7 Taak management tips voor meer productiviteit

Taak management is meer dan taken op een to do lijstje zetten. Bij elke taak die je krijgt of (bedenkt) is het van belang dat je jezelf eerst een aantal vragen stelt. Wat kan helpen is dat je jezelf de W vragen stelt (wie wat waarom etc). In dit artikel bespreek ik de W vragen en krijg je praktische time management tips.

Waaróm heb je deze taak?

Je kent het gezegde ‘bezint eer ge begint’. Voordat je klakkeloos de taak gaat uitvoeren, wees ervan bewust waarom deze taak bij jou terecht is gekomen. Ben jij wel de probleemeigenaar of hoort deze taak eigenlijk bij iemand anders op het bordje? Delegeer taken aan de rechtmatige eigenaar. Vaak staan we in de DOE modus en zijn we voornamelijk aan het reageren op mailtjes, belletjes en verzoekjes. Wil je de regie behouden in je werk en niet alleen maar bezig zijn met brandjes blussen? Dan is het van belang dat je overzicht hebt.

TIP: zorg voor een goede dagindeling en stel prioriteiten

Kijk eens kritisch naar je to do lijst. Welke taak blijft onafgevinkt? Laatst gaf ik een in company training waarbij de deelnemers zaken noemden als masterplan, vacature, jaarplan en badkamer (ja ik vraag ook altijd naar prive zaken die worden uitgesteld). 

Kijk, je kunt dit soort zaken wel op je to do lijstje zetten, maar de kans is groot dat ze er over 3 maanden nog steeds op staan. Waarom? Het zijn geen taken, maar projecten die uit meerdere acties bestaan. Dat is de reden waarom taak management zo lastig is en waarom je to do lijst niet werkt.

TIP: hak je project in stukken

Wanneer ga je beginnen?

Je kunt wel iets ‘van plan zijn’, maar dat is nog geen planning. Effectief taak management vereist niet alleen een plan, maar ook een planning. Een planning bestaat uit een reeks acties die gekoppeld zijn aan een datum. Hetzelfde geldt voor wanneer de taak af moet zijn. Taken of projecten zonder deadline zijn gemakkelijk uit te stellen. Het nadeel hiervan is dat je to do lijst alleen maar langer wordt en dat geeft een gevoel van druk. Maar ja, heb je het druk of ervaar je druk?

TIP: maak een planning voor de dag, week, maand en het jaar.

Waarmee ga je de taak doen?

Ik begeleidde een keer iemand die een PowerPointPresentatie moest maken. Hij bleef het maar uitstellen. Wat bleek? Hij was niet zo goed in het vormgeven van het geheel. Hij had het verhaal wel in zijn hoofd, maar hij kon het verhaal niet in plaatjes vatten. Toen stelde ik voor om het verhaal gewoon eerst eens uit te schrijven in een Word document en dat aan iemand te geven die handig is met PowerPoint. 

Soms is de oplossing zo simpel, maar houden we ons teveel vast aan het middel. Het is dus van belang dat je de juiste tools gebruikt om de taak uit te voeren. Welke middelen werken het beste en kunnen je goed ondersteunen tijdens het maken van de taak?

TIP: Werk je te lang door aan een taak? Gebruik de pomodoro techniek

Wáár ga je de taak doen?

Het schiet natuurlijk niet op als je op een plek zit waar je de hele tijd wordt afgeleid. Werk je in een kantoortuin? Sterkte met je taakmanagement! Een kantoortuin is een van de meest contraproductieve werkplekken die er zijn. Wil je je echt concentreren, denk na over wat voor jou de beste plek is waar je het minst wordt afgeleid.

TIP: plan de concentratieklus in op een dag dat je thuis werkt

Wát is de eerstvolgende actie?

Waarom maken we geen begin aan een project? Het starten van een taak noemen we ook wel taak initiatie en is een executieve functie. De kunst van beginnen met beginnen zit hem in het volgende: Zorg dat je kraakhelder in beeld hebt wat de eerstvolgende actie is. 

Vaak is dit maar een kleine actie zoals een belletje plegen of iemand uitnodigen voor een overleg. Owja, wat heel vaak wordt vergeten bij een project is tijd vrij maken om het uit te werken. Dan is de eerstvolgende actie dus: tijd plannen in agenda.

Wie zou dit beter kunnen doen?

Je tijd is beperkt. Zitten er taken bij die iemand anders ook (tijdelijk) zou kunnen uitvoeren? Ik werkte jaren geleden op kantoor en had een erg lange to do lijst. Ik stapte het secretariaat binnen en zat een beetje te klagen over dat ik het zo druk had. Een van de secretaresses zei zoiets van: ‘laat eens zien die lijst’. Wat er toen gebeurde was waanzinnig. 

We liepen de hele lijst door om te bekijken of het secretariaat iets over kon nemen. En dat was absoluut het geval. Ik verliet het secretariaat met een to do lijst waarvan er al zo’n 5 dingen waren afgevinkt. Dat voelde zo lekker!

TIP: Durf te vragen om hulp en durf te delegeren.

Bij taak management komt meer kijken dan je denkt. Ik hoop dat je jezelf de tijd gunt om bewuster met je taken om te gaan, zodat je je taken niet op de automatische piloot afwerkt.