Vergaderen mislukt zelden door notulen

Veel organisaties zoeken het probleem van vergaderen in de vorm.

Te lang.
Te veel mensen.
Slechte notulen.

En dus worden er oplossingen bedacht:

• strakkere agenda’s
• andere formats
• geen notulen meer

Dat mist de kern.

Het echte probleem: geen besluit

Vergaderingen ontsporen zelden omdat informatie ontbreekt.

Ze ontsporen omdat niemand zich eigenaar maakt van een besluit.

Notulen worden dan een surrogaat:

• om vast te leggen wat niet is besloten
• om verantwoordelijkheid te verdelen zonder eigenaarschap
• om later terug te kunnen wijzen

Niet notuleren lost dat niet op.

Vergaderen als vermijding

In veel teams wordt vergaderen gebruikt om spanning uit te stellen.

• men praat om geen positie in te nemen
• men deelt meningen zonder keuze
• men schuift besluiten door naar ‘volgende week’

Dat voelt productief.
Maar het is uitstel.

Stoïcijns gezien

Stoïcisme draait niet om efficiëntie, maar om verantwoordelijkheid.

Niet:

Hoe organiseren we dit slimmer?

Maar:

Wie neemt hier het besluit, en waar is hij of zij op aanspreekbaar?

Zolang die vraag onbeantwoord blijft,
maakt geen enkel vergaderformat verschil.

Zonder notulen vergaderen kan werken — onder één voorwaarde

Niet omdat notulen slecht zijn.
Maar omdat ze vaak worden gebruikt om verantwoordelijkheid te verdunnen.

Vergaderen zonder notulen vraagt:

• vooraf helderheid over het doel
• expliciet benoemen wie beslist
• acceptatie dat niet iedereen het eens hoeft te zijn

Dat is ongemakkelijk.
En precies daarom effectief.

De kern

Vergaderingen vragen geen betere verslaglegging.

Ze vragen:

• oordeel
• begrenzing
• besluit

Daarom is het verschil tussen notulen en een actielijst geen detail.

Een actielijst is geen hulpmiddel.
Het is het zichtbare bewijs dat iemand verantwoordelijkheid heeft genomen:

• wie doet wat
• tegen wanneer
• en waarop hij of zij aanspreekbaar is

Zonder expliciete acties is er geen besluit genomen.
Dan documenteren notulen vooral uitstel.

Zonder dat blijft vergaderen bezigheidstherapie.

Accepteer wat er is.
Pas je handelen aan.
Accept & adapt.