Werkmail checken op je telefoon lijkt zo handig. Je ontvangt direct notificaties bij elke binnenkomende werkmail, wat je helpt om altijd overzicht te houden en bij te blijven, toch? In dit artikel leggen we uit hoe het controleren van e-mails op je smartphone juist een negatief effect kan hebben op je productiviteit.
Even mijn werkmail checken
Stel je voor: je stapt net uit een overleg en pakt je telefoon. Je ziet dat er nieuwe e-mails zijn binnengekomen. Wat doe je? De kans is groot dat je gaat kijken. Je bent nieuwsgierig en je weet maar nooit of het belangrijk is. Je checkt de werkmail. Wat blijkt? De meeste e-mails zijn niet belangrijk, en je stopt je telefoon weer weg.
We zijn dwangmatig bezig met onze telefoons. Werkmail checken op je telefoon, waarom doen we dat? Het is lastig om notificaties te negeren. We willen non-stop op de hoogte zijn en daarom checken we de hele dag door onze smartphones. Dit heet FOMO, ofwel de fear of missing out. We zijn bang dat we iets missen, vooral als het gaat om werkgerelateerde informatie. Aan de ene kant is het handig dat we door alle apps altijd up-to-date zijn, maar al dat werkmail checken heeft meerdere keerzijden.
Werkmail checken leidt tot multitasken
Hoe vaak check je je werkmail op je telefoon tijdens een vergadering? Of misschien terwijl je aan het schrijven bent? Elke keer dat je een notificatie ontvangt van een nieuw bericht, onderbreek je je oorspronkelijke taak. Hoewel het lijkt alsof je multitaskt, blijkt uit onderzoek dat multitasking helemaal niet werkt en zelfs schadelijk is voor je productiviteit. Het zorgt ervoor dat:
- Je langer doet over de oorspronkelijke taak.
- De kans op fouten toeneemt.
- Je concentratie vermindert, vooral als je steeds je werkmail op je smartphone checkt.
Werkmail checken is dubbel werk
Zeg nou zelf, als je een belangrijke werkmail ontvangt, reageer je meteen. Als het minder belangrijk is, laat je het wachten. Het probleem met het continu checken van werkmail op je telefoon is dat je die e-mails vaak later op je laptop opnieuw ziet. Hierdoor doe je dubbel werk. Dit kost je tijd en energie, wat ten koste gaat van je efficiëntie.
Werkmail checken is een mood killer
Dit heb je vast wel eens meegemaakt: je hebt een geweldige dag, maar zodra je een werkmail op je telefoon opent, verandert je humeur. Een negatieve mail kan je productiviteit direct beïnvloeden, vooral als je deze leest terwijl je eigenlijk vrij zou moeten zijn, bijvoorbeeld op vakantie. Het is beter om werkmail checken tijdens vrije tijd helemaal te vermijden om stress en frustratie te voorkomen.
Werkmail checken geeft stress
Elke keer dat je je werkmail checkt, voelt het alsof je meer werk krijgt. Het constante gevoel van drukte door de vele verzoeken in je inbox zorgt voor onnodige stress. Hierdoor lijkt het alsof je werk nooit af is.
Werkmail checken is verslavend
Notificaties van werkmail werken als een beloning, wat zorgt voor een dopamine-kick. Hierdoor wordt het checken van werkmail op je telefoon een gewoonte en uiteindelijk een verslaving. Het is belangrijk om deze gewoonte te doorbreken. Een eenvoudige eerste stap is het verwijderen van je mail-app van je smartphone en werkmail alleen via je laptop te checken.
Wat als er iets dringend is?
Dringende e-mails bestaan eigenlijk niet. Als iets echt spoed heeft, zullen mensen bellen. Door continu je werkmail te checken, houd je de verwachting in stand dat je altijd direct beschikbaar bent. Het is effectiever om een paar keer per dag je werkmail te controleren en duidelijke grenzen te stellen, bijvoorbeeld door een out-of-officebericht in te stellen.
En als je toch bezig bent…
Het kan wennen zijn om je werkmail niet meer op je telefoon te checken, maar uiteindelijk zal dit je meer rust geven. De wereld vergaat niet als je niet direct op een e-mail reageert. Als je gewend bent aan deze nieuwe manier van werken, kun je nog verder gaan door notificaties voor social media en andere apps uit te schakelen, zodat je productiviteit niet wordt onderbroken door afleidingen.
