Wie is de probleemeigenaar?

Ben jij iemand die te veel hooi op zijn vork neemt? Komt dat doordat je je te verantwoordelijk voelt? Een te groot verantwoordelijkheidsgevoel werkt als een magneet. Voor je het weet trek je allerlei taken en andermans problemen aan. Dat levert jou als probleemeigenaar alleen maar meer werk op. In dit artikel krijg je praktische time management tips om de grip op het werk te houden.

Heb je ff?

Je reageert op elk belletje of appje, schuift aan bij vele overleggen en wil te allen tijde op de hoogte blijven. Je bent een super collega want je bent bereikbaar, beschikbaar en je lost problemen op. Het nadeel: de hoeveelheid werk neemt alleen maar toe. Het hoort bij je werk om vragen te beantwoorden. Het wordt een probleem wanneer dit aan de lopende band gebeurt, op momenten dat het jou niet uitkomt. Zo erg dat jij je niet meer kunt concentreren. Je komt geen moment meer in de flow en je komt niet toe aan het werk dat op jouw to-do-lijstje staat. Mensen blijven je maar lastig vallen met kleine ad hoc verzoeken. Het vreemde is, ook al komt het je niet goed uit, je staat de persoon toch te woord.

Probleemeigenaar betekenis

Wat is een probleemeigenaar? Wanneer je teveel verantwoordelijkheid op je neemt in het werk (of in het dagelijks leven), dan kan het op een gegeven moment allemaal teveel worden. Iedereen legt zijn problemen bij je neer en er wordt verwacht dat jij het oplost. Op een gegeven moment ben jij voor van alles en nog wat de probleemeigenaar geworden. Hoe is dit toch zo gekomen?

Blijkbaar heb je dit gedrag beloond. Wat ik hiermee bedoel is het volgende. Als iemand iets bij jou neerlegt en jij pakt het op, dan denkt die ander: ‘Zo, dat is ook weer opgelost.’ Bij een volgend probleem weten ze je weer te vinden. Zo ontstaat er een patroon. Door altijd voor iedereen klaar te staan beloon je het gedrag van de ander (namelijk: problemen bij jou neerleggen). Als het gedrag werkt, dan blijven ze dat doen. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Waarom zou iemand zelf nadenken als de ander het toch wel oplost? Waarom geven we toe? Dit kan meerdere oorzaken hebben:

Probleemeigenaar 1: de pleaser

Probleemeigenaar 2: de micro manager

Probleemeigenaar 3: de FOMO sapiens

Probleemeigenaar 4: de perfectionist

Deze persoon lijkt op de micro manager, maar doet dat meer omdat die perfectionistisch is. Veelgehoorde opmerking: “ik kan het maar beter zelf doen, want dan weet ik dat het tenminste (goed) gebeurt.” Dit is lastig voor de andere collega’s die dat niet zijn. Het werk dat zij leveren is vaak niet goed genoeg. Je kunt je voorstellen dat dat niet fijn is voor het zelfvertrouwen van je collega’s. Het motiveert ze niet. Ze leveren half werk af, want ze weten dat jij toch wel de puntjes op de i gaat zetten. Lekker makkelijk. En jij maar ploeteren.

Probleemeigenaar 5: de redder in nood

Redders trekken werk naar zich toe. Ze staan open voor een ander en vinden het niet erg om extra werk op zich te nemen. Veelgehoorde opmerking: “Als ik het niet doe, wie doet het dan?” Als jij elke keer degene bent die de kastanjes uit het vuur haalt, dan raken anderen daaraan gewend. Je beloont dan in feite hun gedrag (werk bij jou neerleggen). En wat nou als jij eens gewoon op je handen blijft zitten en het werk niet uitvoert? Wat nou als het werk niet gebeurt? Wie is daar dan verantwoordelijk voor? Jij, je leidinggevende of de organisatie waar je voor werkt?

Probleemeigenaar synoniem

Als iemand jou probleemeigenaar maakt van een taak, dan heb je daarmee ook de verantwoordelijkheid. Zie elke taak als een aapje. Als jij van iemand een taak overneemt, dan springt de aap van zijn naar jouw schouder. De metafoor van een taak als aapje komt van William Oncken Jr. Hij schreef een artikel over monkey management in de Harvard Business Review in 1974. De volgende keer dat iemand de verantwoordelijkheid bij je neerlegt, wees dan kritisch. Ga je dit aapje accepteren of niet? Met andere woorden: wie is de eigenaar van dit probleem?

Moet Ik Dit Nu Doen?

Als iemand iets aan jou vraagt en jij ‘gaat het uitzoeken’, dan ben jij de probleem-eigenaar geworden’. (Het aapje zit nu op jouw schouder). In sporttermen: de bal ligt bij jou. Vraag daarom eerst door wanneer iemand weer met een verzoek komt. Er is een super krachtige vraag die je jezelf bij een verzoek kunt stellen: Moet ik dit nu doen? Het mooie van deze vraag is dat je bij elk woord de klemtoon kunt zetten.

MOET ik dit nu doen?

Moet het echt of is het meer de wens van iemand? Heb je hierin een keus? Wat gebeurt er als je het niet doet?

Moet IK dit nu doen?

Ben jij degene die de taak moet afhandelen? Hoort dit wel bij jouw functie? Of ben je dan andermans werk aan het doen? Laat men jou niet de probleemeigenaar maken als het niet jouw probleem is. Wat doe je als je een portemonnee op straat vindt? Juist ja, die geef je terug aan de rechtmatige eigenaar. Zo is het ook met taken van een ander. Geef ze terug.

Moet ik DIT nu doen?

Durf kritisch te zijn. Wat wordt er nu precies aan je gevraagd? Durf door te vragen en neem niet klakkeloos het werk aan. En weer er bewust van dat je bij een verzoek je huidige taak verruilt voor een andere taak. En je weet wat ze vroeger zeiden over ruilen. Yep, van ruilen komt huilen. Zorg er dus voor dat het de moeite waard is om je tijd, aandacht en energie aan te besteden.

Moet ik dit NU doen?

Het verzoek wordt misschien als urgent bij je neer gelegd, maar 9 van de 10 keer is het helemaal geen spoed. Vraag hierop door en check wanneer het écht af moet zijn.

Moet ik dit nu DOEN?

Maak het onderscheid tussen informatie en actie. Wanneer iemand iets bij jou neerlegt ter info, dan is het aan jou om te bepalen of je er iets mee doet.

Je bent Atlas niet, dus je hoeft niet álles te dragen

Omgaan met verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid dragen is belangrijk, maar teveel verantwoordelijkheid is vermoeiend en daar loop je uiteindelijk op leeg. Je bent geen Atlas en je hoeft de wereld niet op je schouders te dragen. Wanneer jij werk uit handen neemt van anderen, dan kan die persoon zich niet verder ontwikkelen. Probeer eigenaarschap te stimuleren. Iedereen is en blijft verantwoordelijk voor zijn eigen werkzaamheden. Zo ontstaat er een win win situatie.

Zorg goed voor jezelf

Mensen die oververantwoordelijk zijn, dat zijn de beste collega's die je je maar kunt wensen. Het zijn harde werkers, lopen zich de benen uit het lijf en staan altijd bereikbaar en beschikbaar. Je bent een topper! Alleen, je zorgt niet zo goed voor jezelf. Je pauzes schieten er bij in en je maakt stelselmatig meer uren dan dat de bedoeling is. Dit kan leiden tot stress, fysieke klachten, slecht slapen en uiteindelijk kun je overspannen raken of in een burn out belanden. Je kunt je tijd, aandacht en energie maar 1 x uitgeven. Dus als je alles in je werk steekt, dan ga je offers maken in je prive leven. Geen quality time met je partner en kids omdat je gesloopt bent na een werkdag. De sportschool skip je want daar ben je te moe voor et cetera. Daarom is het van belang dat je je werk zo goed als mogelijk op jouw voorwaarden kunt uitvoeren.

Bemoei je met je eigen zaken

Jij bent niet meer reactief bezig met het oplossen van andermans problemen. Je houdt meer tijd over om je te richten op jouw core business. Kortom, voordat je JA zegt tegen een taak, sta er dan eerst even bewust bij stil en vraag jezelf af wie de probleemeigenaar is. Durf te delegeren, zeg vaker nee en last but not least…bemoei je met je eigen zaken. Laat die aap lekker zitten waar die hoort te zitten.

Max Ohlenschlager

Website

In mijn time management training en coaching leer ik professionals om hun tijd, aandacht en energie beter te verdelen over de dag. Het gaat niet om meer gedaan te krijgen in minder tijd, maar om datgene af te hebben wat je jezelf had voorgenomen. Met mijn unieke HOPPA methode werken we hier samen aan, met als doel om meer voldoening uit je werkdag te halen. Neem gerust contact op voor een gratis intake.