Gebrek aan focus? Check deze 7 time management tips
in Focus

Gebrek aan focus? Check deze 7 time management tips

Een betere focus valt en staat met afleiding op het werk. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want de afgelopen jaren zijn er zoveel communicatiekanalen bijgekomen en als je in een kantoortuin werkt dan wordt het je nog lastiger gemaakt om je te concentreren. Je smartphone zit vol met social media apps zoals Whatsapp, LinkedIn, Instagram, Twitter en nieuwkomer Clubhouse. Elk medium heeft weer zijn eigen inbox, dus je wordt van alle kanten bestookt met berichten en DM's (direct messages). Hoe meer apps, des te meer mogelijkheden er zijn om jou uit je concentratie te halen. Dan heb je ook nog de mailbox die non stop jouw aandacht kaapt. Ervaar je een gebrek aan focus? Dit artikel biedt je praktische time management tips.

Tabbladen

Wat me opvalt is dat als mensen bezig zijn met een document (bijvoorbeeld een Word document) dan is dat waarschijnlijk niet het enige programma dat open staat. Je mailprogramma staat open en misschien nog wat andere zaken zoals Google en iets van een registratieprogramma. Als je al die programma's en tabbladen open laat staan, dan is de kans erg groot dat je wordt afgeleid. Elke keer wanneer je een notificatie krijgt omdat je een nieuw bericht hebt ontvangen, dan gaat je aandacht van datgene waar je mee bezig was naar de binnenkomende afleiding. Al deze verstoorders leiden tot een gebrek aan focus.

gebrek-aan-focus-tabbladen

Multitasken

Het is eerst nog gemakkelijk om terug te schakelen naar je originele taak, maar na een stuk of 5 van dit soort afleidingen is je concentratie al behoorlijk naar de knoppen. Hoe meer je wordt afgeleid des te meer afleiding je ook gaat opzoeken. En als al die tabbladen dan open staan, ja, dan gaat je aandacht ook weer daarnaartoe en voor je het weet zit je weer een kwartier op internet. Het is dan enorm lastig om er weer in te komen. Het gevaar schuilt erin dat je gaat multitasken. Je schakelt de hele tijd tussen het ene en het andere programma. Dat schakelen kost veel mentale energie en doordat je met verdeelde aandacht bezig bent doe je er langer over en neemt ook de kans op fouten toe.

Gebruik alleen de programma's die je nodig hebt en klik de rest weg.

gebrek-aan-focus-email

Mailprogramma

Hoe begin je je werkdag? Je checkt dan gelijk je mail of niet? En dan? Wat doe je als je je mail hebt gecheckt en verwerkt? De meeste professionals laten hun mailprogramma de hele dag openstaan. Ik snap dat ergens wel. Er blijven altijd wel mails onbeantwoord staan in je inbox. Soms zetten we die op ongelezen of markeren we ze met een vlaggetje. Kortom, als het niet lukt om een inbox zero te krijgen, dan ben je voor je gevoel nooit klaar met je mail.

Maar al die berichtjes halen je wel uit je flow. Dit is wat je kunt doen. Krijg je een pop up bij een nieuwe mail? Die kun je uitzetten. Hoor je een geluid bij een nieuwe mail? Ook dat kun je uitzetten. Wat nog beter is: zie je mail als een taak die je een aantal keren per dag uitvoert. Na het checken en verwerken van je mail ben je voor nu weer even klaar met deze taak. Sluit je mailprogramma af en richt je weer op je todo lijst.

Geen focus op werk? Zet je mail programma uit als je niet aan het mailen bent.

WhatsApp en Slack

Er is nog meer afleiding op de laptop. Steeds meer bedrijven gebruiken programma's als Slack. Je kunt elkaar dan gemakkelijk even een berichtje sturen en dat gaat sneller dan e-mail. Maar ja, al die berichtjes zie je binnenkomen terwijl jij je probeert te concentreren. Hetzelfde geldt voor WhatsApp wat je ook op je laptop kunt installeren. Ook hierbij geldt: ben je bezig met een concentratieklus. Zet deze programma's dan uit. Ik snap dat je op de hoogte wil blijven en misschien wordt het ook van je verwacht dat je z.s.m. reageert. Maar zeg nou zelf, verzoeken zijn zelden écht dringend. Je kunt heus wel even een half uurtje offline zodat je je verslag kunt afmaken.

gebrek-aan-focus-whatsapp

Wees smart met je smartphone

Okay, misschien heb je je laptop helemaal goed ingericht en kun je geconcentreerd je ding doen. Maar ja, wat doe je met je smartphone? Blijft die wel aan? Krijg je daar wel notificaties van binnen? De prikkels van een smartphone leiden tot een gebrek aan focus. Kijk, je hoeft niet de hele dag offline te zijn, maar zorg ervoor dat je tijdens die concentratieklus even onbereikbaar bent. Je kunt je smartphone op stil zetten, in de niet storen stand of in de vliegtuigmodus. Ik snap dat je voor bepaalde personen wél te allen tijde bereikbaar wilt zijn. Je kunt in je smartphone aangeven welke personen jou wel mogen bellen. Owja, extra tip: Leg je smartphone even weg. Het blijkt dat we toch geneigd zijn om te kijken op de smartphone als die in het zicht is, ook al staat die op stil.

Vuistregel: focus aan? notificaties uit

Werk in blokken

Hoe verbeter je focus? Soms nemen we ons voor om een dagdeel of een hele dag aan een project te werken. Nou, het is maar de vraag of dat lukt. Als je niet genoeg pauzes neemt dan kan je concentratie niet meer op peil komen en dan gaan we toch weer (voor de afwisseling) mail checken of appjes sturen. Moet je echt flink wat meters maken? Werk dan in blokken, zodat je tussentijds even kan opladen. Je kunt naar de klok kijken en met jezelf afspreken dat je tot een bepaalde tijd doorwerkt. Ik heb gemerkt dat dit niet werkt, omdat ik dan de tijd vergeet en daarmee ook vergeet om pauze te houden. Ik maak gebruik van een timer. Dit kan een kookwekker zijn of je gebruikt de timer van je smartphone. Van de laatste ben ik geen voorstander omdat je smartphone je weer kan verleiden om dingen te checken.

Werk in tijdblokken die overeenkomen met je concentratieboog

Pomodoro techniek

Hoe lang zet je de timer? Daarover zijn de meningen verdeeld. Deze vorm van time boxing is bekend geworden onder de naam pomodoro techniek. Je zet de timer op 25 minuten en je gaat aan het werk. Als die afgaat neem je 5 minuten pauze en dan is het tijd voor de volgende pomodoro. Na 4 pomodoro's neem je een langere pauze van een half uur. Moeten het per se 25 minuten zijn? Hier is geen wetenschappelijk onderzoek naar gedaan. Kies een tijd waar jij je prettig bij voelt. De gedachte erachter is dat je met jezelf een afspraak maakt om gedurende die 25 minuten geconcentreerd aan iets te werken.

Gebrek aan focus? Maak het niet te bont

Kijk, je hoeft je niet de hele dag af te sluiten van de wereld. Het gaat erom dat je weet wanneer je even in je concentratiebubbel moet zitten en wat je daarvoor nodig hebt. Wees er dan van bewust dat alle tabbladen, notificaties en apps jou uit je focus kunnen halen en dat het dan een enorme uitdaging is om weer in een flow te komen. Wil je een gebrek aan focus voorkomen? Nogmaals:

Concentratie aan? Notificaties uit

Over de schrijver
In mijn time management training en coaching leer ik zorgprofessionals om hun tijd, aandacht en energie beter te verdelen over de dag. Het gaat niet om meer gedaan te krijgen in minder tijd, maar om datgene af te hebben wat je jezelf had voorgenomen. Met mijn unieke HOPPA methode werken we hier samen aan, met als doel om meer voldoening uit je werkdag te halen. Neem gerust contact op voor een gratis intake.
Reactie plaatsen

We gebruiken cookies
arrow_drop_up arrow_drop_down