Door personeelstekorten neemt de caseload toe en is er sprake van veel regeldruk en administratieve lasten. Volgens een enquête door het CBS ervaart 53 procent van de werknemers in de jeugdzorg een hoge tot zeer hoge werkdruk. Wil je meer voldoening uit je werkdag halen en de stress in de jeugdzorg verminderen? In dit artikel krijg je praktische time management tips tegen werkdruk in de jeugdzorg die je kunnen helpen om de balans tussen werk en privé te verbeteren.
Ervaringsdeskundige in de jeugdzorg
Ik heb zelf jaren in de jeugdzorg gewerkt. Ooit begon ik ‘op de groep’ als pedagogisch medewerker en later werd ik jeugdbeschermer. Toen ik solliciteerde, wist ik al van de hoge werkdruk in de jeugdzorg, maar ik ging de uitdaging aan. Er werd tijdens het sollicitatiegesprek drie keer aan me gevraagd of ik stressbestendig was. Het contact met cliënten vond ik het leukst en meest uitdagend, maar er ging helaas veel tijd op aan rapporteren, het opstellen van indicaties en het schrijven van verzoekschriften.
Op een gegeven moment liep ik behoorlijk achter met mijn administratie. Elke keer als ik me voornam om aan mijn rapportage te werken, belde er een bezorgde ouder op of stond er een collega aan mijn bureau. Mijn aandacht ging op dat moment steeds naar de ander, waardoor mijn eigen werk werd uitgesteld. En zo liep ik steeds meer achter. Ik had constant het gevoel dat ik tijd tekort kwam, wat kenmerkend is voor veel professionals die te maken hebben met werkdruk in de jeugdzorg. Dat was frustrerend en ik haalde minder voldoening uit mijn werk. Kortom, ik ben een ervaringsdeskundige als het gaat om omgaan met de werkdruk in de jeugdzorg.
Time management tips
Gelukkig kwam er een kanteling toen ik me ging verdiepen in time management technieken voor de jeugdzorg. Mijn zoektocht begon met De 4-Hour Work Week van Timothy Ferriss. Het is niet een standaard time management boek, maar zijn principes spraken me erg aan. Ik paste de tips toe in mijn werk en kreeg al snel weer grip op mijn werk. Het lukte me om prioriteiten te stellen en me te houden aan mijn planning. Uiteindelijk hield ik zelfs tijd over! Hieronder deel ik een aantal belangrijke inzichten om de werkdruk in de jeugdzorg te verminderen en je werkdag effectiever in te delen.
Start je dag met overzicht
Duik niet meteen in je mailbox als je je werkdag begint. Ik snap dat je benieuwd bent naar je caseload, maar zodra je de dikgedrukte ongelezen mails ziet, wil je direct beginnen met checken, lezen en reageren. Veel mensen in de jeugdzorg maken wel een to-do-lijstje of plannen taken in hun agenda, maar vergeten er op tijd naar te kijken. Als je de hele tijd je mail checkt, raak je de focus op je prioriteiten kwijt. Je inbox is geen to-do-lijst. Je hébt namelijk al een to-do-lijst en deze zou je leidraad moeten zijn om de werkdruk in de jeugdzorg beheersbaar te houden.
Start je dag daarom met overzicht. Neem een paar minuten de tijd om je actielijst en je agenda door te nemen. Hoe ziet je dag eruit? Wat zijn je prioriteiten? Waar moet je aan beginnen? Wat moet af? Door bewust je dag te starten met overzicht en planning, krijg je meer controle over je tijd, een belangrijk onderdeel van goed time management in de jeugdzorg.
Zie mailen als een taak
De meeste professionals in de jeugdzorg laten de hele dag hun mailprogramma aanstaan. Dit leidt vaak tot verstoringen en afleiding. Zie het verwerken van mail daarom als een specifieke taak binnen je time management in de jeugdzorg. Open je mailbox, verwerk de mail en sluit je mailbox weer af, zodat je je kunt focussen op andere taken. Als iets echt dringend is, bellen ze je wel.
Zorg voor een goede dagindeling
Toen ik zelf in de jeugdzorg werkte, leek mijn werkdag vaak chaotisch. Ik sprong van het ene naar het andere, met weinig tijd over voor rapportage of administratie. Dit is iets wat veel voorkomt bij medewerkers in de jeugdzorg, omdat er zoveel druk op dagelijkse taken ligt. Een van de beste tips tegen werkdruk in de jeugdzorg is om structuur aan te brengen in je dag. In het boek The One Thing van Gary Keller las ik een belangrijke tip die mijn workflow veranderde: wees 's ochtends een maker en 's middags een manager.
Dit betekent dat je in de ochtend, wanneer je concentratie het hoogst is, je focust op het schrijven van rapporten en het doen van denkwerk. In de middag kun je vergaderingen plannen en cliënten bezoeken. Deze indeling kan helpen om efficiënter te werken, wat essentieel is om de werkdruk in de jeugdzorg te verlagen.
Vraag door als het spoed heeft
In de jeugdzorg worden veel verzoeken als urgent of crisis gebracht. Maar het is belangrijk om niet alles klakkeloos aan te nemen als spoed. Dit is een veelvoorkomende valkuil in de sector die kan bijdragen aan de hoge werkdruk in de jeugdzorg. Vraag altijd door wanneer iets écht af moet zijn en houd je aan die deadline, zonder je te laten leiden door elke vraag die als urgent wordt gepresenteerd.
Ga voorbereid het gesprek in
Veel professionals in de jeugdzorg stappen zonder agenda een gesprek in. Dit kan leiden tot tijdverspilling en inefficiëntie. Om beter met de werkdruk in de jeugdzorg om te gaan, is het essentieel dat je altijd weet wat de belangrijkste doelstellingen van een gesprek zijn. Maak vooraf een duidelijke agenda en vraag ook de cliënt waar hij of zij over wil praten. Op deze manier werk je doelgericht en behoud je de controle over de tijd.
Wie is de probleemeigenaar?
Een van de grootste valkuilen in de jeugdzorg is dat we te veel overnemen van cliënten. Het is begrijpelijk dat je taken overneemt om zeker te zijn dat ze goed worden uitgevoerd, maar dit draagt bij aan de werkdruk in de jeugdzorg. Kijk eens kritisch naar je takenlijst. Zijn er taken die de cliënt zelf weer kan oppakken? Dit bewustzijn kan niet alleen de cliënt helpen groeien, maar ook je eigen werkdruk verlagen.
Efficiënter rapporteren
Veel professionals werken hun rapportages pas ná het gesprek met de cliënt uit. Dit kan leiden tot overbelasting aan het einde van de dag, een probleem dat veel voorkomt in de jeugdzorg. Door tijdens het gesprek al aantekeningen uit te werken of meteen je rapportage te doen, bespaar je tijd en houd je overzicht. Deze aanpak kan een groot verschil maken in hoe je je werkdag ervaart en helpt om beter om te gaan met de werkdruk in de jeugdzorg.
Sluit je dag goed af
Samenvatting
In dit artikel worden praktische time management tips gegeven om de hoge werkdruk in de jeugdzorg te verminderen. De auteur, zelf ervaringsdeskundige in de jeugdzorg, deelt hoe time management technieken hielpen om meer grip te krijgen op het werk en stress te verminderen. Enkele belangrijke tips zijn:
1. Start de dag met overzicht: Begin niet met het checken van e-mails, maar kijk eerst naar je to-do-lijst en agenda.
2. Zie mailen als een taak: Verwerk e-mails op vaste momenten in plaats van constant afgeleid te worden.
3. Structuur je dag: Richt je ochtend op denkwerk en administratie, en de middag op vergaderingen en cliëntbezoeken.
4. Vraag door bij spoed: Niet elk verzoek is urgent, dus vraag door om prioriteiten te kunnen stellen.
5. Bereid gesprekken voor: Zorg voor een duidelijke agenda bij cliëntgesprekken om de tijd effectief te benutten.
6. Wie is de probleemeigenaar? Neem niet te veel over van cliënten; laat hen zelf taken uitvoeren waar mogelijk.
7. Efficiënter rapporteren: Werk tijdens het gesprek al je rapportage uit om tijd te besparen.
8. Sluit je dag goed af: Zorg aan het einde van de dag dat je overzicht hebt van openstaande taken en de volgende dag goed kunt starten.
Met deze tips kunnen professionals in de jeugdzorg beter omgaan met werkdruk en stress, terwijl ze hun werkdag efficiënter en bevredigender maken.
