Zo verwerk je je aantekeningen tijdens een huisbezoek

Ambulant werkers vliegen van hot naar her. Ze hebben meerdere huisbezoeken per dag, en deze afspraken vullen voor een groot gedeelte hun agenda. Een veelgehoorde klacht is dat ze te weinig tijd hebben voor het verwerken van aantekeningen, administratie en rapportage. Dit is ook niet zo gek, want veel van de tijd gaat op aan cliëntcontact. In dit artikel lees je welke manieren er zijn om je aantekeningen effectief te verwerken.

Aantekeningen stapelen zich op

De meeste ambulant werkers die ik ondersteun, maken graag aantekeningen tijdens het gesprek, het liefst met pen en papier. Aan het eind van het gesprek gaat het notitieblok met aantekeningen terug in de tas. Het is tijd voor de volgende afspraak. Ze denken vaak: 'Die aantekeningen verwerk ik later nog wel.' Maar dit denken ze ook bij het volgende gesprek. Aan het eind van de dag (of van de week) heb je dan meerdere blaadjes met aantekeningen die nog verwerkt moeten worden. Maar ja, waar haal je de tijd vandaan?

Uitstelgedrag leidt tot harder werken

Het probleem met uitstelgedrag is dat er altijd wel weer iets anders tussendoor kan komen. Denk aan een crisis, ziekte van een collega of een ingelast overleg. Hierdoor blijven veel taken onafgehandeld. Niet omdat deze taken niet belangrijk zijn, maar omdat het (nog) niet dringend is. Natuurlijk wil je niet achterlopen met je werk.

Maar in plaats van dat ze hun werk beter organiseren, gaan ze iets anders doen: nog harder werken. Ze blijven nog een uurtje langer op het werk om wat rapportage weg te werken. Of ze loggen 's avonds nog even in. Dit is prima en ik heb niks tegen flexibele werktijden, maar het is wel jammer als het ten koste gaat van je ontspanning, je sportavond of andere dingen die je laat schieten omdat jij op het werk achter de feiten loopt.

Aantekeningen met de laptop

Het kan ook anders, maar dat vereist wel een andere manier van denken en werken. Er zijn ambulant werkers die tijdens het gesprek de laptop open hebben. Het voordeel hiervan is dat ze tijdens het gesprek meteen aantekeningen kunnen maken en deze op de juiste plek kunnen opslaan. Dat scheelt veel tijd. De bezwaren hiertegen zijn dat mensen het vaak onpersoonlijk, te afstandelijk of te zakelijk vinden om tijdens een gesprek met de laptop erbij te werken.

Als ik tijdens mijn time management training vraag of cliënten daar ook echt bezwaar tegen hebben, dan blijkt dat de weerstand voornamelijk bij de professional zelf zit. Ze werken niet met de laptop open omdat ze denken dat de cliënt dit bezwaarlijk vindt. Maar weet je dat wel zeker? Probeer het gewoon eens een paar keer. Misschien is het meer jouw weerstand dat in de weg staat.

Verwerk je aantekeningen aan het eind van je huisbezoek

Wat je ook zou kunnen doen, is het volgende: tijdens het gesprek noteer je je aantekeningen met pen en papier zoals je dat altijd doet. Maar dan kun je aan het einde van het gesprek vragen of het oké is om je laptop erbij te pakken zodat je de aantekeningen meteen kunt verwerken. Het gesprek is dan afgesloten, maar je blijft nog even vijf minuutjes zitten om je aantekeningen te verwerken.

Ter illustratie: Toen ik voor het eerst papa werd, maakten we uiteraard gebruik van kraamhulp. Wat mij opviel, was dat wanneer de kraamhulp klaar was met haar werkzaamheden, ze dan de tijd nam voor haar administratie. Ze zette een kopje thee en pakte haar multomap. Vervolgens werkte ze aan haar rapportage over ons gezin. Ik weet niet of dat nog steeds met pen en papier gebeurt, maar waar het bij mij om draait is dat deze persoon haar administratie verwerkte in ons huis. En dat vond ik prima!

Bespaar tijd met het opstellen van een agenda

Maar wat nou als je alle tijd nodig hebt tijdens je huisbezoek? Wat nou als je niet die 5 á 10 minuten kunt missen van je gesprek? Het is de moeite waard om eens kritisch te kijken naar de duur van je gesprekken. Soms hoor ik dat huisbezoeken wel anderhalf uur duren. Persoonlijk vind ik dat best lang. Kan dat niet korter? Ik ben ervan overtuigd dat als je iets meer to the point te werk gaat, je dan echt wel tijd overhoudt om aan het einde van het gesprek nog wat aantekeningen te verwerken.

Begrijp me niet verkeerd: natuurlijk moet je een luisterend oor bieden, en dat kost tijd. Maar vergeet niet waar je op de lange termijn naar toe aan het werken bent. Wil je meer focus aanbrengen tijdens je gesprekken? Het kan helpen om aan het begin van het gesprek een agenda op te stellen. Vertel waar jij het over wilt hebben en waar de cliënt het over wil hebben. Vervolgens kun je hier samen een prioritering in aanbrengen, zodat je weet dat het allerbelangrijkste als eerste wordt behandeld.

Noem de eindtijd van het gesprek

Misschien ben je niet zo goed in het bewaken van de tijd. Wat dan kan helpen, is dat je aan het begin van het gesprek de eindtijd benoemt. Het klinkt misschien een beetje zakelijk, maar hiermee kun je wel beter leidinggeven aan het overleg. Als je duidelijk communiceert dat je bijvoorbeeld tot 11.50 uur de tijd hebt, dan wordt het gemakkelijker om een gesprek op tijd af te ronden. En dan heb jij nog 10 minuutjes om je aantekeningen te verwerken.

Vang je gedachten met Braintoss

Het komt vaak genoeg voor dat er onderweg nog iets te binnen schiet terwijl je van de ene naar de andere afspraak reist. Het kan een idee zijn of iets wat je simpelweg bent vergeten om te doen. Dan kun je natuurlijk weer je notitieblok tevoorschijn halen, maar je kunt hiervoor ook je smartphone gebruiken. Stuur jezelf een mail of gebruik de dicteerfunctie. Een van mijn favoriete apps is Braintoss. Hiermee kun je jezelf een tekst of spraakberichtje sturen dat automatisch in je inbox belandt. Je vergeet niets meer en het werkt razendsnel. Ik vind het ideaal voor in de auto. Met een druk op de knop kan ik alles gemakkelijk vastleggen.

Dicteren kun je leren

Er zijn nog meer apps waarmee je gemakkelijk kunt dicteren. Dit scheelt zoveel tikwerk. Gebruik hiervoor programma's als Dropbox, Evernote, OneNote, de notitie app van je smartphone of gewoon Word. Je opent een nieuw document en gebruikt de microfoonfunctie. Dit blog dat je nu aan het lezen bent, heb ik in eerste instantie niet op de laptop geschreven, maar heb ik tijdens een wandeling door de Noordwijkse duinen ingesproken met de app Evernote. Het blijft me verbazen hoe goed dit soort programma's je verstaat en het correct noteert. Je moet alleen wel zelf benoemen wanneer de zin is afgelopen. Dus je moet wel zelf de interpunctie benoemen (punt - komma - vraagteken - uitroepteken etc.).

Remarkable 2

De allerlaatste optie is iets waarvan ik denk dat het de komende jaren steeds populairder gaat worden. Ik heb het over digitale notitieboekjes. Er is een merk waar ik wel erg enthousiast over ben, en dat is Remarkable 2. Het lijkt op een tablet, maar deze is speciaal ontworpen om aantekeningen met de hand netjes te verwerken. Je schrijft met een speciale pen en je kunt met je eigen handschrift aantekeningen maken. En jouw krabbels kunnen direct worden opgeslagen of worden vertaald naar digitale tekst. Je aantekeningen kun je zelfs organiseren doordat je een mappenstructuur kunt aanmaken zoals je dat kent van je laptop.

Samengevat

Kortom, ik denk dat er zeker wel winst te behalen valt door de huisbezoeken wat beter te structureren. Werk eens met een agenda en stel prioriteiten. Gebruik tijdens het gesprek een laptop, en als je dat vervelend vindt, reserveer dan de laatste 10 minuten van het gesprek om de aantekeningen te verwerken op de laptop. Voel je je er ongemakkelijk bij? Vraag toestemming en je zult merken dat mensen hier over het algemeen geen problemen mee zullen hebben. Sterker nog, het is mijn ervaring dat ze er alle begrip voor hebben en je nog een bakkie aanbieden. Succes!