Wil je tijd besparen, werkstress verminderen en slimmer vergaderen? Dan is deze blog voor jou. Ik ben Max Ohlenschlager van Mentor Max, en ik help teams en organisaties om effectiever samen te werken en processen te optimaliseren. Vandaag wil ik je meenemen in een veelvoorkomende energielek op de werkvloer: notulen maken.
"We hebben het écht druk"
Bij veel bedrijven waar ik trainingen geef, hoor ik het meteen:
“We hebben het ontzettend druk.”
Dat blijkt uit volle agenda’s, overlopende inboxen en medewerkers die hun aandacht moeten verdelen over te veel taken. Vergaderen hoort daar standaard bij – maar vooral de tijd die gaat zitten in het maken van vergadernotulen is vaak verspilde energie.
Notulen maken = veel tijd, weinig rendement
Tijdens mijn sessies stel ik regelmatig de vraag:
“Leest iedereen de notulen eigenlijk wel?”
En steevast is het antwoord: een paar mensen lachen. Dat zegt genoeg. De realiteit is dat notulen vaak ongelezen blijven, of pas tijdens de volgende vergadering worden opengeslagen.
Een deelnemer vertelde me eens:
“Ik ben elke week anderhalf uur kwijt aan het maken van notulen.”
Reken maar mee:
- 1,5 uur per week = 6 uur per maand
- 6 uur per maand = 72 uur per jaar
Dat zijn 9 volledige werkdagen per jaar
Voor documenten die amper gelezen worden. Zonde van je tijd én energie.
Waarom notuleren we eigenlijk?
Notulen worden meestal gemaakt zodat mensen kunnen teruglezen wat er is besproken en afgesproken. Maar in de praktijk zijn er twee problemen:
- Mensen die er niet waren, nemen zelden de tijd om het terug te lezen.
- Mensen die er wel waren, moeten opnieuw door lange teksten bladeren om te achterhalen wat hun actiepunten waren.
Daarom stel ik een simpel alternatief voor:
👉 Werk met een actielijst in plaats van notulen
Een actielijst is een veel efficiëntere manier van vergaderen. Het biedt helderheid en bespaart veel tijd.
Wat staat er op een goede actielijst?
- Wie is verantwoordelijk
- Wat moet er gebeuren
- Wanneer is de deadline
- Status van de actie (open/afgerond)
Bij de volgende vergadering pak je gewoon die actielijst erbij:
“Jij zou dit oppakken – is het gedaan?”
Ja? ✅ Top, afvinken.
Nee? ❌ Waarom niet? Wat heb je nodig?
Zo houd je iedereen accountable, zonder eindeloze samenvattingen of herhaling van afspraken.
De voordelen van vergaderen zonder notulen:
⏱️ Bespaar uren per maand
📋 Meer overzicht door één centrale actielijst
😌 Minder werkstress en vergaderfrustratie
✅ Sneller resultaat door duidelijke acties
🔁 Vergaderingen worden korter én effectiever
Maar... wat als jouw organisatie wél formele notulen eist?
Natuurlijk, er zijn bedrijven – vooral in de overheid of zorg – waar notulen verplicht zijn. In dat geval kun je combineren: formele notulen voor het archief, maar intern werk je met een praktische actielijst voor de opvolging.
🚀 Start vandaag nog met efficiënt vergaderen
Werk jij in een team waar notulen vaak vergeten of genegeerd worden? Probeer dan eens een maand lang met alleen een actielijst te werken. Je zult merken:
Minder tijd kwijt. Meer overzicht. Meer resultaat.
Wil je jouw team helpen slimmer te werken?
Bekijk de trainingen op www.mentormax.nl of neem contact op voor een incompany sessie over efficiënt vergaderen, werkdruk verminderen en teamproductiviteit verhogen.
Succes met jouw actielijst!
