Word je gek van je inbox? Laat je je constant afleiden door nieuwe mails? Krijg je hierdoor de concentratie van een goudvis en kom je niet aan je overige werk toe? In dit artikel krijg je van mij de allerbeste e-mail tip die ik je kan geven.
Multitasken is een mythe
Ik hoor vaak dat mensen graag non-stop bereikbaar willen zijn. Ze zijn bang dat ze iets missen en daarom staat Outlook de hele dag open. Men denkt dat men effectief is door te multitasken. Het tegendeel is echter waar. Als je bijvoorbeeld aan een document werkt en tussendoor e-mails afhandelt (of telefoontjes of je lunch), dan doe je uiteindelijk lánger over het afmaken van het document.
Slechte concentratie
Elke afleiding (inkomende e-mail) gaat ten koste van je focus en daardoor doe je langer over de taak waar je eerst mee bezig was. Een vergadering is eigenlijk maar een van de weinige taken waar een tijd aan is gekoppeld (ook al loopt het vaak uit). Waarom niet in vaste blokken je e-mail checken? De allerbeste tip die ik ooit hierover las was dit:
Check een beperkt aantal keren per dag je e-mail
Mail checken? Doe het in clusters
Het werkt zo.
- Je checkt op een paar vaste momenten van je werkdag je e-mail
- Zorg ervoor dat je in dit blok alleen je mail checkt
- Pleeg geen telefoontjes tussendoor (want dan ben je weer aan het multitasken)
- Verwerk je mail zodat alles op de juiste plaats staat (Inbox Zero)
- Als je klaar bent, dan sluit je je mailprogramma af
Hierdoor behoud je je focus en lukt het je om alle mail te verwerken.
Minder vaak je mail checken is méér focus
Van automatische piloot naar bewust mailen
Het was voor mij even wennen. Ik had een gewoonte gecreëerd om continue mijn mail te checken. Toch moet ik zeggen dat ik sneller was afgekicked dan ik had verwacht. Waarom? Het pakte enorm goed uit. Ik startte de dag met het afwerken van mijn to-do lijstje (niet meer dan 5 taken). En dit vond ik het meest bevredigend: Rond 11.00 uur was ik al klaar met belangrijkste taken! Wat een heerlijk gevoel gaf dat! Om 11 uur checkte ik dus pas voor het eerst mijn e-mail.
Handige Gmail plugin Adios
Ok, minder vaak je mail checken is makkelijker gezegd dan gedaan. Gebruik je G-mail? Probeer dan eens Adios. Dit is een handige tool die er voor zorgt dat je maar 3 x per dag je mail binnenkrijgt.
Verwachtingsmanagement is belangrijk
Het is natuurlijk heel vervelend als mensen je gaan bellen of naar je toe komen om te vragen of je die ene mail al hebt gelezen. Communiceer naar ze dat je 2x per dag je mail checkt. Je kunt zelfs een standaard autoreply tekst sturen waarin je dit aangeeft. Zet er ook gelijk de reden bij. Dat je bijvoorbeeld op deze manier veel productiever bent en een betere kwaliteit levert.
Kortom, de allerbeste e-mail tip
De kunst van e-mailen is om dit dus in blokken te doen. Bepaal voor jezelf het aantal keren dat je je mail wilt checken op een dag. Klaar bent met mailen? Sluit je mailprogramma af en ga verder met je andere taken.
