Time management in de ambulante zorg is een dagelijkse uitdaging. Als ambulant hulpverlener ben je constant onderweg, krijg je regelmatig telefoontjes, en heb je te maken met een hoge caseload. Hoewel je wellicht een planning hebt, verloopt de dag vaak anders dan verwacht. Er zijn talloze zaken die tussendoor komen, waardoor je je eigen planning moet aanpassen. Kortom, je hebt het razend druk en je loopt vaak achter de feiten aan, vooral als het gaat om rapportages. In dit artikel deel ik praktische time management tips voor ambulante zorgverleners, zodat je zowel voldoende aandacht kunt besteden aan je cliënten als op tijd kunt zijn met je administratie.
Personen, papieren, pillen & praten
Je core business als ambulant hulpverlener is het contact met cliënten. Je bent veel onderweg voor huisbezoeken. Er is wel een kantoor, maar daar ben je zelden te vinden. Het contact met collega’s is kort, omdat iedereen voortdurend in- en uitvliegt, net als in een bijenkorf. Dit maakt efficiënt time management in de ambulante zorg des te belangrijker.
Administratie en registratie
De administratieve lasten zijn de afgelopen jaren flink toegenomen. Veel organisaties werken met registratiesystemen zoals ROM (routine outcome monitoring) om de vooruitgang van cliënten te meten. Het behalen van scores is van cruciaal belang voor de financiering. Toch blijft het vervelend werk dat ooit gedaan moet worden. Hoe langer je uitstelt, hoe meer het zich opstapelt en hoe drukker je je voelt. Dit veroorzaakt stress. Wanneer je eindelijk hebt besloten om een inhaalslag te maken, komt er vaak een spoedgeval tussendoor. En eerlijk is eerlijk, om 16:30 uur heb je meestal de energie niet meer om nog aan je rapportages te werken. Daarom is een goed time management plan in de ambulante zorg essentieel.
Tip #1: De juiste dagindeling
Uit onderzoek van Roy Baumeister blijkt dat je wilskracht gedurende de dag afneemt. Dit maakt het enorm lastig om later op de werkdag nog productief te zijn. Daarom is het slim om een dagindeling te kiezen die rekening houdt met je concentratie, wilskracht en energie. Gebruik de ochtend om je administratie bij te werken en bewaar je cliëntgesprekken voor de middag. Tijdens de ochtend kun je je richten op het plannen van aanpak, het schrijven van indicaties, en het voorbereiden van werkoverleggen, overdrachten en registratie. Dit is een effectieve manier om je time management in de ambulante zorg te verbeteren.
Tip #2: Cluster je taken
Heb je een werktelefoon? Dan ben je waarschijnlijk geneigd om voortdurend je e-mail te checken. Hoewel dit je op de hoogte houdt, leidt het ook enorm af. Mijn advies: verwijder je werkmail van je telefoon. Dit geeft je meer rust, want echt dringende e-mails bestaan niet – als het echt dringend is, bellen ze wel. Maak er een gewoonte van om je e-mail op vaste momenten te checken. Dit geldt ook voor het plegen van telefoontjes. In plaats van te bellen terwijl je onderweg bent naar de volgende afspraak, plan je belrondes in. Dit voorkomt dat je belangrijke acties moet onthouden of opslaan in je hoofd, wat vermoeiend kan zijn en de kans vergroot dat je dingen vergeet.
Tip #3: Focus tijdens je bezoeken
Hoe lang duren je cliëntbezoeken? Zijn de gesprekken efficiënt of lopen ze vaak uit? Maak gebruik van een agenda voor elk gesprek. Aan het begin van het gesprek kun je bepalen waar de cliënt het over wil hebben en wat jouw bespreekpunten zijn. Vermeld ook de eindtijd van het gesprek (“we hebben tot 14:00 uur”). Door een duidelijke agenda op te stellen, kun je efficiënter werken en zorgen dat zowel jij als je cliënt tevreden zijn. Dit is een simpele maar doeltreffende time management strategie voor de ambulante zorg.
Tip #4: Sluit je werkdag goed af
Neem je je werk vaak mee naar huis in gedachten? Denk je thuis nog aan de taken die je bent vergeten te doen? Dit kan leiden tot stress en een onbevredigd gevoel. Daarom is het belangrijk om je werkdag goed af te sluiten. Vergelijk je werk met sport: zorg voor een goede cooling down. Neem de laatste 10 minuten van je werkdag om alles even door te lopen. Heb je een vol hoofd? Maak een takenlijst om je gedachten te ordenen en te prioriteren. Check ook je aantekeningen: moet je daar nog iets mee doen? Plan taken in je agenda en zorg dat je je werkdag afgesloten hebt voordat je naar huis gaat.
Tip #5: Energiebeheer
In de ambulante zorg draait time management niet alleen om tijd, maar ook om energie. Je dag zit vaak volgepland met afspraken, waardoor pauzes erbij inschieten. Het is belangrijk om bewust pauzes in te plannen, je lunch met aandacht te eten, en je energievreters te identificeren. Een paar tips voor beter energiemanagement:
- Plan je pauzes in je agenda.
- Neem de tijd om op adem te komen tussen afspraken door.
- Bewaar gesprekken met je leukste cliënten voor aan het eind van de dag om je energie een boost te geven.
Time Management in de Ambulante Zorg: De Belangrijkste Tips
- Wees ’s ochtends een maker en ’s middags een manager.
- Plan belrondes in en check op vaste momenten je mail.
- Werk met een agenda tijdens cliëntgesprekken.
- Sluit je dag goed af en leeg je hoofd.
- Beheer je energie en neem je pauzes.
Ondersteuning nodig?
Sinds 2005 werk ik in de jeugdzorg, eerst als mentor, later als gezinsvoogd en sinds 2011 als trainer time management en coach in het sociaal domein. Ik heb time management trainingen verzorgd voor zorgaanbieders zoals Middin, Cordaan, Pro Kino, Enver, Veilig Thuis, Jeugdbescherming West, Xtra en vele anderen. Door mijn ervaring ken ik als geen ander de werkdruk en begrijp ik hoe uitdagend het is om je tijd, aandacht en energie goed te verdelen tussen administratie, rapportage en contact met cliënten.
Heeft jouw team behoefte aan praktische time management training in het sociaal domein? Ik bied maatwerk time management coaching die aansluit bij de dagelijkse praktijk. Wil je weten wat ik voor jouw team kan betekenen? Neem gerust contact op voor een kennismakingsgesprek.
