Hoe krijg ik structuur in mijn werkdag?

Als je geen structuur hebt in je werkdag, is de kans groot dat je de hele dag van alles door elkaar doet. Je kunt je moeilijk focussen en prioriteiten stellen omdat je geen realistische planning hebt. In dit artikel leer je over het belang van een goede planning en hoe clusteren je hierbij kunt helpen.

Wat is gestructureerd werken?

Dit is wat ik vaak hoor: Je begint vol goede moed aan je werkdag. Je logt in, checkt je mail, pleegt telefoontjes en duikt een overleg in. Er staan genoeg dingen op je to-do lijst, maar die lijst wordt óf niet bekeken, óf er worden alleen kleine taken opgepakt en afgevinkt. De grote, complexe of saaie taken blijven vaak liggen. En zo schakel je de hele dag tussen je mail, meetings en appjes.

Als je geen structuur hebt, is het lastig om prioriteiten te stellen. Waarom? Je hebt niet de regie over je dagindeling. Als jij niet de regie pakt, dan gaan anderen bepalen wat jij gaat doen. Kijk maar naar je agenda. Die staat waarschijnlijk vol met afspraken. Het lijkt wel alsof mensen hun agenda voor iedereen openstellen om daar afspraken in te plannen.

Met als resultaat: je agenda staat bomvol met afspraken met ándere mensen, en er zijn nog maar een paar gaatjes over voor jezelf om iets uit te werken. En wat ga je doen als je zo'n moment voor jezelf hebt, net na een vergadering? Ga je dan een lastige taak oppakken? Waarschijnlijk niet. Dus ga je weer mailtjes wegwerken totdat je volgende meeting begint.

Hoe organiseer je je werk?

Je hebt vast werkzaamheden die je regelmatig uitvoert. Denk aan intakes, acquisitiegesprekken, etc. Wat ik vaak hoor, is dat men zich voornamelijk richt op het maken van de eerste afspraak. Maar tijdens dat eerste gesprek krijg je natuurlijk veel informatie die je vervolgens nog moet verwerken. Maar daar wordt vaak geen tijd voor gereserveerd. Het uitwerken komt op je to-do lijst te staan en dan is het maar de vraag wanneer je het gaat oppakken.

Waarom is gestructureerd werken belangrijk?

Gestructureerd werken: voorbeeld van schadeletselexperts

Ik trainde een groep experts in letselschade. Ze rijden het hele land door om intakes te doen met klanten. Ze krijgen een enorme bak aan informatie tijdens die gesprekken, en dat moet natuurlijk wel tijdig worden uitgewerkt. Maar ze hadden het zo druk met nieuwe aanvragen dat ze voornamelijk van klant naar klant reden om intakes te doen. Je kunt je voorstellen dat de stapel met dossiers alleen maar groter werd.

Hoe langer de intake blijft liggen, des te lastiger het wordt om het uit te werken. Je aantekeningen zijn nooit 100% compleet, dus je gaat in de loop der tijd informatie vergeten. Het uitstellen van het uitwerken van de intake heeft invloed op de kwaliteit van je rapportage. Ik vroeg aan de experts wanneer ze het idealiter zouden willen uitwerken. Het antwoord was heel simpel: het liefst de volgende dag. Nu gebeurt dat zelden, omdat de volgende dag alweer vol staat met afspraken.

Structuur aanbrengen is hierbij belangrijk: Ik stelde voor om deze taken (intake en uitwerken) met elkaar te clusteren. De eerstvolgende intake die gepland gaat worden, moet plaatsvinden in een week waarin de intake ook uitgewerkt kan worden. Als dat niet mogelijk is, dan kan de intake gewoon nog niet plaatsvinden. Vervolgens vroeg ik of er een voorkeur is voor een dag in de week dat ze de intake willen doen. Een deelnemer zei dat ze dit het liefst op maandag zou willen doen en dat ze de intake dan op dinsdagochtend kan uitwerken. De andere deelnemers knikten instemmend. Op deze manier creëer je een ritme in je week en weet je waar je aan toe bent.

Casus schuldhulpverleners

Het is fijn om een structuur in je dag en week te hebben. Dit kun je ook op teamniveau doorvoeren. Ik trainde eens een groep schuldhulpverleners. Net als bij de eerdere casus doen ze veel intakes met mensen in financiële problemen. Deze professionals hadden een aantal afspraken met elkaar gemaakt.

• Maximaal 2 intakes per week
• Geen intake na 14:30 uur (dan blijft er namelijk genoeg tijd over om je aantekeningen te verwerken en om je werkdag af te sluiten)
• De woensdagen zijn voornamelijk voor administratieve taken
• Vergaderingen vinden alleen 's middags plaats

Wanneer dit soort afspraken helder zijn bij alle collega's, dan kun je snel schakelen en wordt het gemakkelijker om te plannen en prioriteiten te stellen.

Hoe bouw je een structuur op?

Wat ik interessant vind, is dat we orde en structuur wel fijn vinden, maar dat onze eigen wensen vaak op de tweede plaats komen. De agenda van de klant of cliënt is vaak leidend. Zeg nou zelf: is een nieuwe afspraak met een klant belangrijker dan het uitwerken van notities van een gesprek met de vorige klant? Besef dat wanneer je een afspraak maakt met een nieuwe klant, de vorige klant dan langer moet wachten op een reactie. Het mooie van een dagstructuur of weekstructuur is dat het enorm veel wilskracht en planning scheelt. Dit levert je een aantal voordelen op:

• Je hoeft niet meer na te denken op welke dag je een bepaalde activiteit gaat doen.
• Je blijft bij met je werkzaamheden omdat je hiervoor structureel tijd reserveert.
• Je hebt meer rust in je hoofd omdat deze taken zich niet gaan opstapelen op je bureau of op je to-do lijst.
• Het wordt gemakkelijker om verzoeken te weigeren of om te parkeren als het niet past in jouw planning.
• Je haalt meer voldoening uit je werkdag omdat je je bezighoudt met jouw prioriteiten.

Waar loop jij tegenaan als het gaat om structuur aanbrengen in je dag? Laat het gerust weten in de comments.