We hebben allemaal te maken met projecten, zowel op het werk als privé. Denk aan een projectplan, een verbouwing, een tentamen, een projectvoorstel, etc. We zijn net jongleurs die meerdere ballen in de lucht moeten houden. Door de drukte werken we voornamelijk ad hoc en kiezen we eerder de leuke en makkelijke taken. De vervelende klussen raken ondergesneeuwd. In dit artikel krijg je praktische tips voor projectmanagement en hoe je effectief een project aanpakt.
Waarom stellen we projecten uit?
Projecten worden vaak niet gestart of niet afgemaakt. Je weet dat er veel werk bij komt kijken, je ziet er als een berg tegenop en je weet niet waar te beginnen. Dit leidt keer op keer tot uitstelgedrag. Dit komt bij iedereen voor en kan veel impact hebben op je time management. Er zijn meerdere redenen waarom we projecten uitstellen.
- Het werk is niet leuk
- Misschien kun je het niet
- Je bent bang dat het wél lukt (en dan, wat dan?!)
- Je weet niet hoe je het moet aanpakken
- Je hebt geen goed overzicht van wat er allemaal bij komt kijken
- Je weet niet waar je de tijd vandaan moet halen
Wat is een project?
Een project bestaat uit meerdere stappen, en dit is vaak waar het probleem zit. Een project kun je niet zomaar doen, je kunt alleen acties uitvoeren. Wanneer je een project zoals een plan van aanpak als geheel niet leuk vindt, is het geen wonder dat je gaat uitstellen. Stel dat je een plan van aanpak moet schrijven; dat lijkt één taak, maar in werkelijkheid is het een project dat uit meerdere stappen bestaat (zoals nadenken, navragen, een concept schrijven, feedback vragen, etc.).
Hoe pak je een project aan? Hak je project in stukken
Je kunt een project niet in één keer doen. Wat je wel kunt doen is het project opdelen in beheersbare acties. Begin met de eerste stap, meestal een simpele actie zoals een mail sturen, een belletje plegen of iemand een agendaverzoek sturen voor een brainstorm.
Hoofd leegmaken? Doe een gedachtendump
Merk je dat je projecten in je hoofd bewaart? Dan wordt het de hoogste tijd om je hoofd leeg te maken. Hoe doe je dat? Heel simpel: pak pen en papier of gebruik een app zoals Todoist en schrijf álle taken op die bij het project horen. Dit zorgt voor overzicht en helpt je om het project niet meer in je hoofd te moeten managen.
Maak geen projectplanning in je hoofd
Waar bewaar je je project? Heb je het genoteerd of zweeft het in je hoofd? Het is bijna onmogelijk om een effectieve projectplanning te maken of prioriteiten te stellen als je het project in je hoofd blijft bewaren. Omdat een project vaak omvangrijk is, is het belangrijk om overzicht te creëren. Gebruik hiervoor je agenda en een takenmanager zoals Todoist, Trello, of Asana.
Wat is de deadline?
Heb je een deadline voor je project? Geen deadline betekent vaak dat er geen druk is om het af te maken, wat kan leiden tot uitstelgedrag. Stel realistische deadlines en zorg voor tussentijdse milestones om de voortgang te bewaken.
Waar te beginnen? Breng je project in kaart met een mindmap
Soms zijn projecten zo omvangrijk dat een to-do-lijstje niet voldoende is. Een goede manier om overzicht te krijgen, is door een mindmap te maken. Hiermee kun je deelprojecten en de bijbehorende acties visueel in kaart brengen, wat helpt om je project beter te begrijpen en te plannen.
Lastig om prioriteiten te stellen? Denk aan DERK
Als je het lastig vindt om een onprettig project aan te pakken, gebruik dan het D.E.R.K.-principe: DOE EERST DE ROTKLUS. Begin elke dag met de meest vervelende taak, want 's ochtends heb je de meeste wilskracht. Later op de dag neemt je wilskracht af, dus begin je dag goed door direct de lastige taken aan te pakken.
Kortom, zo pak je een project aan:
- Hak je project in stukken en denk in acties
- Stel duidelijke deadlines en tussentijdse milestones
- Gebruik een agenda en een digitale takenmanager
- Zorg dat je je hoofd leeg houdt met een gedachtendump
- Maak een mindmap om je project te visualiseren
- Pas het D.E.R.K.-principe toe: doe elke dag eerst de rotklus