Je agenda zit vol afspraken en je bezoekt elke week meerdere scholen. Het is voor jou als schoolmaatschappelijk werker een enorme uitdaging om het overzicht te behouden omdat je zo vaak moet schakelen. Dit artikel biedt time management voor schoolmaatschappelijk werkers. Je krijgt praktische tips die ervoor zorgen dat je niet meer achter de feiten loopt en dat je meer voldoening uit je werkdag haalt.
Claim je tijd
Als jij je agenda van tevoren niet goed inricht dan gaan anderen dat voor je doen.
Tijd is geld
Je kunt tijd ook vergelijken met geld: Als schoolmaatschappelijk werker geef al je geld uit aan andere mensen. Wat ze overhouden, krijg je terug. Met het wisselgeld heb je het dan maar te doen. Dit is de reden waarom lastige of vervelende klussen blijven liggen. We zetten dit soort taken wel op onze to-do lijst, maar we doen ze niet omdat het niet alleen tijd kost, maar ook concentratie. Een werkplan is bijvoorbeeld niet iets wat je tussen de bedrijven door doet. Je zult er van tevoren over na moeten denken en het een plek geven in je agenda. Je weet hoe het gaat. Als je over 20 minuten een volgend overleg hebt, dan ga je niet meer zo’n concentratieklus oppakken. Vaak vullen we dit soort korte momenten met een belletje het checken van WhatsApp of het verwerken van e-mail.
Bereikbaarheid is niet hetzelfde als beschikbaarheid
Stel je voor: een leraar of intern begeleider loopt op je af, omdat je bereikbaar bent, maar misschien ben je op dat moment wel bezig met het opstellen van een document die jou opperste concentratie vergt. Je bent dus wel bereikbaar, maar op dat moment niet beschikbaar. Het kan ook helpen om oordoppen in te doen en te luisteren naar concentratiemuziek. Je collega ziet dat je bezig bent en hoort niet de omgevingsgeluiden terwijl je aan je document werkt.
Plan je prioriteiten
Bij time management voor schoolmaatschappelijk werkers zou het mooi zijn dat je van tevoren tijd hebt gereserveerd om aan een werkplan te beginnen. Dit is een afspraak die je met jezelf hebt gemaakt. Als er dan iemand op je afstapt met een verzoek, dan heb je het recht om dat verzoek te parkeren want jij hebt eerder tijd vrijgemaakt om je werkplan af te maken. Het verzoek zal dan dus eventjes moeten wachten, tenzij het echt spoed is (maar dat is het zelden…).
Vaak lossen problemen zich meestal ook wel vanzelf op, omdat ze jou op dat moment niet de probleemeigenaar kunnen maken. Als je niet je beschikbaarheid bewaakt, dan leg je elke keer je werk neer om bezig te zijn met het afhandelen van verzoekjes. Je merkt dan dat je aan het einde van de dag 100 dingen hebt gedaan, maar je weet eigenlijk niet meer wát je hebt gedaan. En datgene wat je jezelf had voorgenomen om te doen heb je (weer) niet af en schuif je (weer) door naar de volgende dag.
Sluit je werkdag goed af
Hoe sluit je je werkdag af? Gehaast, gejaagd? Wat ik vaak hoor is dat schoolmaatschappelijk werkers tot de laatste minuten van de werkdag nog met van alles en nog wat druk bezig zijn en dan snel de laptop dichtklappen. Je werkdag is dan voorbij, maar in je hoofd gaat het werk nog gewoon door. Dat komt omdat je je werkdag niet lekker hebt afgesloten. Er zitten nog teveel losse eindjes in je hoofd. Het is niet lekker om je werk mee naar huis te nemen, tenzij je aan het thuiswerken bent. Je wilt het liefste je werk op je werk laten, zodat je je dag lekker afsluit.
Cooling down
Zie je werk als sport. Tijdens sport doe je aan een warming-up en een cooling down. Op het werk doen we dit niet. Schoolmaatschappelijk werkers knallen door in de hoogste versnelling totdat de werkdag erop zit. Probeer aan het eind van je werkdag ook een cooling down te doen. Figuurlijk gesproken dan, je hoeft niet te gaan stretchen als je bent uitgelogd. Wat enorm kan helpen is dat je de laatste 10 minuutjes van je werkdag gebruikt om goed af te sluiten. Het is belangrijk dat je in die laatste 10 minuten niet nieuw werk meer gaat doen. Je gaat niet nog een keer je mail checken; je gaat niet nog effe snel een belletje plegen; je gaat niet een begin maken aan een nieuw document. Je hebt de hele dag al hard genoeg gewerkt en je hebt meer dan genoeg mensen te woord gestaan. Het is tijd om de winkel te sluiten en de kassa op te maken.
Losse eindjes
Alle aantekeningen op 1 plek
Verwerk je aantekeningen
Het is heel fijn als je alle notities op dezelfde plek bewaart, maar ook daar kan er wel een wildgroei ontstaan. Het is super belangrijk dat je je aantekeningen ook regelmatig verwerkt. Je wil niet drie weken terug bladeren om op zoek te gaan naar een bepaalde aantekening. Als je merkt dat dit er vaak bij in schiet dan kun je het volgende doen. Maak een taak aan in je agenda of in je taken manager en die noem je verwerken-aantekeningen. Deze taak laat je elke week herhalen. Elke keer als je de taak voorbij ziet komen weet je dus oké ik moet naar mijn aantekeningen en die moet ik verwerken.
- Heb je notities van een gespreksverslag? Maak een taak aan op je actielijst: ‘uitwerken gespreksverslag X’
- Heb je een nummer genoteerd dat je moet bellen? Idem: zet op je actielijst: ‘X bellen over Y’.
Als ik mijn aantekeningen heb verwerkt, dan zet ik er een streep doorheen, zodat ik weet dat ik het heb georganiseerd. Door je acties en notities structureel te verwerken staat alles op de juiste plek. Hierdoor blijft je hoofd leeg en behoud je het overzicht.
Samengevat
Time management voor schoolmaatschappelijk werkers is belangrijk om de grip op het werk te krijgen. Wees de baas over je eigen agenda en wees er bewust van dat er een verschil is tussen bereikbaarheid en beschikbaarheid. Ja, je kan als schoolmaatschappelijk werker bereikbaar zijn, maar dat wil niet zeggen dat je op dat moment ook beschikbaar bent. Als jij je tijd niet claimt, dan claimt iemand anders het.
Het gaat er niet om dat je elke minuut van de dag productief bent. Het gaat erom dat je overzicht hebt. Zorg er voor dat je je dag goed afsluit zodat je alle losse eindjes weer te pakken hebt en dat alles op de juiste plek staat. Hetzelfde geldt voor het verwerken van je aantekeningen.