Beeldbellen biedt vele voordelen als je online wilt vergaderen. Het scheelt reistijd, reiskosten en je hoeft geen vergaderkamer te reserveren. Maar bij beeldbellen moet je meer op technische zaken letten, zoals goed beeld en geluid. In dit artikel krijg je de beste beeldbellen tips om plezierig en professioneel te kunnen videobellen. Owja, ben je momenteel werkzoekend? Onderstaande tips zijn trouwens ook van toepassing voor videosolliciteren.
Beeldbellen tip 1: doe een soundcheck
Eerst een paar tips over de techniek. Voordat muzikanten een optreden geven, doen ze eerst een soundcheck. Ze checken of alle kabels goed zitten, of het geluid doorkomt en hoe hard iedereen op elkaar afgestemd moet zijn. Voor een online videovergadering hoef je niet je gitaar te stemmen (tenzij je een gitaarleraar bent die online les geeft ;)), maar check je je geluid voordat je de meeting instapt. Je wilt niet dat 12 mensen gaan soundchecken terwijl de vergadering start. Dat levert irritatie op en het kost tijd. Bij Zoom heb je overigens een soundcheckfunctie.
Oortjes videobellen
Is het geluid soms blikkerig of robotachtig? Het kan liggen aan je microfoon. In onze laptops zit slechts een piepklein microfoontje. Het is soms beter om een externe microfoon te gebruiken zodat je mond dichter bij de microfoon zit. Je kunt hiervoor een USB-microfoon gebruiken, de oortjes van je smartphone, of een headset. Let op: het moeten wel oortjes zijn die bij je smartphone worden geleverd. Gewone koptelefoons hebben geen standaard microfoonfunctie.
Beeldbellen tip 2: let op omgevingsgeluiden
Dit ligt in het verlengde van de soundcheck. Het gaat hierbij niet om de microfoon en de koptelefoon, maar om de omgevingsgeluiden. Staat er een raam open en heb je last van bouwvakkers aan de overkant? Staat er een wasmachine te piepen omdat die klaar is? Ik heb het meegemaakt dat er bij mijn gesprekspartner klusjesmannen bezig waren tijdens het videobellen. Dat getimmer en gebonk leidt extreem af.
Beeldbellen tip 3: goede internetverbinding
Beeldbellen tip 4: rustige achtergrond
Videobellen vereist concentratie. Zorg ervoor dat de achtergrond zo min mogelijk afleidt. Mensen willen niet de stapel was op de achtergrond zien of een rommelige werkkamer. Kies voor een rustige achtergrond. Denk aan een witte muur. In het programma Zoom, Skype en Teams kun je je achtergrond aanpassen en je achtergrond vervagen.
Beeldbellen tip 5: minimaliseer afleiding
Probeer met alle aandacht bij het online vergaderen te zijn. Het is verleidelijk om je mail te checken tijdens de vergadering. Zet je smartphone op stil of in vliegtuigmodus en sluit tabbladen die je niet gebruikt.
Beeldbellen tip 6: gebruik een laptop
Bij videobellen is het het prettigst als iedereen een laptop gebruikt. Waarom? Bij het gebruik van een laptop is het beeld horizontaal en bij een smartphone verticaal. Het oogt fraai wanneer er één persoon zijn smartphone gebruikt om te videobellen tijdens een vergadering, maar de beeldverhouding is anders. Bovendien is een laptop gebruiksvriendelijker als je ook wilt chatten met anderen of documenten wilt bekijken tijdens de online vergadering.
Beeldbellen tip 7: camera op juiste hoogte
Het is vervelend wanneer je naar iemand kijkt waarvan het beeld beweegt. Het is daarom niet ideaal om met de laptop op schoot of met de smartphone in de hand te videobellen. Gebruik een laptop of plaats de smartphone in een goede houder. Daarbij is het fijnst om de camera op ooghoogte te hebben, zodat anderen jou niet 'van onder' aankijken (hallo onderkin). Plaats de laptop op een harde ondergrond en gebruik een standaard of een stapel boeken om de camera op de juiste hoogte te krijgen. Dit is vooral belangrijk voor een professionele uitstraling tijdens bijvoorbeeld een videosollicitatie.
Beeldbellen tip 8: belichting
Let overdag op voor tegenlicht. Dat betekent dat je met je camera richting het raam zit. Dan wordt je gezicht een donkere vlek. Ga ook weer niet in de volle zon zitten, want dan is het beeld overbelicht. Komt de zon van de zijkant? Dan kan het gebeuren dat de ene helft van je gezicht overbelicht is en de andere helft onderbelicht. Het is het beste dat je het daglicht van voren op je gezicht krijgt. Dit geldt ook voor videosollicitaties, waarbij een goede belichting cruciaal is om een professionele indruk te maken.
Heb je ’s avonds een online vergadering? Zorg dat je gezicht goed belicht is. Bij slechte verlichting wordt het beeld korrelig, wat niet prettig is om naar te kijken. Gebruik eventueel studiolampen of andere goede lichtbronnen.
Beeldbellen tip 9: communiceer pro actief
Je wilt niet gestoord worden tijdens het videobellen. Communiceer duidelijk naar je huisgenoten of collega's dat je bezig bent met een belangrijke online vergadering of videosollicitatie. Dit voorkomt dat je gestoord wordt en helpt je om volledig gefocust te blijven.
Beeldbellen tip 10: wees niet op tijd wees vroeg
Extra tip: Maak je gebruik van Zoom? Als je een Zoom meeting aanmaakt in Google Agenda, kun je een notificatie instellen. Ik zet deze altijd op 10 minuten van tevoren, zodat je voldoende tijd hebt om je voor te bereiden. Voor het inplannen van een Zoom meeting in Google Agenda heb je de Zoom Scheduler nodig.
Beeldbellen tip 11: vergaderregels
Heb je een videovergadering? Dan gelden in feite dezelfde regels als bij fysieke vergaderingen:
- Heb je elkaar een tijd niet gezien of gesproken? Doe een kort rondje.
- Stel een agenda op (wat is het doel van de vergadering?).
- Laat elkaar uitpraten (zet je microfoon even op 'mute' als je niet aan het woord bent).
- Zorg dat er altijd iemand de rol van gespreksleider op zich neemt.
- Bewaak de tijd en eindig op tijd.
Tot zover de praktische tips voor videobellen en online vergaderingen. Mocht je nou nog twijfels hebben over je beeld of geluid? Dan zit er maar één ding op: testen, testen, testen. Dit doe ik regelmatig. Ik plan even een korte beeldbelsessie in met een bevriende trainer en dan kan ik bepaalde features doorlopen en testen.
