Prioriteiten stellen blijft voor velen een uitdaging. Blijft het werk zich maar opstapelen? Word je to-do lijst alleen maar langer? Het werk blijft maar binnenstromen en je komt niet of nauwelijks toe aan die andere projecten. Wil je echt productiever worden? Dit artikel gaat over wat je jezelf bij elke taak moet afvragen om je time management te verbeteren.
Brandjes blussen
Je hebt het al druk genoeg. Elk verzoek dat er dagelijks bijkomt vult je mailbox, je bureau en je hoofd. Tijdens een vergadering krijg je er wéér een taak bij voor op je to-do lijst. Soms is het echt van belang om even op de rem te trappen en kritisch te zijn. Want als je alles aanpakt en oppakt, dan krijg je een enorm lange to-do lijst. Soms wordt werkdruk wel eens vergeleken met drinken uit een brandkraan. Het is onmogelijk.
Het meeste werk dat binnenkomt moet gewoon gedaan worden. Maar niet alles! Hier valt echt winst te behalen. Het gaat erom dat je kritisch bent over wat je wel en niet gaat oppakken. Dat betekent dus ook nee zeggen tegen bepaalde taken, een belangrijke stap in goed prioriteiten stellen. En dat vinden we lastig. Dit is wat je jezelf bij elke taak moet afvragen: Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Is dat het? Yep! Dit is wat je jezelf bij elke taak moet afvragen. Het is een training in time management in één zin. Je kunt namelijk op elk woord de klemtoon leggen. Laten we eerst eens kijken naar MOETEN.
MOET ik dit nu doen?
Vraag jezelf af of er écht sprake is van moeten. Heb je een keuze en mag je ook ‘nee’ zeggen? Behoort het verzoek wel tot je takenpakket? Durf door te vragen als iets moet. Wie bepaalt of iets moet? Is dat een harde afspraak of een ongeschreven regel? Bij twijfel kun je de vraag stellen: ”Waar staat dat?” Wees er van bewust wat tot jouw takenpakket hoort en wat niet. Dit is essentieel om de werkdruk beheersbaar te houden.
Moet IK dit nu doen?
Ben jij de persoon die deze taak moet doen? Nogmaals, behoort het verzoek wel tot jouw takenpakket? Of kan het beter door iemand anders worden gedaan? Kan degene die het aan je vraagt de taak niet beter zelf doen? Moet jij andermans problemen oplossen omdat hij of zij zijn zaken niet goed regelt? Het is van belang dat je jezelf dit soort vragen stelt. Als je het verzoek accepteert, dan krijg je het nog drukker in je hoofd en wordt je to-do lijst nog langer. Dit soort vragen helpen je beter te prioriteren en te focussen op je eigen productiviteit.
Wat ook vaak voorkomt, is dat men een verzoek bij jou neerlegt omdat ze dat gewend zijn. Je deed daar nooit echt moeilijk over (ook al dacht je wellicht iets anders). Wat heeft die persoon er zelf eigenlijk al aan gedaan? Wees kritisch en neem de taak niet gelijk over. Doorbreek het patroon van ja zeggen en zeg vaker nee. Vaker nee zeggen gaat je mega helpen in productiever worden. Hoe vaker je nee zegt, des te beter je wordt in prioriteiten stellen. Delegeer waar nodig en zorg ervoor dat je helder hebt wie de probleemeigenaar is.
Door NEE te zeggen tegen iemand, zeg je JA tegen jezelf.
Dit moet IK niet doen, maar iemand anders
Moet ik DIT nu doen?
Op het moment dat iemand met een verzoek komt, ben je waarschijnlijk met iets anders bezig. Dus je moet afwegen of je jouw huidige taak gaat inruilen voor de nieuwe taak. Daarom is het belangrijk dat je helder hebt wat het verzoek precies inhoudt. Waar gaat ‘het’ precies om? Zorg dat het helder is wat er wordt gevraagd, zodat je niet meer doet dan nodig is. Ga de vraag niet interpreteren, maar stel gewoon de vraag: ‘Wat bedoel je precies?’ Wanneer iemand lang van stof is, probeer deze persoon dan samen te vatten. ‘Dus als ik het goed begrijp, dan verwacht je van mij dat ik ….?’
Tip: Vat iemand samen zodat je precies weet wat er van je wordt verwacht.
Moet ik dit NU doen?
Je krijgt een mail binnen met een rood uitroepteken. Deze afzender denkt dat hij blijkbaar goed is in prioriteiten stellen. Maar heeft zijn mail wel echt prioriteit? Wees kritisch als er wordt gestrooid met woorden als crisis, spoed en prioriteit. Vraag wanneer de taak af moet zijn en wat er precies van jou wordt verwacht. De kans is groot dat je bezig bent met iets op het moment dat je zo’n spoedverzoek binnenkrijgt. Laat jezelf niet afleiden en gek maken. Stel jezelf de vraag wat er gebeurt als je het niet gelijk oppakt. Uit de praktijk blijkt dat het 9 van de 10 keer echt niet dringend is. Trouwens, dringende mail bestaat sowieso al niet. Als het echt urgent is, dan bellen ze wel.
Moet ik dit nu DOEN?
En dan de laatste, en dit is een aparte. Soms hoef je gewoon niets te doen. Iemand stuurt jou een mail ter info of ter kennisgeving. Ter info is ter info. Soms gaan mensen dan alsnog reageren op de mail. Zonde van je tijd en energie, en het kan frustratie opleveren bij de ontvanger.
Samenvatting
Het artikel "Wat je jezelf bij elke taak moet afvragen" biedt een praktische methode om beter prioriteiten te stellen en productiever te worden. Het benadrukt het belang van kritisch nadenken over nieuwe taken door jezelf telkens de vraag te stellen: "Moet ik dit nu doen?" Het artikel bespreekt vier variaties van deze vraag om bewust te kiezen welke taken je oppakt en wanneer:
1) Is deze taak echt noodzakelijk?
2) Ben ik de juiste persoon om dit te doen?
3) Is deze taak op dit moment belangrijk?
4) Moet ik überhaupt iets doen?
Door deze vragen toe te passen, kun je de werkdruk beter beheersen, vaker nee zeggen en zo efficiënter werken.
