Help, mijn cliënt komt weer niet opdagen (8 praktische tips)
13 min. leestijd

Help, mijn cliënt komt weer niet opdagen (8 praktische tips)

Je cliënt komt weer niet opdagen? Komt je cliënt regelmatig te laat op de afspraak? In dit artikel krijg je praktische tips om er voor te zorgen dat dat je afspraak wél doorgaat én dat de persoon op tijd is.

Niet opdagen afspraak

Je hebt tijd en energie gestoken in het maken van de afspraak. Jij houdt er rekening mee gedurende de dag: je stemt je planning er op af en je zorgt er voor dat je op tijd bent voor de afspraak. Dan is het heel vervelend wanneer de cliënt niet komt opdagen. Het is prettig als de cliënt in ieder geval wel op tijd afmeldt. Ok, bij no show gaat je afspraak niet door, maar dan kun je weer verder met iets anders. Het is frustrerend wanneer cliënten niet komen opdagen en niets van zich laat horen. Het is nog frustrerender wanneer je de persoon ook niet te pakken kan krijgen via de telefoon of appjes.

Zet de afspraak in de agenda

Als je een afspraak maakt en je zet hem in je digitale agenda, deel de afspraak dan met de andere persoon. Hiervoor heb je uiteraard wel zijn of haar mail adres nodig. Daarbij is het handig dat je bij de afspraak ook een reminder instelt. Op welke tijd stel je de reminder in? Dat hangt er vanaf van hoeveel reistijd de andere persoon heeft.

Stel een reminder in bij belafspraken

Het is niet fijn om de hele dag gebeld te worden als je bezig bent met andere werkzaamheden. Dan ga je multitasken en dan doe je uiteindelijk langer over de oorspronkelijke taak. Je kunt dit voor een gedeelte organiseren door pro actief belafspraken te maken. Deze zet ik ook in de agenda. Voorheen kon ik een belafspraak nog wel eens vergeten, omdat je hiervoor niet op pad hoeft. Als ik een belafspraak in mijn agenda zet, dan nodig ik de persoon uit voor de afspraak (zie hierboven) en ik stel een reminder in van 10 minuten. 10 minuten werkt voor mij prettig.  Je hebt dan allebei nog genoeg tijd om jezelf voor te bereiden (spullen pakken, kop thee zetten, wc bezoek).

client-komt-weer-niet-opdagen-whatsapp

Stuur reminders via Whatsapp

Als ik een afspraak maak met een andere persoon en ik weet niet 100% zeker of de ander zijn afspraken goed noteert of verwerkt dan stuur ik de persoon altijd een WhatsApp bericht. Hierin zet ik simpelweg wat we hebben afgesproken en wanneer / hoe laat we elkaar de volgende keer weer afspreken. Dan ben je er in ieder geval van overtuigd dat de andere persoon terug kan vinden wanneer de afspraak is gepland. Sommige cliënten leven van dag tot dag en kijken niet ver vooruit. Het kan daarom helpen om ze op de dag zelf nog een keer een herinnering te sturen via de mail of WhatsApp. Zorg dat de toon mild is. Ga niet met hoofdletters en uitroeptekens werken. Het is beter dat je iemand een eenvoudige herinnering stuurt.

Hi Jason, een kleine herinnering. Vanmiddag zien we elkaar om 15.00 uur. We spreken af op kantoor. Tot straks! Groet, Max

Verwachtingsmanagement

Wanneer je een traject aangaat met een cliënt is het erg belangrijk om jouw verwachtingen uit te spreken van het traject maar ook de verwachtingen van de ander. Het is logisch dat je cliënt gedurende het traject een motivatiedipje krijgt of zelfs een terugval heeft. Dit is normaal. Het kan je daarom enorm helpen om aan het begin van het traject alvast een eventuele terugval bespreekbaar te maken zodat de ander weet dat het normaal is. Het zou heel goed kunnen dat de ander zich bezwaard voelt om zich af te melden omdat die het lastig vindt om zich te verwoorden. Er kan schaamte in het spel zijn, waardoor iemand een conflict het liefst vermijdt. Het kan daarom helpen om aan het begin van het traject dit al bespreekbaar te maken en dat je met de cliënt afstemt wat je gaat doen als de persoon een terugval of een motivatiedipje krijgt.

Onwil of onmacht?

Help, mijn cliënt komt wéér niet opdagen! Hoe komt dat nou toch? Je hebt duidelijk gecommuniceerd dus daar kan het niet aan liggen. Misschien speelt er iets anders. Is de cliënt niet gemotiveerd of is er sprake van onmacht? Vergeet niet dat plannen en prioriteiten stellen voor velen complexe vaardigheden zijn, ook wel bekend als executieve functies. Het zou kunnen helpen om de dagelijkse gang van zaken met de cliënt door te nemen. Wat doet de persoon als er een afspraak komt? Hoe bereidt die zich voor? Waar worden afspraken genoteerd? Misschien heeft de cliënt vaker problemen met op tijd komen. Het is ook interessant om uit te zoeken wanneer die persoon wél komt opdagen en wél op tijd is.

client-komt-weer-niet-opdagen-feedback

Komt de persoon herhaaldelijk te laat?

Laten we zeggen dat je van alles hebt geprobeerd om de persoon te motiveren en om duidelijke afspraken te maken. Dan kan het nog steeds voorkomen dat cliënten niet (of te laat) ten tonele verschijnen. Als je op deze manier doorgaat dan wordt het gedrag van de cliënt beloond. Wat doet het met jou? Voel je irritatie? Merk je dat jouw motivatie afneemt bij deze cliënt? Dat wil je niet. Het wordt dan tijd om de cliënt feedback te geven. Tijdens dit gesprek kun je de volgende punten bespreken:

  • Hou het bij de feiten
    Het is nu de 3de keer dat je te laat bent op de afspraak.
  • Benoem gevoel en gevolg
    Dit vind ik vervelend, want hierdoor krijg ik het gevoel dat ik niet serieus word genomen en het belemmert het traject.
  • Geef je grens aan
    Dat wil ik niet.
  • Biedt de cliënt een keuze
    Ik geef je de keuze: Als je te laat blijft komen of niet op komt dagen, dan beëindig ik het traject. Of je komt op tijd en dan kunnen we traject succesvol afronden.

Niet gemotiveerd

Soms is een cliënt niet meer gemotiveerd voor een traject. Misschien snapt de client niet goed wat de bedoeling is van het traject, of waar je naar toe gaat werken. Heb je doelen moeten stellen aan het begin? Pak die er nog eens bij. Zijn dat doelen waar de cliënt achter staat? Zo niet, dan is het vaak trekken aan een dood paard en dan is het niet verwonderlijk dat iemand niet op komt dagen. Verplaats je in de ander. Wat is de meerwaarde van de cliënt om met jou af te spreken? Wat valt er voor de cliënt te halen? Onderstreep dat tijdens je gesprek. Spreek sámen af wat je de vólgende keer gaat bespreken en waarom dat belangrijk is. Hiermee vergroot je de intrinsieke motivatie van de cliënt.

Zorg dat je altijd werk bij je hebt

Ik moet eerlijk zijn, soms komt het me zelfs goed uit als een cliënt niet komt opdagen en de afspraak niet doorgaat. Je hebt direct weer een uur voor jezelf. Dan is het natuurlijk wel van belang dat je iets te doen hebt, want anders heb je het gevoel dat je je tijd zit te verdoen. Zorg er daarom voor dat je altijd wat werk bij je hebt. Je hebt nu tijd om dat ene verslag af te maken, mails te verwerken of om wat belletjes te plegen.

Over de schrijver
In mijn time management training en coaching leer ik zorgprofessionals om hun tijd, aandacht en energie beter te verdelen over de dag. Het gaat niet om meer gedaan te krijgen in minder tijd, maar om datgene af te hebben wat je jezelf had voorgenomen. Met mijn unieke HOPPA methode werken we hier samen aan, met als doel om meer voldoening uit je werkdag te halen. Neem gerust contact op voor een gratis intake.
Reactie plaatsen
arrow_drop_up arrow_drop_down