Uitstelgedrag aanpakken - oorzaak, valkuilen en tips

Wil je je uitstelgedrag aanpakken, maar weet je niet hoe? Wat maakt nou dat je vaak niet aan bepaalde taken toekomt? Waarom blijf je sommige zaken maar voor je uitschuiven? Kun je uitstelgedrag afleren of is het een kwestie van prioriteiten stellen? In dit artikel krijg je praktische tips om te stoppen met uitstellen.

Concentratie naar de knoppen

Ben je net lekker bezig, gaat die telefoon weer of krijg je een mailtje binnen. De kans is groot dat je gaat kijken, want je bent nieuwsgierig. Misschien is het wel dringend. Dat is het natuurlijk zelden, maar de nieuwsgierigheid wint het. Ondertussen is je concentratie afgezwakt en voor je het weet ben je met heel andere dingen bezig. Misschien herken je je wel in onderstaande belemmerende zinnetjes die we tegen onszelf zeggen:

“Ik zou niet weten waar ik de tijd vandaan moet halen”
“Het hoeft vandaag niet per se af. “
“Ik ga dit toch niet op tijd af krijgen.”
“Ik werk het beste onder druk.”

Wees niet bezig maar productief

Je dwaalt vaak af van de kerntaak en je houdt je bezig met andere minder belangrijke zaken. Je dag wordt toch wel gevuld en er is altijd wel de mailbox die constant om aandacht vraagt. Aan het einde van de dag baal je, want je hebt heel veel dingen gedaan, maar niet datgene wat je jezelf had voorgenomen om te doen. Je was lekker bezig, maar niet productief. Op weg naar huis denk je nog aan je werk. Je bent gaar en je baalt dat je je werk niet hebt afgekregen. Die gedachte geeft je stress en je voelt je hartslag versnellen.

Oorzaak uitstelgedrag

perfectionisme (je blijft er aan schaven)
luiheid (er is geen intrinsieke motivatie om er mee aan de slag te gaan)
werkstress (je hebt teveel aan je hoofd waardoor je blokkeert
onduidelijkheid (je weet niet eens waar je moet beginnen)
faalangst (wat als het niet lukt of niet goed genoeg is?)

Maar er is nog iets anders wil je je uitstelgedrag aanpakken, iets veel fundamentelers. Vaak heeft uitstelgedrag te maken met pijn en plezier. Deze 2 emoties bepalen of je in beweging komt.

Pijn en plezier

Iets dat ons direct plezier geeft zet ons in beweging. Kijk maar eens naar je to-do lijst. Als je iets afvinkt dan geeft dat je een prettig gevoel. Sterker nog, wanneer je een taak af hebt, dan maakt je lichaam dopamine aan, ook wel bekend als het beloningshormoon. En zeg nou zelf, je gaat toch eerder aan de slag met kleine en makkelijke taken dan dat je een begin maakt aan een groot project? Dat is nou precies het probleem met grote projecten. De beloning komt pas als de klus is geklaard. Dit maakt het niet leuk om aan een project te beginnen, want de beloning komt toch pas veel later. Dit principe noemen we delay discounting. Hierdoor ga je extreem uitstellen en dan zie je er op een gegeven moment als een berg tegen op.

Aan de andere kant vinden we het soms ook lekker om onder druk te werken. Dan is er gewoon meer urgentie. Dit zie je vaak bij studenten die pas op het laatste moment gaat leren voor hun tentamen. Deze vorm van uitstelgedrag heeft zelfs een naam, studentensyndroom.

En hoe zit het dan met pijn? Als er geen pijn is (bijvoorbeeld in de vorm van een deadline), dan voelen we niet de urgentie om te handelen. Je hebt nog tijd zat. Het wordt een ander verhaal wanneer je vandaag een deadline moet halen. Dat geeft stress want het wordt weer een race tegen de klok.

Positieve stress

Mensen zeggen vaak dat ze het lekker vinden om onder druk te werken en dat ze uitstelgedrag daarom niet erg vinden. Ze weten dat ze eerst zeeën van tijd hebben, maar ze wachten net zo lang totdat het belangrijk én urgent gaat worden. Ik ben het daar niet geheel mee eens. Natuurlijk geeft het een kick om op het allerlaatste moment ergens aan te beginnen. Je kunt er niet meer onderuit, nu moet je het wel afmaken. Dan worden er diverse hormonen (cortisol en adrenaline) aangemaakt die ervoor zorgen dat je op dat moment goed presteert. Voor een keer is dit niet erg. Het wordt een probleem als dit dagelijks gebeurt, want dan loopt je batterij langzaam leeg. Een beetje positieve stress is ok, chronische stress niet.

Tip 1: Wees een leeghoofd

Heb je een vol hoofd? Ben je iemand die van alles in je hoofd probeert te bewaren? Werkt niet he? Geheid dat je dingen vergeet en daardoor gaat uitstellen. Gebruik je hoofd niet als een to-do lijst. Het is ook vreselijk lastig om de zaken die je in je hoofd hebt te prioriteren. Wat je nodig hebt is overzicht en een leeg hoofd. Zorg ervoor dat je 1 plek hebt waar je je (mentale) aantekeningen kunt maken. Veel mensen mailen naar zichzelf, spreken hun eigen voicemail in of appen naar zichzelf. Super. Je kunt ook voor een simpel notitieboekje kiezen. Doe wat jij prettig vindt en wees er consequent in. Als je je hoofd maar leeg houdt.

Tip 2: Kies 1 plek voor je acties

Waar bewaar jij je je to-do's? In je hoofd of zet je ook van alles op post-its, losse blaadjes en kladblokken? Het is niet zo handig als je allerlei verschillende plekken hebt. Je hebt dan geen goed overzicht met als gevolg dat je werkstress ervaart. Ook hier: hou het simpel. Kies voor 1 eenvoudige takenmanager. Er zijn er talloze maar welke ik fijn vind zijn Todoist en To Do (van Microsoft). Dit zijn zeer praktische takenmanagers waar je projectlijsten kunt aanmaken en daar acties / taken aan kunt koppelen.

Een paar quick wins:

Hak je projecten in stukken, namelijk acties én concentratieklussen
Bepaal bij elk project de eerste concrete actie. Vaak is dit een belletje, een mailtje of het inplannen van een overleg.
Start elke actie met een werkwoord. Dan weet je zeker dat je niet stiekem met een project of deelproject te maken hebt.

Tip 3: Tijd blokken

Welke klussen stel jij over het algemeen uit? Zijn dat rotklussen? Klussen waarvoor je altijd meer tijd nodig hebt dan je denkt? Waarschijnlijk zijn dit klussen waar je ook je concentratie voor nodig hebt. Je kunt zo'n klus wel op je to-do lijstje zetten, maar dan is de kans groot dat je het niet gaat doen. De klus is namelijk te groot om af te vinken. En waar ga jij op een dag een paar uur tevoorschijn toveren? Vaak hebben we wel het voornemen, maar door de hectiek van de dag laten we die klus meestal voor wat het is.

Wil je je uitstelgedrag aanpakken, dan zul je tijd moeten reserveren aan om die klus te werken. Dat betekent tijd blokken in je agenda. Onderschat hierbij niet de tijd die je nodig hebt. Ben je een perfectionist? Trek er de tijd voor uit die je echt nodig hebt. Probeer ook vooruit te plannen. Een extra voordeel van inplannen is dat je je er al van tevoren op in kunt stellen. Dus, plan je prioriteiten in je agenda.

Gebruik je agenda niet alleen voor afspraken met anderen, maar ook voor afspraken met jezelf.

Tip 4: Werk in korte blokken

Gebruik de Pomodoro techniek

Het is veel effectiever om in blokken te werken. De Pomodoro techniek werkt hiervoor fantastisch. Gebruik hiervoor een timer. (Op elke smartphone zit een timer). Zet die op 25 minuten en ga aan de slag. Na die 25 minuten neem je een pauze van 5 minuten. Wat doe je in die pauze? Rekken, strekken, lopen of water halen. Uit onderzoek blijkt dat we sowieso teveel zitten en dat dat ongezond is, dus dan kun je gelijk weer een paar stappen maken. Doe in ieder geval iets totaal anders dan dat je gedurende die 25 minuten hebt gedaan. Je concentratie moet namelijk weer even op peil komen.

Tip 5: Stop met multitasken

We zijn inmiddels aardig verslaafd geraakt aan onze smartphone. Het is een snelle wereld en we zijn bang dat we iets missen. Hier is zelfs een term voor bedacht, FOMO (the Fear Of Missing Out). De kans dat we op onze smartphone gaan kijken tijdens onze concentratieklus is altijd aanwezig. En voor je weet ben je aan het multitasken. Maak het jezelf daarom wat moeilijker. Zet je smartphone op stil en leg dat ding weg. Het maakt niet uit of die op stil staat. Het feit dat je je smartphone in het zicht hebt, maakt dat je op een gegeven moment toch gaat kijken.

Focus nodig? Leg je telefoon weg, in je jas, tas of kast.

Uit talloze onderzoeken blijkt dat multitasken niet werkt. Je maakt meer fouten en je doet veel langer over de taak. Voor je het weet is je concentratie naar de knoppen en ben je er helemaal uit.

Tip 6: Kies de meest geschikte werkplek

Last but not least: Hoe zit het je dagindeling? Wat is het beste tijdstip voor deze taak? Hou hierbij rekening met jouw prime time. Wanneer ben jij op je best? Wanneer is het het rustigst op het werk? Plan je concentratieklus dan in op die dag, op een moment dat jij op je scherpst bent.

Concentratieklus? Doe dat op de juiste plek en op het juiste moment

Kortom, uitstelgedrag aanpakken

Wees een leeghoofd
Kies 1 plek voor je acties
Blok tijd in je agenda voor concentratieklussen
Werk in korte blokken
Stop met multitasken
Kies de juiste plek en het juiste moment

Kun je uitstelgedrag aanpakken, afleren of stoppen? Ik vrees van niet. Er is ook niet een one size fits all oplossing. Het is de kunst dat je een aantal vaardigheden (zogeheten executieve functies) onder de knie krijgt zoals het maken van een realistische planning en het uitvoeren van de taak. Zorg er in ieder geval voor dat je hoofd altijd leeg is, dat je een compleet overzicht hebt, dat je je prioriteiten hebt ingepland en dat je je werk met onverdeelde aandacht kan doen. Focus krijg je niet, die kun je alleen maar kwijtraken.

Max Ohlenschlager

De meeste mensen zijn bezig met reageren op mails, appjes en telefoontjes. Hierdoor laten ze zich leiden door de waan van de dag en zijn ze non stop bezig om allerlei ballen in de lucht te houden. Ik begeleid professionals in productiviteit. Het gaat er hierbij niet om dat je meer gedaan krijgt op een dag, maar dat je meer voldoening uit je werkdag haalt.

Website