet niet hoe je het aan moet pakken en welke woorden je moet gebruiken. In dit artikel krijg je praktische middelen om jouw gedachten op een rijtje te zetten zodat je goed het gesprek in gaat.
Opzien tegen een moeilijk gesprek op de werkvloer
Klussen die we niet leuk vinden om te doen of die veel tijd in beslag nemen stellen we vaak uit. Het probleem dat je dan krijgt is dat het werk opstapelt. Dat wordt op den duur vervelend of zelfs frustrerend. Wat we ook vaak uitstellen zijn moeilijke gesprekken. Denk aan een lastig gesprek met leidinggevende of collega. Of als je in de zorg of onderwijs werkt dan moet je ook moeilijke gesprekken voeren met ouders.
Lastig gesprek uitstellen
Waarom stellen we lastige gesprekken uit? Dat verschilt. Misschien heb je geen zin in discussie of wil je niet de brenger van slecht nieuws zijn. Misschien ben je bang voor hoe de ander gaat reageren of vind je het lastig om de juiste woorden te vinden. Het is daarom niet gek dat mensen opzien tegen een gesprek. In ieder geval, het voeren van een lastig gesprek geeft je geen energie. Sterker nog, het is een energielek.
Met als gevolg: we voeren het gesprek niet of we stellen het uit tot het laatste moment. We drukken het weg en dat gaat toch knagen. Maar het is net een bal die je onder water probeert te duwen. Als je de bal loslaat dan schiet die gelijk weer naar de oppervlakte.
Van kwaad tot erger
De pest is, als je het gesprek niet voert, dan kan het probleem of de werkrelatie in de tussentijd alleen maar erger worden. Als je het gesprek nú voert dan kun je misschien nog iets aan damage control doen. Dan kan je nog iets repareren of aanpassen. Als je er te lang mee wacht, dan is het kwaad misschien al geschied en is er geen weg meer terug. Wat te doen? Vergroot je cirkel van invloed. Hierbij een aantal tips.
Lastig gesprek voeren tip 1 – voorbereiding
Misschien denk je: “hoe blijf ik rustig tijdens een moeilijk gesprek? Ga in ieder geval niet blanco het gesprek in. Het is super belangrijk dat je van tevoren na hebt gedacht over het gesprek. Wat je gaat vertellen en wat je niet gaat vertellen. Maak onderscheid tussen hoofdzaak en bijzaak.
Als je dit niet doet, dan maak je misschien nét de verkeerde opmerking of je haalt per ongeluk een oude koe uit de sloot. Je wilt niet dat het gesprek een andere wending krijgt en dat het niet meer gaat over waar het gesprek over zou moeten gaan.
Lastig gesprek voeren tip 2 – Maak een mind map
Je kunt een gesprek in je hoofd voorbereiden, maar waak er wel voor dat je niet gaat piekeren. Als je piekert dan ben je wel bezig met het onderwerp, maar je blijft er in hangen. Het is een enorm verschil of je het gesprek in je hoofd doorneemt of dat je het op op papier zet.
Een mindmap maken (bolletjesschema) kan hierbij enorm bij helpen. Je zet de persoon of het probleem centraal en eromheen kun je andere bolletjes tekenen met daarin je gedachten, gevoelens, argumenten, oplossingen en procedures.
Het voordeel van een mindmap maken is dat je niet meer een vol hoofd hebt. Je kunt er nu van een afstand naar kijken. Doordat je het nu visueel hebt gemaakt wordt het gemakkelijker om verbindingen te leggen die je verhaal kloppender maakt.
Zo’n mind map heb je vrij snel gemaakt en kan je enorm helpen ter voorbereiding van jouw verhaal. Het zou zelfs kunnen dat wanneer je zo’n mindmap maakt, je tot andere inzichten komt dan wanneer je het gesprek in je hoofd voorbereidt.
Lastig gesprek voeren tip 3 – Schrijf het op
Een andere manier om het uit je gedachten uit je hoofd te halen is om het op te schrijven. Dit kan digitaal, maar uit onderzoek blijkt dat schrijven beter is. Gebruik hiervoor je notitieboekje, dagboek of journal. Een journal is een hip woord voor opschrijfboekje.
Hier kun je je doelen in opschrijven en bijhouden welke vooruitgang je boekt. Je kunt er natuurlijk ook in opschrijven wat je bezighoudt, wat je voelt en waar je tegenaan loopt. Door het op te schrijven vallen er vaak kwartjes.
Natuurlijk kun je je dilemma ook voorleggen aan iemand anders. Het is fijn om een sparringpartner te hebben. Aan de andere kant, het antwoord zit vaak al in jezelf. Een heel krachtige techniek is jezelf een vraag stellen. Deze vraag noteer je in je journal. Je schrijft gewoon de vraag op waarop je het antwoord wilt hebben.
Misschien werk je nu samen met iemand en voelt dat niet helemaal lekker. Schrijf dan op in je journal ‘wil ik nog wel verder met deze persoon?’Door jezelf deze vraag te stellen zul je merken dat het vrij eenvoudig is om de plussen en minnen op te schrijven.
Lastig gesprek voeren tip 4 – Praat tegen jezelf
Misschien weet je de argumenten wel en kun je de hoofd en bijzaken goed scheiden. Op inhoudsniveau zit het wel snor, maar je bent er nog niet helemaal over uit. Er ontbreekt nog een puzzelstukje, een missing link. Soms ga je een gesprek in en dan ben je hard op zoek naar de juiste woorden.
Heb je het wel eens gehad dat je na het gesprek ontevreden bent? En dat er dan op de terugweg diverse gedachten te binnen schieten? Owja, dát had ik moeten zeggen!
Wat hierbij enorm bij helpt is hardop tegen jezelf praten. Je gaat een lastig gesprek voeren tegen jezelf. Dit kan een beetje onnatuurlijk overkomen. Je hoeft het lastige gesprek niet voor een spiegel te oefenen. Je kunt ook door je kamer ijsberen of een wandeling maken in een rustig gebied. Voer het toekomstige gesprek alvast met jezelf.
Je zult merken dat je tijdens het hardop praten op zoek gaat naar woorden die bij jou passen. Er kunnen woorden, termen of begrippen te binnen schieten waar je nog niet eerder over hebt nagedacht. Het mooie hiervan is, dat je het gesprek al een keer hebt gevoerd.
Een lastig gesprek voeren, wat werkt het beste?
Wat kun je nu het beste doen wil je een lastig gesprek voeren? Het hangt heel erg van de situatie en de persoon af. Als je heel visueel bent ingesteld dan werkt een mind map heel goed. Ben je echt op zoek naar de juiste woorden dan helpt het om tegen jezelf te praten. Heb je binnenkort een sollicitatiegesprek? Dat is in feite een lastig gesprek voeren met onbekenden. Ook hierbij kunnen bovengenoemde middelen hebben.
Er zijn vele gesprekstechnieken bij moeilijke gesprekken. In dit artikel over een lastig gesprek voeren gaat het niet zozeer om de feedbackregels of hoe je een slecht nieuws gesprek voert. Het allerbelangrijkste is dat je niet zomaar het gesprek aangaat. Bereid je goed voor, zodat je exact weet wát je wil gaan zeggen en hóe je dat gaat verwoorden.
Ik ben benieuwd, welke tip spreekt je het meeste aan? Laat het hieronder weten in de comments. Thnx!
