Wanneer je géén vergadering moet plannen

Veel vergaderingen worden gepland uit reflex.

Iets is onduidelijk.
Er ontstaat spanning.
Dus: een overleg.

Dat voelt zorgvuldig.
Maar vaak is het vermijding.

Vergaderingen zijn zelden nodig voor informatie

Informatie kan worden gedeeld zonder overleg.

Een vergadering wordt zelden gepland omdat kennis ontbreekt,
maar omdat niemand het besluit wil dragen.

Vergaderen is vaak uitstel van oordeel

Wie een vergadering plant, hoeft nog niets te beslissen.

De verantwoordelijkheid verschuift:

• naar de groep
• naar consensus
• naar “later”

Dat voelt veiliger dan kiezen.

De echte vraag vóór elke vergadering

Niet:

“Wanneer plannen we dit?”

Maar:

“Wat moet hier besloten worden, en door wie?”

Als daar geen helder antwoord op is,
is een vergadering vrijwel altijd overbodig.

Wanneer een vergadering wél zinvol is

Een vergadering heeft alleen zin als:

• het besluit niet individueel genomen kan worden
• belangen expliciet botsen
• en eigenaarschap vooraf is benoemd

Zonder dat wordt overleg een ritueel.

Beslisboom

Onderstaande beslisstructuur gebruik ik zelf als toetssteen.
Niet om vergaderingen efficiënter te maken,
maar om te voorkomen dat overleg een vorm van uitstel wordt.

De kern

Vergaderingen zijn geen teken van zorgvuldigheid.

Ze zijn een teken van onduidelijkheid over verantwoordelijkheid.

Zolang dat niet wordt opgelost,
verandert het moment van plannen niets.

Accepteer wat er is.
Pas je handelen aan.
Accept & adapt.