We vergaderen wat af in Nederland, zowel op kantoor als online. Helaas verlopen meetings niet altijd soepeltjes. Wat zijn de oorzaken van dat een vergadering uitloopt? Wat doe je met te laat komers of mensen die zich niet hebben voorbereid? Heb jij ook zo’n hekel aan vergaderen? In dit blog zet ik de grootste vergader valkuilen op een rijtje. Je krijgt 10 praktische vergadertips die je meteen kunt toepassen.
Hekel aan vergaderen
Spreek met elkaar af: géén agenda is géén vergadering.
Dit is natuurlijk pijnlijk voor degene die de agenda op had moeten stellen. Een vergadering vereist nou eenmaal voorbereiding.
Hekel aan vergaderen #1: onrealistische agenda
Spreek met elkaar af dat wanneer je agendapunten inbrengt je erbij vermeldt hoeveel tijd het kost om dit te bespreken.
Hekel aan vergaderen #2: mededelingen
Een vergadering is geen theekrans, maar om knopen door te hakken.
Hekel aan vergaderen #3: geen voorzitter
Zorg dat er altijd een voorzitter of een gespreksleider is
Hekel aan vergaderen #4: te laat komers
Je kent je pappenheimers die altijd te laat komen? Het zijn meestal dezelfde personen. Spreek telaatkomers er na de vergadering op aan en vertel ze dat ze niet op tijd moeten komen maar vroeg.
Hekel aan vergaderen #5: op je vrije dag
Weiger vaker een verzoek. Je hebt het recht om nee te zeggen
Hekel aan vergaderen #6: dubbele afspraak
Voordat je de vergadering accepteert, stel eerst de vraag of het echt noodzakelijk is dat je erbij bent.
Hekel aan vergaderen #7: het kost teveel tijd
Hekel aan vergaderen #8: besluiteloosheid
Hekel aan vergaderen #9: de rondvraag
Verwijder de rondvraag en de w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) van de agenda.
Kortom, waarom je een hekel hebt aan vergaderen
- Zorg dat er een agenda aanwezig is
- Zorg voor een realistische agenda
- Gebruik een agenda niet voor mededelingen
- Zorg dat er altijd een voorzitter / gespreksleider is
- Spreek telaatkomers aan
- Je hebt het recht om een vergadering te weigeren
- Is de vergadering noodzakelijk? (Moet er per se face to face worden afgesproken?)
- Gebruik een vergadering niet voor oeverloze discussies
- Verwijder de rondvraag en de w.v.t.t.k. van de agenda
Met deze tips moet het lukken en heb je hopelijk niet meer een hekel aan vergaderen. Succes met het toepassen van deze vergadertechnieken.