Hoe je een project aanpakt - eenvoudiger dan je denkt!

02/02/2021

4 min

We hebben allemaal te maken met projecten, zowel op het werk als privé. Denk aan een plan van aanpak, een verbouwing, een tentamen, een projectvoorstel etc. We zijn net jongleurs die meerdere ballen in de lucht moeten houden. Door de drukte werken we voornamelijk ad hoc en doen we eerder de leuke en makkelijke zaken. De vervelende klussen raken ondergesneeuwd. In dit artikel krijg je praktische tips voor hoe je een project aanpakt.

Waarom stellen we projecten uit?

Projecten worden of niet gestart of niet afgemaakt. Je weet al dat er veel werk bij komt kijken, je ziet er als een berg tegenop en je weet niet waar je moet beginnen. Keer op keer is er sprake van uitstelgedrag. Uitstelgedrag komt bij iedereen voor. Er zijn meerdere redenen waarom we projecten uitstellen.

Het werk is niet leuk
Misschien kun je het niet
Je bent bang dat het wél lukt. (Want sja, wat moet je dan?!)
Hoe ga je het aanpakken? Je hebt geen idee.
Je hebt geen goed overzicht van wat er allemaal bij komt kijken.
Waar ga je de tijd vandaag halen?

Wat is een project?

Een project bestaat uit meerdere stappen. Hier zit gelijk het probleem. Een project kun je niet doen, je kunt alleen acties doen. En als je het project (plan van aanpak) als geheel niet leuk vindt, dan is het geen wonder dat je gaat uitstellen. Stel je moet een plan van aanpak schrijven. Het lijkt een een taak, maar dat is het niet. Het is een project dat uit meerdere stappen bestaat (nadenken, navragen, concept schrijven, feedback vragen etc.).

hoe je een project aanpakt to do

Hak je project in stukken

Je kunt een project dus niet doen. Wat je wel kunt doen is het project in stukken hakken en nadenken over de eerste actie. De eerste actie is meestal simpel. Denk aan een mailtje sturen, een belletje plegen of iemand een agendaverzoek sturen voor een brainstorm.

Hoofd leegmaken? Doe een gedachtendump

Merk je dat je je projecten in je hoofd bewaart? Dan wordt het de hoogste tijd om het hoofd leeg te maken. Hoe leeg je je hoofd? Heel simpel, pak een pen en papier of gebruik hiervoor een app als Todoist. Schrijf álle taken op die te binnen schieten bij het project.

Je schrikt misschien van het aantal taken dat er bij komt kijken, maar het geeft je wel overzicht. Je leegt je hoofd en alles staat op papier. Voor de een is het confronterend, voor de ander is het rustgevend omdat het uit het hoofd is en genoteerd staat.

Maak geen projectplanning in je hoofd

Waar bewaar je je project? Heb je dat ergens genoteerd of bewaar je het in je hoofd? Het is heel lastig om een planning te maken of prioriteiten te stellen als je met het project in je hoofd blijft rondlopen. Omdat een project zo omvangrijk is, is het heel belangrijk om overzicht te creëren. Gebruik hiervoor je agenda, eventueel in combinatie met een goede takenmanager (Todoist, To Do, Trello, Asana).

Wat is de deadline?

Wanneer moet het af zijn? Heb je een deadline? Nee? Dan is het wellicht geen wonder dat je het uitstelt. Er zit geen druk op. Je voelt de pijn niet. Misschien wil je geen deadline stellen omdat je daar een hekel aan hebt. Je hebt geen hekel aan deadlines, je hebt een hekel aan het missen van deadlines.

Hoe zorg je ervoor dat je deadlines niet mist? Door realistische deadlines te bepalen. Als jij je project goed in stukken hebt gehakt en die stukken hebt ingepland in je agenda, dan weet je of het past in de tijd en dan weet je dat je de deadline kan halen.

Kijk, er kan altijd iets urgents tussenkomen, maar een planning is beter dan geen planning. Bepaal dus de deadline en vergeet niet tussentijdse deadlines of milestones in te plannen. Heb je over 6 weken een deadline? Wat moet je dan over 2 en over 4 weken af hebben? Zet ook die milestones in de agenda.

Waar te beginnne? Breng je project in kaart met een mindmap

Soms zijn projecten zo omvangrijk dat je het totaalplaatje niet hebt. Misschien is een to-do-lijstje dan niet voldoende. Misschien vind je het lastig om te bepalen waar je moet beginnen omdat er zo veel bij komt kijken? Een geweldige manier om het project letterlijk in kaart te brengen, is door het maken van een mindmap.

Je maakt een bolletjesschema met de projectnaam in het midden en vervolgens kun je allerlei verbindingen maken. Denk aan deelprojecten en alle acties die daaraan gekoppeld zijn. Doordat je visueel werkt kun je ideeën of associaties gemakkelijk koppelen aan de bolletjes die je al hebt gemaakt. Het werkt razendsnel en op deze manier weet je dat je het meeste van wat er bij je project komt kijken in kaart hebt gehad.

hoe je een project aanpakt 2

Lastig om prioriteiten te stellen? Denk aan DERK

Hoe ga je de klus klaren als je het geen leuk project vindt? Waar ga je de motivatie en de wilskracht vandaan halen om het af te krijgen? Morgen weer een dag toch? Het antwoord is simpel. Je hebt het project nu onderverdeeld in taken. Vervolgens hanteer je elke dag het D.E.R.K. principe. Hierbij is de dagindeling van belang.

Elke dag begin je met die rotklus. Waarom aan het begin van de dag? Omdat je dan nog de meeste wilskracht hebt. ’s Middags om een uur of 4 wordt het veel moeilijker. Je wilskracht neemt namelijk af gedurende de dag.