Time management in de ambulante zorg is een dagelijkse uitdaging. Als ambulant hulpverlener ben je altijd op pad, word je vaak gebeld op je telefoon en heb je een hoge caseload. Je hebt wel een planning, maar je weet nooit hoe de dag gaat verlopen. Er zijn veel zaken die tussendoor komen waardoor je je eigen planning moet laten varen.
Kortom, je hebt het razend druk en je loopt achter de feiten aan, voornamelijk als het om rapportage gaat. Dit artikel geeft je praktische time management tips zodat je genoeg aandacht aan je cliënten geeft én dat je bij bent met je rapportage.
Personen, papieren, pillen & praten
Je core business is het contact met cliënten. Je bent veel op pad om huisbezoeken af te leggen. Er is een kantoor, maar daar ben je niet vaak. Het contact met je collega’s is kort. Het kantoor is net als een bijenkorf, want iedereen vliegt in en uit.
Administratie en registratie
De registratie is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Veel organisaties werken met registratiesystemen als ROM (routine outcome monitoring) om de vooruitgang te meten. Scores moeten behaald worden, want dat hangt weer samen met de financiering. De pest is, het moet wel een keer worden gedaan. Hoe meer je uitstelt hoe meer je het gevoel krijgt dat je het druk hebt. Dat geeft stress.
Op het moment dat jezelf hebt voorgenomen om een inhaalslag te doen, zul je net zien dat er een spoedje tussendoor komt. En je weet zelf, om 16:30 uur ga je er ook niet meer aan werken. Daarom is time management in de ambulante zorg zo belangrijk.
Tip #1: de juiste dagindeling
Uit onderzoek van Roy Baumeister blijkt dat je wilskracht gedurende de dag alleen maar afneemt. Daarom is het enorm lastig om later op de werkdag nog aan dat rotrapport te werken. Zoals Gerard Joling het zou zeggen: je hebt er de kracht niet meer voor. En dan heb ik het nog niet eens over je focus gehad. Concentratie is een schaars goed. En je concentratie is naar de knoppen voordat je er erg in hebt. Wat hierbij kan helpen is een andere dagindeling. Een dagindeling die rekening houdt met je concentratie, je wilskracht en je energie.
Wees ’s ochtends een maker en ’s middags een manager.
Met andere woorden: Gebruik de ochtend om bijvoorbeeld je administratie bij te werken en gebruik de middag voor je gesprekken. Je hebt divers papierwerk. Je moet plannen van aanpak maken, indicaties schrijven en dan heb je ook nog inbreng voor werkoverleggen, overdrachten en registratie. Gebruik daar de ochtend voor. Eerst even tikken, nadenken of uitzoeken en daarna op pad.
Tip #2: cluster taken
Heb je een werktelefoon? Dan is de kans groot dat je daar ook je werkmail op checkt. Je bent altijd gelijk op de hoogte. Het nadeel is dat dat checken van je mail ook enorm afleidt en helemaal niet zo effectief is. Mijn advies: haal je werkmail van je telefoon. Dat geeft rust, want dringende mail bestaat niet. Als het echt niet kan wachten dan bellen ze wel.
Creëer een paar momenten op de dag dat je je e-mail checkt. Dat geldt ook voor het plegen van belletjes. Je kunt wel bellen als je in de auto springt op weg naar de volgende afspraak, maar hoe ga je de acties die daar uit voortkomen noteren? Dat moet je dan weer in je hoofd opslaan. Dat is vermoeiend en de kans is groot dat je dingen vergeet.
Plan belrondes in zodat je je er op kan instellen.
Tip #3: focus tijdens je bezoek
Hoe lang duren je bezoeken? Zijn die gesprekken efficiënt of loopt het vaak uit? Kom je soms niet aan jouw punten toe omdat de cliënt veel te vertellen of te klagen heeft? Maak daarom gebruik van een agenda. Bepaal aan het begin van het gesprek waar de cliënt het over wil hebben en wat jouw bespreekpunten zijn. Noem de eindtijd van het gesprek (“we hebben tot 14.00 uur”).
Bij het opstellen van een agendaatje kun je gelijk inschatten wat de belangrijkste onderwerpen zijn. Natuurlijk is het van belang om contact te maken met je cliënt en om interesse te tonen. Soms kun je ook iets directer zijn: stel wat vaker de vraag: “Wat is je vraag?”
Tip #4: sluit je werkdag goed af
Ben je iemand die zijn werk mee naar huis neemt? Daarmee bedoel ik dat je thuis nog aan je werk denkt? Je herkent het vast wel dat er ’s avonds dan nog iets te binnen schiet. Je had beloofd die mevrouw terug te bellen en dat ben je vandaag in alle haast vergeten.
Dat is toch balen? Dan ben je thuis en dan zit je toch nog met je hoofd bij je werk. Je voelt je er nog rot over ook. Het is daarom van belang dat je je werkdag goed afsluit. Vergelijk je werk met sport. Zorg voor een warming up en een cooling down. Neem de laatste 10 minuten van je werkdag om alles even door te lopen.
- Heb je een vol hoofd? Maak je hoofd leeg en schrijf ze op een takenlijst.
- Waar ben je vandaag niet aan toegekomen? Misschien is een project dat wat meer aandacht nodig heeft.
- Check je aantekeningen. Zijn die duidelijk? Moet je daar nog iets mee? Staat er een taak op? Schrijf hem op je to-do-lijst. Staat er een grote klus op? Plan hem in je agenda.
Tip #5: energiemanagement
Je dag zit bomvol met afspraken. Je vliegt van hot naar her. Het gevaar hierbij is dat pauzes erbij inschieten. Even snel een broodje eten terwijl je je mail wegwerkt. Ben je iemand die tussen alle afspraken door constant aan het bellen en het mailen is? Gun je jezelf tijd om even bij te komen van een afspraak?
Dat klinkt zwaar, maar als je de hele dag non stop aan het rennen, bellen en het mailen bent dan is dat gewoon best vermoeiend. Time management in de ambulante zorg gaat niet alleen maar over tijd. Het managen van je energie is net zo belangrijk. Een paar tips:
- Plan je pauzes in
- Eet met aandacht je lunch
- Niet meer te laat komen, maar wees vroeg
- Sta stil bij wat je energie geeft en wat je energie kost.
Bonustip: Bewaar de gesprekken met de leukste cliënten voor aan het eind van de werkdag.
Time management in de ambulante zorg
- Wees ’s ochtends een maker, ’s middags een manager
- Plan belrondes in en check op bepaalde tijden je mail
- Get to the point: wat is je vraag?
- Sluit je dag goed af en leeg je hoofd
- Neem je pauzes, wees vroeg op afspraken en let op je energievreters
