Hoe je een project aanpakt - Het is eenvoudiger dan je denkt!
7 min. leestijd

Hoe je een project aanpakt - Het is eenvoudiger dan je denkt!

We hebben allemaal te maken met projecten, zowel op het werk als privé. Denk aan een plan van aanpak, een verbouwing, een tentamen, een projectvoorstel etc. We zijn net jongleurs die meerdere ballen in de lucht moeten houden. Door de drukte werken we voornamelijk ad hoc en doen we eerder de leuke en makkelijke zaken. De vervelende klussen raken ondergesneeuwd. In dit artikel krijg je praktische tips voor hoe je een project aanpakt.

Waarom stellen we projecten uit?

Projecten worden niet gestart of afgemaakt. Keer op keer is er sprake van uitstelgedrag. Uitstelgedrag komt bij iedereen voor. Er zijn meerdere redenen waarom we projecten uitstellen.

  • Het werk is niet leuk
  • Misschien kun je het niet
  • Je bent bang dat het wél lukt. (Want sja, wat moet je dan?!)
  • Hoe ga je het aanpakken? Je hebt geen idee.
  • Je hebt geen goed overzicht van wat er allemaal bij komt kijken.
  • Waar ga je de tijd vandaag halen?

Wat zijn de kenmerken van een project?

Een project bestaat uit meerdere stappen. Hier zit gelijk het probleem. Een project kun je niet doen, je kunt alleen acties doen. En als je het project (plan van aanpak) als geheel niet leuk vindt, dan is het geen wonder dat je gaat uitstellen. Een Plan van Aanpak kun je niet doen. Wat je wél kunt doen is een mailtje tikken naar de betreffende persoon met een verzoek om informatie voor je plan van aanpak.
Een project kun je niet doen, acties daarentegen wel

Maak geen projectplanning in je hoofd

Waar bewaar je je project? Heb je dat ergens genoteerd of bewaar je het in je hoofd? Het is heel lastig om een planning te maken of prioriteiten te stellen als je met het project in je hoofd blijft rondlopen. Omdat een project zo omvangrijk is, is het heel belangrijk om overzicht te creëren. Wanneer je je project uiteen zet in een goede (digitale) takenmanager dan staat alles op 1 plek en hoef je geen zaken meer in je hoofd te bewaren.
Je hoofd is geen to do lijst.

Hoofd leegmaken? Doe een gedachtendump

Heb je een vol hoofd? Dan wordt het de hoogste tijd om het leeg te maken. Hoe leeg je je hoofd? Heel simpel, pak een pen en papier of gebruik hiervoor een app als Todoist. Schrijf álle taken op die te binnen schieten bij het project. Je schrikt misschien van het aantal taken dat er bij komt kijken, maar het geeft je wel overzicht. Je leegt je hoofd en alles staat op papier. Voor de een is het confronterend, voor de ander is het rustgevend omdat het uit het hoofd is en genoteerd staat.

Een project in kaart brengen? Maak een mindmap

Je kunt dus overzicht creëren door je hoofd leeg te maken en alles op een lijst te zetten. Soms is een project zo omvangrijk dat het lastig is om het totaalplaatje te  krijgen. Een geweldige manier om het project letterlijk in kaart te brengen, is door het maken van een mindmap. Je maakt een bolletjesschema met de projectnaam in het midden en vervolgens kun je allerlei verbindingen maken. Denk aan deelprojecten en alle acties die daaraan gekoppeld zijn.
hoe je een project aanpakt II

Lastig om prioriteiten te stellen? Denk aan DERK

Hoe ga je de klus klaren als je het geen leuk project vindt? Waar ga je de motivatie en de wilskracht vandaan halen om het af te krijgen? Morgen weer een dag toch? Het antwoord is simpel. Je hebt het project nu onderverdeeld in taken. Vervolgens hanteer je elke dag het D.E.R.K. principe. Hierbij is de dagindeling van belang. Elke dag begin je met die rotklus. Waarom aan het begin van de dag? Omdat je dan nog de meeste wilskracht hebt. ’s Middags om een uur of 4 wordt het veel moeilijker. Je wilskracht neemt namelijk af gedurende de dag.
DERK = Doe Eerst de RotKlus

Kortom, dit is hoe je een project aanpakt

Nog even de tips op een rijtje voor goed projectmanagement:
  • Denk niet in projecten, maar in acties
  • Gebruik een digitale takenmanager om je project in uiteen te zetten
  • Zorg ervoor dat je je hoofd leeg houdt. Doe regelmatig een gedachtedump
  • Maak een mindmap als je je project in kaart wilt brengen
  • Doe elke dag eerst de rotklus (DERK).
Over de schrijver
In mijn time management training en coaching leer ik professionals om hun tijd, aandacht en energie beter te verdelen over de dag. Het gaat niet om meer gedaan te krijgen in minder tijd, maar om datgene af te hebben wat je jezelf had voorgenomen. Met mijn unieke HOPPA methode werken we hier samen aan, met als doel om meer voldoening uit je werkdag te halen. Neem gerust contact op voor een gratis intake.
Reactie plaatsen
arrow_drop_up arrow_drop_down