Werkmail checken op je telefoon lijkt zo handig. Je ontvangt direct notificaties bij elke binnenkomende e-mail, wat je helpt om altijd overzicht te houden en bij te blijven, toch? In dit artikel leggen we uit hoe het controleren van e-mails op je smartphone juist een averechts effect kan hebben op je productiviteit.
Effen mijn werkmail checken
Stel je voor: je stapt net uit een overleg en pakt je telefoon. Je ziet dat er nieuwe e-mails zijn binnengekomen. Wat doe je? De kans is groot dat je gaat kijken. Je bent nieuwsgierig en je weet maar nooit of het belangrijk is. Je checkt de mails. Wat blijkt? De meeste e-mails zijn niet belangrijk, en je stopt je telefoon weer weg.
We zijn dwangmatig bezig met onze telefoons. Werkmail checken op je telefoon, waarom doen we dat? Zo vreemd is het niet. Het is namelijk enorm lastig om deze notificaties (lees: prikkels) te negeren. We willen non-stop op de hoogte zijn en daarom checken we de hele dag door onze telefoons. Hier is inmiddels een term voor bedacht: FOMO, de fear of missing out. Yep, we zijn bang dat we iets missen. Aan de ene kant is het fantastisch dat we door alle apps altijd up-to-date zijn. Maar al dat checken heeft ook meerdere keerzijden.
Werkmail checken leidt tot multitasken
Hoe vaak check je je mail en wat ben je dan aan het doen? Check je je werkmail op je telefoon tijdens een vergadering? Of misschien tijdens het schrijven van een document? Elke keer dat je na een notificatie van een nieuw bericht gaat kijken, onderbreek je waar je mee bezig bent. Je denkt dat je efficiënt bezig bent doordat je tussendoor even je mail checkt. Helaas, multitasking is een mythe. Uit diverse onderzoeken blijkt dat multitasking niet werkt.
- Je doet langer over de oorspronkelijke taak (waardoor je weer gaat uitstellen).
- De kans op fouten neemt toe.
- Je concentratie gaat eraan.
Bewaar je concentratie dus voor die ene taak waar je mee bezig bent. Dan is die taak sneller af en lever je ook betere kwaliteit.
Werkmail checken is dubbel werk
Zeg nou zelf, als je een belangrijke mail ontvangt, reageer je meteen. Als het minder belangrijk is, kan het wel wachten. Werkmail checken is iets anders dan het verwerken ervan. En dit is wat er gebeurt: wanneer je later je mail op je laptop checkt, komen die mails weer voorbij. Dat is dus dubbel werk, omdat je er de eerste keer niets mee hebt gedaan. Dubbel werk is zonde van je tijd én energie.
Werkmail checken is een mood killer
Dit heb je vast wel eens meegemaakt: je hebt een topdag en alles gaat voor de wind. Dan krijg je een notificatie en je besluit je werkmail op je telefoon te checken. Ai, het is geen leuk bericht. Iemand geeft je ongezouten kritiek op iets wat je hebt gedaan. Dit gebeurt vaak bij mensen die hun werkmail bekijken op hun vakantiebestemming. Zit je net lekker aan de rand van het zwembad, krijg je zo’n rotmail. De stemming slaat meteen om. Het was beter geweest als je je werkmail niet had gecheckt.
Werkmail checken op je telefoon geeft stress
We versturen meestal een e-mail aan iemand als we iets willen. Dus wat staat er allemaal in je inbox? Juist ja, verzoeken, oftewel werk. Elke keer dat je je mail checkt op je telefoon, krijg je er weer werk bij. Dit geeft je constant het gevoel dat je het druk hebt en dat je werk nooit af is.
Werkmail checken is verslavend
Elke notificatie van een nieuwe mail werkt als een beloning en dat geeft een kick. Die kick ontstaat doordat ons lichaam dopamine aanmaakt wanneer we berichtjes checken. Doordat je na elke notificatie (stimulus) een beloning krijgt in de vorm van een mailtje (respons), ontstaat er een gewoonte. En deze (slechte) gewoonte werkt behoorlijk verslavend.
Het is dus tijd om af te kicken. Daarom heb ik de volgende simpele tip voor je: Verwijder je mailprogramma van je smartphone. That’s it. Mail checken? Doe dat alleen als je op je laptop werkt.Werkmail checken op je telefoon? Kap ermee.
Wat als er iets dringend is?
Ik durf te beweren dat dringende mail niet echt bestaat. Als er werkelijk nood aan de man is, zullen mensen je bellen. Door direct te reageren op elke mail, houd je die verwachting in stand. Het is effectiever om een paar keer per dag je mail te checken. Bijvoorbeeld, als je een dag vol vergaderingen, bezoeken of andere afspraken hebt
- Stel je out-of-officebericht in.
- Communiceer dat je vandaag niet beschikbaar bent en geen e-mails leest of beantwoordt.
- Vermeld dat je binnen (bijvoorbeeld) 48 uur zult reageren.
- Geef aan wat te doen in geval van urgente zaken die niet kunnen wachten: je adviseren om telefonisch contact op te nemen of contact op te nemen met een collega of het secretariaat.
Als het echt spoed is dan bellen ze wel
En als je toch bezig bent…
Het is even wennen om niet meer je werkmail op je telefoon te checken. Maar na verloop van tijd ervaar je rust. Dringende mail bestaat niet echt. De wereld vergaat niet als je je mail niet direct checkt. Als je eenmaal gewend bent aan deze nieuwe aanpak, kun je nog een stap verder gaan.
- Zet de notificaties uit voor je social media
- Demp alle geluiden en notificaties voor je Whatsapp groepen
- Verwijder een aantal social media apps van je smartphone.
Is het echt noodzakelijk om Facebook, Twitter, LinkedIn, Snapchat, Pinterest, WhatsApp en Instagram op je smartphone te hebben? Is het ook prima als je deze platforms af en toe op je laptop checkt?
Veel succes met het afkicken van het checken van werkmail op je telefoon. Onthoud dat jij de controle hebt over je concentratie en over de technologie. Jij bepaalt wanneer je informatie tot je neemt, niet andersom.
