We vergaderen wat af in Nederland, zowel op kantoor als online via videovergaderingen. Helaas verlopen meetings niet altijd soepeltjes. Wat zijn de oorzaken dat een vergadering uitloopt? Wat doe je met te laat komers of mensen die zich niet hebben voorbereid? Heb jij ook zo’n hekel aan vergaderen? In dit blog zet ik de grootste vergader valkuilen op een rijtje. Je krijgt 10 praktische vergadertips die je meteen kunt toepassen voor efficiëntere vergaderingen.
Hekel aan vergaderen
De vergadering begint over 10 minuten. Je checkt nog even je mail om te zien of de agenda is rondgestuurd. Niet dus. Je gaat alsnog naar de vergaderzaal. Je ziet wel wat er gebeurt. Dan merk je dat de voorzitter zich verontschuldigt: ‘Sorry, ik had het erg druk en ben er niet aan toegekomen.’ Dan wordt er ter plekke in de komende 5 minuten een agenda opgesteld en worden de punten vervolgens 5 minuten lang geprioriteerd (dat dan weer wel). Van het uur is er alweer 10 minuten verstreken. Geen agenda? Dan geen vergadering. Dit is natuurlijk pijnlijk voor degene die de agenda op had moeten stellen. Een succesvolle vergadering vereist nou eenmaal goede voorbereiding.
Onrealistische agenda
Iedereen heeft zijn agendapunten van tevoren netjes doorgegeven. Wanneer de agenda is opgesteld en rondgestuurd, zie je dat er veel te veel mededelingen op staan. Je weet nu al dat de vergadering gaat uitlopen. Maak de agendapunten zo concreet mogelijk en zet erbij hoeveel tijd dit in beslag gaat nemen. Dit is lastig, maar hiermee wordt gelijk duidelijk welke agendapunten prioriteit hebben. Degene die de agenda opstelt kan dan van tevoren inschatten of alle punten aan bod komen. Maak duidelijk dat wanneer je agendapunten inbrengt, je erbij vermeldt hoeveel tijd het kost om dit te bespreken.
Mededelingen
Gebruik een vergadering niet voor mededelingen. Punt. Zet mededelingen op de mail of op het intranet. ‘Ja maar, dan lezen ze het niet.’ Jammer dan. Wijs iedereen op zijn verantwoordelijkheid. Een vergadering is geen theekransje, maar om knopen door te hakken en besluiten te nemen.
Geen voorzitter
De voorzitter heeft de verantwoordelijkheid dat de vergadering op tijd begint en (nog belangrijker) op tijd eindigt. Je weet hoe het gaat: Je loopt de vergaderzaal in, mensen pakken nog even een kop koffie, iemand loopt nog even naar zijn bureau om iets te pakken of te printen. Wanneer iedereen eindelijk zit, kan de vergadering beginnen. De voorzitter of gespreksleider speelt hier een cruciale rol. Hij of zij zorgt voor orde in de chaos en spreekt personen aan wanneer ze uitweiden of zich niet fatsoenlijk gedragen. Niet iedere voorzitter is goed in het bewaken van de agenda en de tijd, maar het is essentieel voor een effectieve vergadering.
Te laat komers
Je kent je pappenheimers die altijd te laat komen. Het zijn meestal dezelfde personen. Spreek te laat komers er na de vergadering op aan en vertel ze dat ze niet alleen op tijd moeten komen, maar vroeg.
Op je vrije dag
Je krijgt een verzoek voor een ingelaste vergadering. Je ziet dat het op je vrije dag is ingepland. Er wordt bij vermeld dat dit de beste dag was omdat dan de meeste mensen konden. De meesten ja, jij niet. Wat doe je? Je kijkt in je agenda en ziet dat je geen dringende zaken hebt, maar je was wel van plan om met iemand af te spreken of te gaan sporten. Vergeet niet: energiemanagement is belangrijk en je hebt ook tijd nodig om te herstellen. Weiger deze vergadering en zeg dat je de volgende keer weer aansluit.
Dubbele afspraak
Je krijgt een vergaderverzoek in de mail. Je ziet dat je al een afspraak hebt staan. Dat betekent dat je over de eerste afspraak al een keer hebt nagedacht en er prioriteit aan hebt gegeven. Daarom heb je hem in de agenda gezet. Hou vast aan je prioriteiten en durf nee te zeggen. Voordat je de vergadering accepteert, stel eerst de vraag of het echt noodzakelijk is dat je erbij bent.
Vergaderen kost teveel tijd
Vergaderingen kosten vaak te veel tijd. Heb je veel afspraken buiten de deur? Dan ben je ook veel reistijd kwijt. Moet het gesprek per se face-to-face plaatsvinden? Sinds corona zijn we allemaal bekend geraakt met videobellen via online tools als Skype, Microsoft Teams of Whereby. Mijn voorkeur gaat uit naar Skype, omdat je tegelijkertijd iemand een document kunt sturen of extra tekst kunt tikken. Daarbij kun je bij Skype ook je scherm delen, wat handig is om iets te laten zien dat op jouw laptop staat. Vind je videovergaderen vermoeiend? Let op je houding, zorg voor genoeg beweging en plan niet te veel meetings achter elkaar.
Besluiteloosheid
Je bent halverwege de vergadering en dan is het tijd voor het volgende agendapunt. Hetzelfde punt dat de vorige keer ook al op de agenda stond… en de keer daarvoor. Deze terugkerende items zijn enorme energieslurpers. Blijkbaar vereist dit agendapunt meer tijd en onderzoek. Laat iemand ernaar kijken en laat diegene de volgende vergadering met een voorstel komen. Dan wordt het makkelijker om knopen door te hakken en de vergadering effectief te laten verlopen.
De rondvraag
Je hebt je net sufvergaderd. Het einde is bijna in zicht. En dan… de rondvraag! Er is altijd wel iemand die nog iets te melden heeft en die nog graag het woord neemt. Soms zitten er nuttige onderwerpen bij, maar zelden zijn ze dringend. Bewaar ze voor de volgende vergadering. Als het echt prioriteit had, stond het wel op de agenda.
Kortom, waarom je een hekel hebt aan vergaderen
Goed, je bent nu bekend met de meest voorkomende valkuilen bij vergaderingen. Hieronder nog even alle praktische vergadertips op een rijtje.
- Zorg dat er een agenda aanwezig is
- Zorg voor een realistische agenda
- Gebruik een vergadering niet voor mededelingen
- Zorg dat er altijd een voorzitter / gespreksleider is
- Spreek te laat komers aan
- Je hebt het recht om een vergadering te weigeren
- Is de vergadering noodzakelijk? (Moet er per se face-to-face worden afgesproken?)
- Gebruik een vergadering niet voor oeverloze discussies
- Verwijder de rondvraag en de w.v.t.t.k. van de agenda
Met deze tips moet het lukken en heb je hopelijk niet meer zo’n hekel aan vergaderen. Succes met het toepassen van deze vergadertechnieken.
