Ben jij iemand die te veel hooi op zijn vork neemt?
Komt dat doordat je je te verantwoordelijk voelt? Een te groot verantwoordelijkheidsgevoel werkt als een magneet. Voor je het weet, trek je allerlei taken en andermans problemen aan. Dat levert jou als probleemeigenaar alleen maar meer werk en stress op. In dit artikel krijg je praktische time management tips om de grip op je werk te houden en burn-out te voorkomen.
Heb je ff?
Je reageert op elk belletje of appje, schuift aan bij vele overleggen en wil altijd op de hoogte blijven. Je bent een super collega want je bent bereikbaar, beschikbaar en lost problemen op. Het nadeel? De hoeveelheid werk en stress neemt alleen maar toe. Het hoort bij je werk om vragen te beantwoorden, maar wanneer dit constant gebeurt, kan dat jouw time management flink verstoren. Uiteindelijk kost het je concentratie, en de taken op je to-do-lijst blijven liggen.
Wat is een probleemeigenaar?
Een probleemeigenaar is iemand die steeds de verantwoordelijkheid over andermans taken of problemen op zich neemt. Hierdoor kan je werkdruk snel toenemen, wat kan leiden tot vermoeidheid en zelfs burn-out. Hoe komt het zover dat je al deze taken op je schouders neemt?
Wie is de probleemeigenaar?
Waarschijnlijk heb je dit gedrag onbewust beloond. Door andermans problemen te blijven oplossen, blijven ze naar jou toe komen. Dit patroon vergroot de werkdruk en legt de verantwoordelijkheid van anderen bij jou neer. Dit kan uiteindelijk resulteren in stress en burn-out.
Probleemeigenaar 1: De pleaser
Misschien ben je een pleaser en vind je het lastig om nee te zeggen. Dan is het niet verwonderlijk dat je to-do-lijst, en daarmee je werkdruk, alleen maar groter wordt.
Probleemeigenaar 2: De micromanager
Als micromanager wil je alles monitoren en controleren. Dit zorgt ervoor dat je veel extra werk op je bord krijgt, wat je time management bemoeilijkt en de kans op stress vergroot.
Probleemeigenaar 3: De FOMO-sapiens
Ben je bang om iets te missen? Dan check je waarschijnlijk constant je telefoon of mail. Deze FOMO (Fear Of Missing Out) kan je afleiden van je eigen werk, wat je productiviteit én je tijdmanagement schaadt.
Probleemeigenaar 4: De perfectionist
Als perfectionist wil je alles zelf doen, omdat je denkt dat niemand het zo goed kan als jij. Dit legt een enorme druk op jezelf en maakt je to-do-lijst eindeloos.
Probleemeigenaar 5: De redder in nood
Ben jij altijd degene die het werk van anderen overneemt omdat je bang bent dat het anders niet gebeurt? Dit gedrag draagt niet alleen bij aan jouw eigen werkdruk, maar ook aan de afhankelijkheid van anderen.
Bemoei je met je eigen zaken
Voordat je ja zegt tegen een nieuwe taak, vraag jezelf af: "Ben ik de probleemeigenaar?" Door nee te durven zeggen en werk te delegeren, houd je meer tijd over voor jouw belangrijkste taken en voorkom je dat je overbelast raakt. Zorg ervoor dat je de aap op de juiste schouder laat zitten.
Waar ben ik niét verantwoordelijk voor?
Als iemand iets aan jou vraagt en jij ‘gaat het uitzoeken’, dan ben jij de probleem-eigenaar geworden’. (Het aapje zit nu op jouw schouder). In sporttermen: de bal ligt bij jou. Vraag daarom eerst door wanneer iemand weer met een verzoek komt. Jij bent niet altijd de verantwoordelijke. Er is een super krachtige vraag die je jezelf bij een verzoek kunt stellen: Moet ik dit nu doen? Het mooie van deze vraag is dat je bij elk woord de klemtoon kunt zetten.
MOET ik dit nu doen?
Moet het écht of is het meer de wens van iemand? Heb je hierin een keus? Wat gebeurt er als je het niet doet?
Moet IK dit nu doen?
Ben jij degene die de taak moet afhandelen? Hoort dit wel bij jouw functie? Of ben je dan andermans werk aan het doen? Laat men jou niet de probleemeigenaar maken als het niet jouw probleem is. Wat doe je als je een portemonnee op straat vindt? Juist ja, die geef je terug aan de rechtmatige eigenaar. Zo is het ook met taken van een ander. Geef ze terug.
Moet ik DIT nu doen?
Durf kritisch te zijn. Wat wordt er nu precies aan je gevraagd? Durf door te vragen en neem niet klakkeloos het werk aan. En wees er bewust van dat je bij een verzoek je huidige taak verruilt voor een andere taak. Je weet wat ze vroeger zeiden over ruilen. Yep, van ruilen komt huilen. Zorg er dus voor dat het de moeite waard is om je tijd, aandacht en energie aan de nieuwe taak te besteden.
Moet ik dit NU doen?
Je kent het gezegde: de soep wordt niet zo heet gegeten als dat die wordt opgediend. Het verzoek wordt misschien als urgent bij je neer gelegd, maar 9 van de 10 keer is het helemaal geen spoed. Nog erger is het als JIJ moet rennen omdat iemand anders niet kan plannen. Laat je neit gek maken door uitroeptekens, hoofdletters en SPOED SPOED SPOED in de onderwerpregel van een e-mail. Wees kritisch en check wanneer het écht af moet zijn.
Moet ik dit nu DOEN?
Maak het onderscheid tussen informatie en actie. Wanneer iemand iets bij jou neerlegt ter info, dan is het aan jou om te bepalen of je er iets mee doet.
Omgaan met verantwoordelijkheid
Verantwoordelijkheid dragen is belangrijk, maar te veel verantwoordelijkheid kan leiden tot stress, uitputting en zelfs een burn-out. Wanneer jij alle taken van anderen op je neemt, krijgen zij de kans niet om te groeien. Zorg ervoor dat iedereen verantwoordelijk blijft voor zijn of haar eigen werk.
Zorg goed voor jezelf
Over-verantwoordelijke mensen zijn vaak harde werkers, maar lopen een groot risico op burn-out door de constante druk en het gebrek aan tijd voor zichzelf. Je energie, aandacht en tijd zijn beperkt. Zonder balans tussen werk en privé loop je het risico op fysieke klachten, slecht slapen en langdurige uitputting.
