Wil je je uitstelgedrag aanpakken, maar weet je niet hoe? Wat maakt nou dat je vaak niet aan bepaalde taken toekomt? Waarom blijf je sommige zaken maar voor je uitschuiven? Kun je uitstelgedrag afleren of is het een kwestie van prioriteiten stellen? In dit artikel krijg je praktische tips om te stoppen met uitstellen.
Concentratie naar de knoppen
Ben je net lekker bezig, gaat die telefoon weer of krijg je een mailtje binnen. De kans is groot dat je gaat kijken, want je bent nieuwsgierig. Misschien is het wel dringend. Dat is het natuurlijk zelden, maar de nieuwsgierigheid wint het. Ondertussen is je concentratie afgezwakt en voor je het weet ben je met heel andere dingen bezig. Misschien herken je je wel in onderstaande belemmerende zinnetjes die we tegen onszelf zeggen:
- “Ik zou niet weten waar ik de tijd vandaan moet halen”
- “Het hoeft vandaag niet per se af. “
- “Ik ga dit toch niet op tijd af krijgen.”
- “Ik werk het beste onder druk.”
Wees niet bezig maar productief
Je dwaalt vaak af van de kerntaak en je houdt je bezig met andere minder belangrijke zaken. Je dag wordt toch wel gevuld en er is altijd wel de mailbox die constant om aandacht vraagt. Aan het einde van de dag baal je, want je hebt heel veel dingen gedaan, maar niet datgene wat je jezelf had voorgenomen om te doen. Je was lekker bezig, maar niet productief. Op weg naar huis denk je nog aan je werk. Je bent gaar en je baalt dat je je werk niet hebt afgekregen. Die gedachte geeft je stress en je voelt je hartslag versnellen.
Oorzaak uitstelgedrag
- perfectionisme (je blijft er aan schaven)
- luiheid (er is geen intrinsieke motivatie om er mee aan de slag te gaan)
- werkstress (je hebt teveel aan je hoofd waardoor je blokkeert
- onduidelijkheid (je weet niet eens waar je moet beginnen)
- faalangst (wat als het niet lukt of niet goed genoeg is?)
Maar er is nog iets anders wil je je uitstelgedrag aanpakken, iets veel fundamentelers. Vaak heeft uitstelgedrag te maken met pijn en plezier. Deze 2 emoties bepalen of je in beweging komt.
Pijn en plezier
Positieve stress
Mensen zeggen vaak dat ze het lekker vinden om onder druk te werken en dat ze uitstelgedrag daarom niet erg vinden. Ze weten dat ze eerst zeeën van tijd hebben, maar ze wachten net zo lang totdat het belangrijk én urgent gaat worden. Ik ben het daar niet geheel mee eens. Natuurlijk geeft het een kick om op het allerlaatste moment ergens aan te beginnen. Je kunt er niet meer onderuit, nu moet je het wel afmaken. Dan worden er diverse hormonen (cortisol en adrenaline) aangemaakt die ervoor zorgen dat je op dat moment goed presteert. Voor een keer is dit niet erg. Het wordt een probleem als dit dagelijks gebeurt, want dan loopt je batterij langzaam leeg. Een beetje positieve stress is ok, chronische stress niet.
Tip 1: Wees een leeghoofd
Tip 2: Kies 1 plek voor je acties
Een paar quick wins:
- Hak je projecten in stukken, namelijk acties én concentratieklussen
- Bepaal bij elk project de eerste concrete actie. Vaak is dit een belletje, een mailtje of het inplannen van een overleg.
- Start elke actie met een werkwoord. Dan weet je zeker dat je niet stiekem met een project of deelproject te maken hebt.
Tip 3: Tijd blokken
Wil je je uitstelgedrag aanpakken, dan zul je tijd moeten reserveren aan om die klus te werken. Dat betekent tijd blokken in je agenda. Onderschat hierbij niet de tijd die je nodig hebt. Ben je een perfectionist? Trek er de tijd voor uit die je echt nodig hebt. Probeer ook vooruit te plannen. Een extra voordeel van inplannen is dat je je er al van tevoren op in kunt stellen. Dus, plan je prioriteiten in je agenda.
Gebruik je agenda niet alleen voor afspraken met anderen, maar ook voor afspraken met jezelf.
Tip 4: Werk in korte blokken
Gebruik de Pomodoro techniek
Tip 5: Stop met multitasken
Focus nodig? Leg je telefoon weg, in je jas, tas of kast.
Uit talloze onderzoeken blijkt dat multitasken niet werkt. Je maakt meer fouten en je doet veel langer over de taak. Voor je het weet is je concentratie naar de knoppen en ben je er helemaal uit.
Tip 6: Kies de meest geschikte werkplek
Last but not least: Hoe zit het je dagindeling? Wat is het beste tijdstip voor deze taak? Hou hierbij rekening met jouw prime time. Wanneer ben jij op je best? Wanneer is het het rustigst op het werk? Plan je concentratieklus dan in op die dag, op een moment dat jij op je scherpst bent.
Concentratieklus? Doe dat op de juiste plek en op het juiste moment
Kortom, uitstelgedrag aanpakken
- Wees een leeghoofd
- Kies 1 plek voor je acties
- Blok tijd in je agenda voor concentratieklussen
- Werk in korte blokken
- Stop met multitasken
- Kies de juiste plek en het juiste moment
Kun je uitstelgedrag aanpakken, afleren of stoppen? Ik vrees van niet. Er is ook niet een one size fits all oplossing. Het is de kunst dat je een aantal vaardigheden (zogeheten executieve functies) onder de knie krijgt zoals het maken van een realistische planning en het uitvoeren van de taak. Zorg er in ieder geval voor dat je hoofd altijd leeg is, dat je een compleet overzicht hebt, dat je je prioriteiten hebt ingepland en dat je je werk met onverdeelde aandacht kan doen. Focus krijg je niet, die kun je alleen maar kwijtraken.