Werkmail checken op je telefoon
04 februari 2021 
in E-mail
6 min. leestijd

Werkmail checken op je telefoon

Werkmail checken op je telefoon. Het lijkt zo handig. Je krijgt een notificatie bij elk mailtje dat binnenkomt. Zo heb je gelijk overzicht en blijf je bij, toch? In dit artikel wordt duidelijk dat het checken van mail op je smartphone ook een averechts effect heeft op je productiviteit.

Effe mijn werkmail checken

Stel je voor. Je stapt net uit een overleg en je pakt je telefoon. Je ziet dat er nieuwe e-mailtjes zijn binnengekomen. Wat doe je? De kans is groot dat je gaat kijken. Je bent nieuwsgierig en je weet maar nooit of het belangrijk is. Je checkt de mails. Wat blijkt? De meeste mailtjes zijn niet belangrijk en je stopt je telefoon weer weg.

We zijn dwangmatig met onze telefoon bezig. Werkmail checken op je telefoon, waarom doe je dit? Zo vreemd is dat niet. Het is namelijk enorm lastig om deze notificatie (lees: prikkels) te negeren. We willen non-stop op de hoogte zijn en daarom checken we de hele dag onze telefoon. Hier is inmiddels een term voor bedacht, namelijk FOMO, the fear of missing out.  Yep, we zijn bang dat we iets missen. Aan de ene kant is het fantastisch dat we door alle apps altijd up-to-date zijn. Maar al dat checken heeft ook meerdere keerzijden.

Werkmail checken op je telefoon #1: multitasken

Hoevaak check je je mail en wat ben je dan aan het doen? Ga jij je werkmail checken op je telefoon tijdens een vergadering? Tijdens¬†het schrijven van een document? Wanneer je na een notificatie van nieuw bericht gaat kijken, dan onderbreek je waar je mee bezig bent. Je d√©nkt dat je effici√ęnt bezig bent, doordat je tussendoor even je mail checkt. Helaas, multitasking is een mythe.¬†Uit diverse onderzoeken blijkt dat multitasking niet werkt.

  • Je doet langer over de oorspronkelijke taak (waardoor je weer gaat¬†uitstellen)
  • De kans op fouten neemt toe
  • Je concentratie gaat ervan naar de knoppen

Bewaar je concentratie dus voor die ene taak waar je mee bezig bent. Dan is die taak sneller af en je levert ook betere kwaliteit.

Werkmail checken op je telefoon 3

Werkmail checken op je telefoon #2: dubbel werk

Zeg nou zelf, als je een belangrijke mail ontvangt dan reageer je gelijk. Als het minder belangrijk is, dan kan het wel wachten. Werkmail checken is iets anders verwerken. En dit is wat er gebeurt: wanneer je later je mail op je laptop checkt, dan komen die mails wéér voorbij. Dat is dus dubbel werk, omdat je er de eerste keer niets mee hebt gedaan. Dubbel werk is zonde van je tijd én energie.

Werkmail checken op je telefoon #3: mood killer

Dit heb je vast wel eens meegemaakt. Je hebt een topdag en alles gaat voor de wind. Dan krijg je een notificatie. Je gaat je werkmail checken op je telefoon. Ai, het is geen leuk bericht. Iemand geeft je ongezouten kritiek op iets wat je hebt gedaan. Dit komt nog wel eens voor bij mensen die hun werkmail bekijken op hun vakantiebestemming. Zit je lekker aan de rand van het zwembad, krijg je zo’n rotmail. De stemming slaat gelijk om. Het was beter geweest als je je werkmail niet had gechecked.

werkmail-checken-op-je-telefoon-2

Werkmail checken op je telefoon #3: stress

We versturen meestal een e-mail aan iemand als we iets willen. Dus wat staat er  allemaal in je inbox? Juist ja, verzoeken, oftewel werk. Elke keer dat je je mail checkt op je telefoon, dan krijg je er weer werk bij. Dat geeft je constant het gevoel dat je het druk hebt en dat je werk nooit af is.

Werkmail checken op je telefoon #4: verslaving

Elke notificatie van een nieuwe mail werkt als een beloning en dat geeft een kick. Die kick komt doordat ons lichaam dopamine aanmaakt wanneer we berichtjes checken. Doordat je na elke notificatie (stimulus) een beloning krijgt in de vorm van een mailtje (respons) ontstaat er een gewoonte. En deze (slechte) gewoonte werkt behoorlijk verslavend. Het is dus tijd om af te kicken. Daarom heb ik de volgende doodeenvoudige tip voor je: Verwijder je mailprogramma van je smartphone. That’s it. Mail checken? Doe dat alleen als je op je laptop werkt.

Werkmail checken op je telefoon? Kap ermee.

Wat als er iets dringend is?

Ik durf te beweren dat dringende mail niet bestaat. Als er echt nood aan de man is, dan bellen ze je wel. Als je gelijk reageert op elke mail, dan hou je die verwachting ook in stand. Het is beter om een paar keer per dag je mail te checken. Ben je een dag veel op pad voor vergaderingen, bezoeken of andere afspraken?

  • Stel je out of office in
  • Communiceer dat je vandaag buiten de deur bent en geen mail lees en beantwoord
  • Vermeld dat je binnen (bijv.) 48 uur reageert
  • Vermeld ook wat ze kunnen doen in geval van urgente zaken die echt niet kunnen wachten
  • Dat ze je dan beter kunnen bellen of dat ze contact opnemen met een collega of het secretariaat.

Als het echt spoed is dan bellen ze wel

En als je toch bezig bent…

werkmail-checken-op-je-telefoon 3

Het is even wennen, niet meer werkmail checken op je telefoon. Maar op een gegeven moment ervaar je rust. Dringende mail bestaat niet. De wereld vergaat niet als jij je mail niet gelijk checkt. Wanneer je de smaak te pakken hebt, dan kun je nog een stap verder gaan.

  • Zet de notificaties uit voor je social media
  • Demp alle geluiden en notificaties voor je Whatsapp groepen
  • Verwijder een aantal social media apps van je smartphone.
    Is het nou echt noodzakelijk dat je Facebook, Twitter, LinkedIn, Snapchat, Pinterest, Whatsapp, Instagram op je smartphone hebt? Is het ook ok als je deze media af en toe op je laptop checkt?

Succes met afkicken van werkmail checken op je telefoon. Hou in gedachten dat jij de baas bent over je concentratie en over de techniek. Jij bepaalt wanneer je informatie tot je wilt nemen, niet andersom.

Over de schrijver
In mijn time management training en coaching leer ik professionals om hun tijd, aandacht en energie beter te verdelen over de dag. Het gaat niet om meer gedaan te krijgen in minder tijd, maar om datgene af te hebben wat je jezelf had voorgenomen. Met mijn unieke HOPPA methode werken we hier samen aan, met als doel om meer voldoening uit je werkdag te halen. Neem gerust contact op voor een gratis intake.
Reactie plaatsen

Lange to do lijst?

Staan sommige taken al weken, misschien zelfs al maanden op je to do lijst? Gebruik je meerdere lijstjes en mis je daardoor het overzicht? Wil je weten hoe een slimme takenlijst er uit ziet?


Download dan gratis het e-book Toveren met je To Do Lijst. Je krijgt super praktische tips die ervoor zorgen dat je weer blij wordt van je to do lijst. Je leest: 


- waarom je bepaalde taken maar blijft uitstellen

- hoe je je to do lijst slimmer kunt inrichten

- wat de beste digitale takenmanagers zijn

Haal meer voldoening uit je werkdag met het boek HOPPA

hoppa-haal-meer-voldoening-uit-je-werkdag
cursus time management max ohlenschlager

Inspirerende time management tips in je mailbox? 

Ik schrijf regelmatig over wat ik meemaak, leer en toepas.