klik hier om het artikel te downloaden
Heb je problemen op het werk? Is er miscommunicatie? Werken regels niet? Gaat alles te langzaam en te bureaucratisch? Hoe ga je daar mee om? Leg je jezelf daar bij neer? Wanneer er niets verandert gaan we meestal klagen, worden we gedemotiveerd of gaan we uiteindelijk ergens anders solliciteren. Vaak heb je meer invloed op de werksituatie dan je denkt. In dit artikel leer je hoe je beter voor jezelf kunt opkomen door je cirkel van invloed te vergroten.
Zo doen we dat hier
Op het werk heb je te maken met regels, protocollen, wetten en procedures. Het biedt de organisatie en het personeel een kader waarbinnen iedereen zijn werkzaamheden kan uitvoeren. Helaas is het zo dat regels en procedures ook vaak tot weerstand leiden bij de professionals. Procedures zijn te bureaucratisch en in het woud van regels ontstaat er ook miscommunicatie wat weer een negatieve invloed heeft op de motivatie van de werknemer.
Het is voor een werknemer lastig om verandering aan te brengen in protocollen en regels en wetten. Het is de kunst om binnen dit kader zo goed mogelijk je werk te doen. Maar de realiteit op de werkvloer is anders. Dit kan ertoe leiden dat mensen gaan roddelen, hun werk minder goed uitvoeren, of gedemotiveerd raken. Er kan ook een klaagcultuur ontstaan.
Als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg – Albert Einstein
Persoonlijk leiderschap
Hoe kun je er nou voor zorgen dat jij als professional lekkerder in je vel zit op het werk en dat jij je werk zo goed mogelijk kunt uitvoeren? ‘De cirkel van invloed en de cirkel van betrokkenheid’ is een model van Stephen Covey. Dit model is de 1ste eigenschap die wordt beschreven in zijn beroemde boek ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’. Dit model geeft jou inzicht in hoe je je assertiever kunt opstellen op de werkvloer.
Cirkel van betrokkenheid
Op sommige zaken heb je geen tot weinig invloed. Denk hierbij aan de al eerder genoemde regels procedures en protocollen. Deze zaken vallen in de cirkel van betrokkenheid. Deze cirkel is vrij statisch en vast. Binnen deze cirkel heeft de professional zijn werk te doen. Simpel gezegd: ‘hier heb je het mee te doen.’ Je herkent het vast wel, van die regels of bepalingen waar je helemaal gek van wordt. Het is omslachtig, het slaat nergens op of het is totaal niet efficiënt. Als werknemers ergens niet het nut van inzien dan gaan ze het:
- niet doen
- wel doen maar met veel weerstand
- wel doen, maar de kwaliteit laat dan wel te wensen over.
Dit is killing voor de productiviteit en het geluksgevoel van de professional en daarmee ook killing voor de productiviteit en de efficiency van de organisatie.
Als je denkt te klein te zijn om een verschil te maken, probeer dan eens te slapen met een mug. – Dalai Lama
Cirkel van betrokkenheid = reactief
Door geen actie te ondernemen en te denken in beperkingen word je cirkel van invloed steeds kleiner. Je bent op een reactieve manier aan het werk en dat kan leiden tot frustratie, klagen, slachtofferrol, onzekerheid, demotivatie en moeheid. Je wilt niet dat dit leidt tot piekeren en dat je non stop met een vol hoofd rond loopt. Wil je lekker in je vel zitten op het werk, dan is het van belang dat je je assertiever opstelt. Dit kun je doen door jouw cirkel van invloed te vergroten.
Cirkel van betrokkenheid
De cirkel van invloed is een cirkel bínnen de cirkel van betrokkenheid. Zoals eerder beschreven is het zeer lastig om de cirkel van betrokkenheid te veranderen. Het is echter wel mogelijk om jouw cirkel van invloed te vergroten.
Cirkel van invloed vergroten = pro actief
Wanneer je voor jezelf opkomt en het heft in eigen handen neemt, dan vergroot je de cirkel van invloed. Je probeert het verschil te maken daar waar mogelijk. Je toont nu persoonlijk leiderschap doordat je assertief optreedt.
Onze eerste taak in het leven is dingen onderscheiden en verdelen in twee categorieën. Er zijn dingen die van buitenaf komen waarover ik geen controle heb, maar de keuzes die ik daarbij maak, beheers ik wel. Waar zal ik goed of slecht vinden? In mezelf, in mijn keuzes. – Epictetus
Casus: alles komt op mijn bord terecht!
Een werknemer heeft te maken met een projectleider en een teamleider. De werknemer wordt non stop lastig gevallen met diverse ad hoc verzoekjes, waardoor hij niet toekomt aan zijn eigen werk. Zowel de projectleider als de teamleider vragen en eisen verschillende zaken van hem. Hierdoor is hij voornamelijk reactief bezig en is hij de hele dag bezig brandjes aan het blussen.
De werknemer is van mening dat hij andermans problemen aan het oplossen is. Het is niet duidelijk waar iemand nou precies verantwoordelijk voor is. De werknemer heeft hier wel ideeën over, maar houdt dit voor zich want hij heeft het gevoel dat er toch niet naar hem geluisterd wordt. Ondertussen verandert er niets en zowel de teamleider als de projectleider leggen alles bij hem op zijn bord.
Je kunt je voorstellen dat dit zeer vermoeiend is voor de professional en dat hij moedeloos wordt van het feit dat hij niet aan zijn eigen werk toekomt. Hij baalt ook van de verschillende verwachtingen. Sommige zaken kan de professional niet veranderen. Hij heeft nu eenmaal te maken met een teamleider en een projectleider. Waar hij wél invloed op kan hebben is het verbeteren van de communicatie en welke verwachtingen er zijn. Als de professional niets doet, dan verandert er ook niets.
Het is echt mogelijk om zijn cirkel van invloed te vergroten. Hij kan een gesprek aanvragen met zowel zijn teamleider als projectleider om voor eens en altijd helder te krijgen:
- Wat is de rol van iedereen?
- Wat er van hem wordt verwacht
- Wat hij van anderen kan verwachten
- Of ze een manier kunnen bedenken om transparanter te werken zodat het voor iedereen inzichtelijk is waar men mee bezig is.
Het zal een lastig gesprek worden, maar door het initiatief te nemen vergroot je de kans dat er echt iets duidelijker wordt, waardoor de werknemer zijn werk beter en prettiger kan uitvoeren.
Cirkel van invloed en betrokkenheid voorbeeld
- Er wordt een registratiesysteem op je werk gebruikt dat omslachtig is (cirkel van betrokkenheid), maar misschien heb je een veel beter idee om iets te registreren.
- Heb je moeite met de manier van vergaderen (cirkel van betrokkenheid)? Je kunt voorstellen om op een meer scrum achtige manier te overleggen.
- Baal je van de techniek op de werkvloer (cirkel van betrokkenheid)? Je kunt aanschuiven bij een werkgroep die regelmatig overlegt met de ICT afdeling
- Word je gek van alle afleiding in een kantoortuin (cirkel van betrokkenheid)? Je kunt een voorstel doen om met elkaar een afspraak te maken dat je elkaar op bepaalde tijden niet stoort.
Het systeem kun je niet veranderen want dat zit in de cirkel van van betrokkenheid. Het is net als met klagen over het slechte weer. Het weer verandert er niet door, maar je kunt wel een regenjas aantrekken.
Slecht weer bestaat niet, slechte kleding wel – Noors gezegde
Wat je wel kunt veranderen is de cirkel van invloed. Als je voor jezelf opkomt en daarmee assertief optreedt is het wel mogelijk om zaken te veranderen in jouw voordeel en daarmee wellicht ook in het voordeel van de organisatie. Loop je ergens tegenaan op het werk en wil je dat bespreken met je collega’s of leidinggevende? Gebruik het gesprek niet alleen maar om te klagen, want daar zit men meestal niet op te wachten en is niet constructief. Denk van tevoren eens na over mogelijke oplossingen of alternatieven.
Met deze tips moet het lukken om jouw invloed te vergroten binnen je team of binnen je organisatie. Onderschat nooit jouw invloed.
