Time management voor schoolmaatschappelijk werkers (9 tips)

Je agenda zit vol afspraken en je bezoekt elke week meerdere scholen. Het is voor jou als schoolmaatschappelijk werker een enorme uitdaging om het overzicht te behouden omdat je zo vaak moet schakelen. Dit artikel biedt time management voor schoolmaatschappelijk werkers. Je krijgt praktische tips die ervoor zorgen dat je niet meer achter de feiten loopt en dat je meer voldoening uit je werkdag haalt.

Claim je tijd

Werken als schoolmaatschappelijk werkers in de jeugdzorg is een dagelijkse uitdaging. Never a dull moment. Je werkt samen met collega’s, ouders en docenten. Dat betekent: veel overleggen. Voor je het weet is je agenda grotendeels gevuld met agendaverzoeken. Hier komen schoolmaatschappelijk werkers vaak in de knel. Er blijft weinig tijd over om werkplannen uit te werken.

Als jij je agenda van tevoren niet goed inricht dan gaan anderen dat voor je doen.

Als jij van tevoren niet tijd claimt voor jezelf om bijvoorbeeld en werkplan af te maken dan is de kans groot dat dit tijdstip al in beslag wordt genomen door een agenda verzoek van iemand anders. Wat er in feite gebeurt is dat je je agenda dan aan anderen geeft om in te vullen en de tijd die overblijft is dan voor jou.

Tijd is geld

Je kunt tijd ook vergelijken met geld: Als schoolmaatschappelijk werker geef al je geld uit aan andere mensen. Wat ze overhouden, krijg je terug. Met het wisselgeld heb je het dan maar te doen. Dit is de reden waarom lastige of vervelende klussen blijven liggen. We zetten dit soort taken wel op onze to-do lijst, maar we doen ze niet omdat het niet alleen tijd kost, maar ook concentratie. Een werkplan is bijvoorbeeld niet iets wat je tussen de bedrijven door doet. Je zult er van tevoren over na moeten denken en het een plek geven in je agenda. Je weet hoe het gaat. Als je over 20 minuten een volgend overleg hebt, dan ga je niet meer zo’n concentratieklus oppakken. Vaak vullen we dit soort korte momenten met een belletje het checken van WhatsApp of het verwerken van e-mail.

Bereikbaarheid is niet hetzelfde als beschikbaarheid

Een schoolgebouw is wat anders dan een kantoortuin. Maar toch, op beide plekken word je heel gemakkelijk aangesproken en daarmee uit je concentratie gehaald. Het is van belang dat je je cirkel van invloed vergroot. Hoe? Probeer van tevoren te bepalen waar jij je tijd aan wilt besteden. Het volgende is heel belangrijk bij time management voor schoolmaatschappelijk werkers: Wees de baas over je agenda en bepaal op welke tijden jij bereikbaar en beschikbaar bent. Er is overigens een groot verschil tussen bereikbaarheid en beschikbaarheid. Ja, wanneer je fysiek aanwezig bent op een school dan ben je bereikbaar. Dat wil niet zeggen dat je ook te allen tijde beschikbaar bent.

Stel je voor: een leraar of intern begeleider loopt op je af, omdat je bereikbaar bent, maar misschien ben je op dat moment wel bezig met het opstellen van een document die jou opperste concentratie vergt. Je bent dus wel bereikbaar, maar op dat moment niet beschikbaar. Het kan ook helpen om oordoppen in te doen en te luisteren naar concentratiemuziek. Je collega ziet dat je bezig bent en hoort niet de omgevingsgeluiden terwijl je aan je document werkt.

Plan je prioriteiten

Bij time management voor schoolmaatschappelijk werkers zou het mooi zijn dat je van tevoren tijd hebt gereserveerd om aan een werkplan te beginnen. Dit is een afspraak die je met jezelf hebt gemaakt. Als er dan iemand op je afstapt met een verzoek, dan heb je het recht om dat verzoek te parkeren want jij hebt eerder tijd vrijgemaakt om je werkplan af te maken. Het verzoek zal dan dus eventjes moeten wachten, tenzij het echt spoed is (maar dat is het zelden…).

Vaak lossen problemen zich meestal ook wel vanzelf op, omdat ze jou op dat moment niet de probleemeigenaar kunnen maken. Als je niet je beschikbaarheid bewaakt, dan leg je elke keer je werk neer om bezig te zijn met het afhandelen van verzoekjes. Je merkt dan dat je aan het einde van de dag 100 dingen hebt gedaan, maar je weet eigenlijk niet meer wát je hebt gedaan. En datgene wat je jezelf had voorgenomen om te doen heb je (weer) niet af en schuif je (weer) door naar de volgende dag.

Sluit je werkdag goed af

Hoe sluit je je werkdag af? Gehaast, gejaagd? Wat ik vaak hoor is dat schoolmaatschappelijk werkers tot de laatste minuten van de werkdag nog met van alles en nog wat druk bezig zijn en dan snel de laptop dichtklappen. Je werkdag is dan voorbij, maar in je hoofd gaat het werk nog gewoon door. Dat komt omdat je je werkdag niet lekker hebt afgesloten. Er zitten nog teveel losse eindjes in je hoofd. Het is niet lekker om je werk mee naar huis te nemen, tenzij je aan het thuiswerken bent. Je wilt het liefste je werk op je werk laten, zodat je je dag lekker afsluit.

Cooling down

Zie je werk als sport. Tijdens sport doe je aan een warming-up en een cooling down. Op het werk doen we dit niet. Schoolmaatschappelijk werkers knallen door in de hoogste versnelling totdat de werkdag erop zit. Probeer aan het eind van je werkdag ook een cooling down te doen. Figuurlijk gesproken dan, je hoeft niet te gaan stretchen als je bent uitgelogd. Wat enorm kan helpen is dat je de laatste 10 minuutjes van je werkdag gebruikt om goed af te sluiten. Het is belangrijk dat je in die laatste 10 minuten niet nieuw werk meer gaat doen. Je gaat niet nog een keer je mail checken; je gaat niet nog effe snel een belletje plegen; je gaat niet een begin maken aan een nieuw document. Je hebt de hele dag al hard genoeg gewerkt en je hebt meer dan genoeg mensen te woord gestaan. Het is tijd om de winkel te sluiten en de kassa op te maken.

Losse eindjes

Pak die laatste 10 minuten om alles eventjes door te lopen. Check je notitieboekje om te kijken of daar nog iets belangrijks in staat dat je voor de volgende dag nodig hebt. Als je een vol hoofd hebt, dan is het prettig om die even leeg te maken. Haal acties uit je hoofd en zet het op je actielijst of plan het in je agenda. Hoe zit je volgende dag eruit? Ben je tevreden met je dagindeling? Moet je je prioriteiten nog bijstellen voor morgen? Misschien vind je het zonde van je tijd, want in die tien minuten kun je natuurlijk ook nog even wat mailtjes wegtikken. En toch, time management voor schoolmaatschappelijk werkers draait niet alleen om het uitvoeren van de taak, ook om de tijd nemen voor je planning. De cooling down heeft nog een extra voordeel. Doordat je bewust je werkdag aan het afronden bent, kun je ook op tijd afsluiten. Op deze manier voorkom je te laat komen en ben je op tijd thuis.

Alle aantekeningen op 1 plek

Als schoolmaatschappelijk werker werk je waarschijnlijk op meerdere scholen gedurende de week. Dit maakt dat je van verschillende locaties ook verschillende aantekeningen maakt. Het is mijn ervaring dat schoolmaatschappelijk werkers liever geen aantekeningen maken op de laptop tijdens het gesprek. Ze maken liever aantekeningen op papier. De valkuil is dat je al die aantekeningen nog wel moet verwerken.

Het wordt extra uitdagend wanneer je verschillende kladblokken, notitieboeken, schriftjes en lijstjes gaat maken. Dat kan best rommelig worden. Sommige schoolmaatschappelijk werkers vinden het fijn om per school een schriftje te hebben. Dat kan werken. Het is dan de vraag of je altijd alle schriftjes bij je hebt of dat je elke dag je tas inpakt voor de betreffende school. Wat ook goed kan werken is een simpele kleine multomap met tabbladen. Elke tabblad staat voor een school. Je hebt de multomap altijd in je werktas. Zo kun je te allen tijden bij elk overleg de juiste aantekeningen bij de juiste school noteren.

Verwerk je aantekeningen

Het is heel fijn als je alle notities op dezelfde plek bewaart, maar ook daar kan er wel een wildgroei ontstaan. Het is super belangrijk dat je je aantekeningen ook regelmatig verwerkt. Je wil niet drie weken terug bladeren om op zoek te gaan naar een bepaalde aantekening. Als je merkt dat dit er vaak bij in schiet dan kun je het volgende doen. Maak een taak aan in je agenda of in je taken manager en die noem je verwerken-aantekeningen. Deze taak laat je elke week herhalen. Elke keer als je de taak voorbij ziet komen weet je dus oké ik moet naar mijn aantekeningen en die moet ik verwerken.

Heb je notities van een gespreksverslag? Maak een taak aan op je actielijst: ‘uitwerken gespreksverslag X’
Heb je een nummer genoteerd dat je moet bellen? Idem: zet op je actielijst: ‘X bellen over Y’.

Als ik mijn aantekeningen heb verwerkt, dan zet ik er een streep doorheen, zodat ik weet dat ik het heb georganiseerd. Door je acties en notities structureel te verwerken staat alles op de juiste plek. Hierdoor blijft je hoofd leeg en behoud je het overzicht.

Samengevat

Time management voor schoolmaatschappelijk werkers is belangrijk om de grip op het werk te krijgen. Wees de baas over je eigen agenda en wees er bewust van dat er een verschil is tussen bereikbaarheid en beschikbaarheid. Ja, je kan als schoolmaatschappelijk werker bereikbaar zijn, maar dat wil niet zeggen dat je op dat moment ook beschikbaar bent. Als jij je tijd niet claimt, dan claimt iemand anders het.

Het gaat er niet om dat je elke minuut van de dag productief bent. Het gaat erom dat je overzicht hebt. Zorg er voor dat je je dag goed afsluit zodat je alle losse eindjes weer te pakken hebt en dat alles op de juiste plek staat. Hetzelfde geldt voor het verwerken van je aantekeningen.