01 februari 2021 
9 min. leestijd

Meer werk af door een betere dagindeling

Meer werk af door een betere dagindeling

Heb je moeite om ’s middags je focus te behouden? Vind je het lastig om je werk af te krijgen? Ga je aan het einde van je werkdag moe en wat ontevreden naar huis? Met de volgende tips krijg je meer werk af door een betere dagindeling.

De tijd vliegt

Waar begin jij je werkdag mee? Een gemiddelde werkdag ziet er zo uit: De kans is groot dat je eerst je e-mail checkt. Je beantwoordt wat mailtjes en je pleegt wat belletjes. Voor je het weet is het half 11 en ga je naar een afspraak of een vergadering. Vergaderingen lopen meestal uit dus als je klaar bent kun je meteen gaan lunchen. Na de lunch check je weer even je mail. Dan wil je aan dat belangrijke document werken, maar het lukt je niet. Aan het einde van de werkdag heb je misschien nog een bespreking. Daarna ga je met een vol hoofd naar huis. Je bent moe en enigszins onbevredigd. Ook al heb je zoveel gedaan, dat wat je af wilde krijgen is je niet gelukt.

Productieve dagindeling

Wil je echt meer werk af door een betere dagindeling? Ik nodig je uit om je dag anders in te richten. Verplaats taken naar de ochtend of de middag, afhankelijk van het type taak. Wat maakt dat je ’s middags een gebrek aan focus hebt? Je wilskracht en je concentratie is afgenomen. Aan het begin van je werkdag heb je nog wel wilskracht, energie en focus, maar de gouden uren worden vaak verspild aan e-mails, planning en vergaderingen. Zonde! Dit is wat je kunt doen voor de ideale dagindeling:

Dagindeling ‘ s ochtends: maker

In de ochtend heb je nog genoeg concentratie om je te focussen op een document. Je hebt nog genoeg wilskracht om dingen te bedenken. Gebruik de ochtend voor het denkwerk:
  • ontwerpen
  • schrijven
  • brainstormen
  • moeilijke dingen uitzoeken
  • research

Prioriteiten stellen lastig? Denk aan D.E.R.K.

Je zult merken dat je veel sneller je taken af hebt. Het is de kunst om je dag met de moeilijkste taak te beginnen. Dat is die taak waar je meestal geen zin in hebt, waar je tegen aan hikt. Het DERK principe biedt je een mooie ezelsbrug:

Dagindeling ’s middags: manager

Stel je voor: je bent klaar met de lunch en daarvoor heb je de rotklussen afgehandeld. Hoe zou dat voelen denk je? Ik weet uit ervaring dat dat heerlijk voelt! Nu stap je in je managersrol, omdat de middag is bestemd voor regelzaken. Denk hierbij aan
  • afspraken
  • reflectie
  • losse eindjes
  • vergaderingen
  • evaluaties
  • planning

meer werk af door betere dagindeling 1

Ja maar 

Niet iedereen kan zomaar zijn dagindeling aanpassen. Misschien zijn er vanuit het werk al vaste afspraken gemaakt. Wat ik vaak hoor: 
  • Ja maar, we vergaderen in de ochtend
  • Ja maar, 's ochtends hebben we inloopspreekuur
  • Ja maar, 's ochtends hebben we telefonisch spreekuur

Het is lastig om deze bestaande structuur even om te gooien, maar het is niet onmogelijk. Waarom zou je willen vasthouden aan een structuur waarvan jij en je collega's het toch niet efficiënt en / of effectief vinden? 

Ik coachte iemand die ook bezwaren zag. Hij had namelijk 1 x per week in de ochtend een werkoverleg met zijn leidinggevende. Ik heb voorgesteld om dit naar de middag te verplaatsen, zodat hij de ochtend kon gebruiken om lastige documenten te lezen en te schrijven. Tijdens het daaropvolgende gesprek zei hij dat hij nu 's middags het werkoverleg had. En guess what? Zijn leidinggevende vond het ook veel fijner!

Laat je dus niet beperken door vaste structuren. Heroverweeg het, bespreek het met je leidinggevende en zet het op de agenda. Onderschat nooit je cirkel van invloed

Beste dagindeling voor betere resultaten

Ga de uitdaging aan en gooi het roer om. Denk aan DERK, doe het schrijf- en tikwerk in de ochtend. Bewaar de vergaderingen en de regelzaken voor de middag. Verplaats het regelwerk naar de middag en bewaar de ochtend voor het denk en maakwerk. Wees bewust van je gouden uren en begin je dag met de rotklus. Je krijgt gegarandeerd meer werk af door een betere dagindeling.
Over de schrijver
In mijn time management training en coaching leer ik professionals om hun tijd, aandacht en energie beter te verdelen over de dag. Het gaat niet om meer gedaan te krijgen in minder tijd, maar om datgene af te hebben wat je jezelf had voorgenomen. Met mijn unieke HOPPA methode werken we hier samen aan, met als doel om meer voldoening uit je werkdag te halen. Neem gerust contact op voor een gratis intake.
Reactie plaatsen

FOCUS F1RST
online groepscoaching

Wekelijke online bijeenkomsten én toegang tot community en e-learning

Lange to do lijst?

Staan sommige taken al weken, misschien zelfs al maanden op je to do lijst? Gebruik je meerdere lijstjes en mis je daardoor het overzicht? Wil je weten hoe een slimme takenlijst er uit ziet?


Download dan gratis het e-book Toveren met je To Do Lijst. Je krijgt super praktische tips die ervoor zorgen dat je weer blij wordt van je to do lijst. Je leest: 


- waarom je bepaalde taken maar blijft uitstellen

- hoe je je to do lijst slimmer kunt inrichten

- wat de beste digitale takenmanagers zijn

Haal meer voldoening uit je werkdag met het boek HOPPA

hoppa-haal-meer-voldoening-uit-je-werkdag
cursus time management max ohlenschlager

Inspirerende time management tips in je mailbox? 

Ik schrijf regelmatig over wat ik meemaak, leer en toepas.