Waarom is het zo lastig om een planning te maken en om je eraan te houden? Wat maakt dat je niet aan een taak begint en daardoor gaat uitstellen? De vaardigheden die je nodig hebt om een taak te kunnen plannen en uitvoeren vallen onder de noemer executieve functies (EF). Dit artikel bespreekt 11 executieve functies, waaronder time management, planning en organisatie, en je krijgt daarbij praktische tips voor op de werkvloer.
Wat zijn executieve functies?
Eerst even wat biologische achtergrond. Executieve functies is een neuropsychologisch concept dat verwijst naar de hogere cognitieve processen die nodig zijn om activiteiten te plannen en te sturen. Deze worden voornamelijk aangestuurd in de prefontale cortex, het rationele gedeelte van de hersenen. Je hebt vast wel eens van het puberbrein gehoord. De prefontale cortex is bij pubers nog niet geheel ontwikkeld. Dat maakt dat ze het lastig vinden om bijvoorbeeld een planning te maken voor het leren van een toets.
Welke executieve functies zijn er?
Bij het uitvoeren van een taak komt meer kijken dan je denkt. Het is een heel samenspel van vaardigheden. In Nederland wordt in het onderwijs veelal verwezen naar het bekende boek ‘Executieve functies bij kinderen en adolescenten’ van de Amerikaanse psycholoog Peg Dawson en neuropsycholoog Richard Guare. Zij brengen 11 executieve functies in kaart.
- Planning
- Organisatie
- Time management
- Werkgeheugen
- Metacognitie
- Reactie inhibitie
- Emotieregulatie
- Volgehouden aandacht
- Taakinitiatie
- Flexibiliteit
- Doelgericht doorzettingsvermogen
Executieve functies trainen bij volwassenen
In het onderwijs wordt er aandacht besteed aan het versterken van executieve functies per leeftijd. Helaas is het maken van een goede planning en je daaraan houden een stuk lastiger dan het leren van tafels. Kun je executieve functies trainen? Jazeker! Hieronder mijn executieve functies checklist. Ik beschrijf de meest voorkomende problemen en je krijgt diverse praktische time management tips.
Planning
Het vermogen om een plan te bedenken om een doel te bereiken of een taak te voltooien
We zijn van alles van plan. Kijk maar naar je to-do lijst. Maar een plan is geen planning. Het maken van een realistische planning blijkt vaak lastig. Mensen maken wel een planning, maar ze houden zich er niet aan. Ze vergeten naar hun planning te kijken of ze doen veel langer over de taak waardoor ze niet uitkomen met hun tijd.
Tip:
- Hak je project in stukken.
- Heb je meerdere projecten? Kies dan voor een goede digitale takenmanager of gebruik hiervoor een papieren planner. Dan behoud je te allen tijde het overzicht.
Organisatie
Het vermogen om dingen volgens een bepaald systeem te arrangeren of te ordenen
Wil je meer uit je werkdag halen, dan is het van belang dat je overzicht hebt. Het is de kunst dat je in een oogopslag ziet wat je te doen hebt. Hiervoor kun je je agenda of een takenmanager gebruiken. Het gaat vaak mis wanneer we ook andere plekken gebruiken om onze to-do’s te noteren. Denk aan een whiteboard, post-its, losse blaadjes, kladblokken, notitieboekjes, notities in onze smartphone, enzovoort.
Dit zijn allemaal verschillende verzamelplekken. De mailbox is voor velen ook een vergaarbak van werk. We zetten mails op ongelezen of markeren ze met een vlaggetje omdat we daar nog iets mee moeten doen. Echter, je inbox is geen to-do lijst. Zet de acties uit de mail op je actielijst (tenzij het in een paar minuten is gepiept uiteraard).
Tips:
- Less is more. Zorg dat je zo min mogelijk van dit soort verzamelplekken hebt.
- Kies voor 1 notitieboekje voor je aantekeningen en gedachten, 1 takenmanager voor je projecten en acties, 1 agenda voor afspraken met anderen en met jezelf, 1 postbakje en/of mapje voor je losse blaadjes.
- Als je alles op de juiste plek bewaart, dan heb je overzicht.
Time Management
Het vermogen om in te schatten hoeveel tijd we hebben, hoe we die kunnen indelen en hoe we ons aan tijdslimieten en deadlines kunnen houden.
Dit hele artikel gaat in feite over time management. Bij deze executieve functie wordt er meer gekeken naar het juist inschatten van de tijd voor een taak. Een veelvoorkomend probleem is het volgende: We overschatten onze concentratie en onderschatten de tijd die een taak kost. We zetten te grote taken op onze to-do lijst en ook in onze agenda. En daarom beginnen we niet aan een taak of komen we niet uit met de tijd. Stel je voor dat je een voorstel moet schrijven. Dan kun je wel 2 uur in je agenda blokken, maar is dat realistisch? Vaak kijken mensen wel hoever ze komen.
Wat moet je allemaal doen en wat heb je allemaal nodig om zo’n voorstel te schrijven? Moet je je inlezen? Heb je al een concept? Moet je informatie opvragen? Zit je nog te wachten op een reactie van iemand? Vaak denken we in het eindresultaat (voorstel), maar meestal bestaat dit soort taken uit diverse acties. In dit voorbeeld is het schrijven van een voorstel dus geen taak, maar meer een project. En een project kun je niet doen, je kunt alleen acties doen. Zorg er daarom voor dat je kraakhelder hebt uit welke acties het project bestaat.
Tips:
- Pak het project dat je het langst aan het uitstellen bent. Schrijf achter elke taak hoeveel tijd je denkt ervoor nodig te hebben.
- Is het een kleine taak? Zet die op je actielijst.
- Is het een grote taak die concentratie vereist? Zet hem in je agenda.
Werkgeheugen
De vaardigheid om informatie in het geheugen te houden bij het uitvoeren van complexe taken.
Herken je dit? Ben je net lekker geconcentreerd aan het werk, schiet er in ene een gedachte te binnen? Zo’n owja! moment. Je moet je bijvoorbeeld nog ergens voor aanmelden en dat ben je vergeten te doen. Dit soort ‘pop-ups’ zijn killing voor je concentratie. Weet je wat het probleem is? We gebruiken niet alleen post-its en blaadjes om dingen op te schrijven, we gebruiken óók ons hoofd als to-do lijst. Meestal gaat dat goed, totdat je het erg druk hebt op je werk. Dan gaan we dingen vergeten en dan wordt het chaotisch in de bovenkamer en dan krijg je een vol hoofd. David Allen, bedenker van de Getting Things Done methode, zegt dat je je hoofd beter kunt gebruiken om óver dingen na te denken, niet om jezelf te herinneren aan wat je nog moet doen.
Tips:
- Zorg ervoor dat je regelmatig je hoofd leegmaakt. David Allen noemt dit een mind sweep oftewel een gedachtendump. Neem de tijd om alles te noteren wat er in je hoofd rondzweeft.
- Je kunt dit bijvoorbeeld aan het eind van de werkdag doen, dan sluit je je werkdag beter af.
Metacognitie
Het vermogen om een stapje terug te doen om jezelf en de situatie te overzien, om te bekijken hoe je een probleem aanpakt.
Dit vind ik persoonlijk de belangrijkste executieve functie. Het vervelende is dat professionals hier vaak genoeg niet de tijd voor nemen. We staan altijd in de doe-modus. Het is zó belangrijk om regelmatig een helikopterview te hebben. Kijk, efficiënt werken is de dingen goed doen, effectief werken is de goede dingen doen. Je kunt misschien wel heel snel een ladder opklimmen, maar wat heb je eraan als de ladder tegen de verkeerde muur staat?
Tips:
- Reflecteer regelmatig op je werk. Een bekende manier om het overzicht te blijven houden op je werk is de wekelijkse reflectie.
- Je plant een vast moment in de week waarin je al je projecten en taken even doorloopt. Wat heb ik nog niet af? Waar ben ik nog niet aan toegekomen? Waarom stel ik dit project uit?
- Daarnaast kijk je ook hoe de komende periode eruit gaat zien. Wat moet je af hebben aan het eind van dit kwartaal? Hoeveel tijd heb je nog tot aan de volgende vakantie? Lig je nog op schema, of moet je je planning aanpassen?
Reactie inhibitie
Het vermogen om na te denken voor we iets doen, waardoor we de tijd krijgen om een situatie te beoordelen en na te gaan hoe ons gedrag deze beïnvloedt.
Het meeste van ons gedrag is onbewust. We staan het grootste gedeelte van de dag op de automatische piloot. We houden van gewoonten, want dat kost het minste energie en wilskracht. Helaas sluipen er ook minder efficiënte gewoonten in op het werk. Als we een mail krijgen, dan reageren we daarop. Wanneer een collega iets aan je vraagt (ook al ben je bezig), dan staan we die te woord. Als we een notificatie van onze smartphone krijgen terwijl we geconcentreerd aan het werk zijn, dan gaan we meestal toch even kijken (het kan belangrijk zijn, toch?). Het is de kunst om niet meteen te reageren. En dat is behoorlijk lastig. Daarom doen we meerdere dingen tegelijk en gaan we multitasken. Het nadeel van het schakelen tussen verschillende taken is dat je meer fouten maakt en er langer over doet.
Tips:
- Doe 1 ding tegelijk.
- Ben je met een document bezig? Zet dan je mailprogramma uit en je smartphone op stil (nog beter is om de smartphone uit het zicht te laten). Voorkomen is beter dan genezen.
- Vraag kritisch door wanneer iemand een zogenaamd spoedverzoek heeft. Negen van de tien keer is het niet dringend. Wanneer moet het écht af? Neem geen genoegen met het antwoord ‘gisteren’.
Emotieregulatie
Het vermogen om emoties te reguleren om doelen te realiseren, taken te voltooien of gedrag te controleren en te sturen.
Waarom stellen we uit? We hebben vaak geen idee wat er bij een project komt kijken. Soms zijn we ook bang om te falen of willen we er niet aan beginnen omdat het geen leuke taak is. Hoe kun je ervoor zorgen dat je je doelen/targets wél haalt?
Tips:
- Maak het leuk en makkelijk voor jezelf.
- Hak een project in stukken en bepaal wat de allereerste actie is. Dan wordt het project een stuk laagdrempeliger om eraan te beginnen.
- Heb je last van belemmerende gedachten (‘ik kan dit niet’), neem dan de tijd om stil te staan bij wat je allemaal hebt bereikt de afgelopen periode. Het bijhouden van een journal kan hierbij nuttig zijn.
Hallo afleiding, dag focus
Volgehouden aandacht
De vaardigheid om aandacht te blijven schenken aan een situatie of taak.
Het is de afgelopen jaren steeds lastiger geworden om geconcentreerd te kunnen werken. We zijn verslaafd aan social media en de meesten van ons werken in een kantoortuin. Er komt dagelijks heel veel informatie op ons af en dat moeten onze hersens allemaal zien te verwerken. Dat kunnen ze trouwens helemaal niet aan, daarom pleit Cal Newport voor digitaal minimalisme. Het slechte nieuws is overigens dat de informatiestroom alleen maar toe blijft nemen. Hoe kun je ervoor zorgen dat je voor je gevoel niet uit een brandslang aan het drinken bent?
Tips:
- Doe oordoppen in en luister naar concentratiemuziek.
- Zoek een geschikte ruimte op waar je niet gestoord kunt worden.
- Werk in blokken van 25 minuten (simpele taken) of 60 minuten (complexe taken). Hiervoor kun je een timer gebruiken, beter bekend als de Pomodoro techniek.
Taakinitiatie
Het vermogen om zonder dralen aan een taak te beginnen, op tijd en op een efficiënte wijze.
Hier gaat het vaak mis. We weten wel wat we moeten doen, maar we doen niet wat we weten.
- Stel prioriteiten van tevoren, niet op de dag zelf.
- Denk bij elke taak in de eerstvolgende concrete actie (maak het zo klein mogelijk).
- Houd rekening met je dagindeling. Vroege vogel? Doe het concentratiewerk in de ochtend.
Flexibiliteit
De vaardigheid om plannen te herzien als zich belemmeringen of tegenslagen voordoen, zich nieuwe informatie aandient of er fouten worden gemaakt.
Het is mooi om een planning te hebben, maar de dag kan altijd anders verlopen. Dat is ook vaak de reden dat mensen géén planning maken; ze geven zich over aan de waan van de dag. Hoe flexibel ben je? Heb je genoeg ruimte om je planning aan te passen als zaken anders lopen?
Tips:
- Plan je dag niet te vol en creëer buffers tussen je afspraken.
- Kom je altijd te laat? Wees dan niet op tijd, maar wees vroeg.
- Wees bewust van je rol en verantwoordelijkheid. Kortom, wie is de probleemeigenaar?
- Vaker nee zeggen.
- Sluit je werkdag goed af en kies een vast moment in de week dat je je planning doorloopt (tijdens de wekelijkse reflectie).
Doelgericht doorzettingsvermogen
Het vermogen om een doel te formuleren, dat te realiseren en daarbij niet afgeleid of afgeschrikt te worden door andere behoeften of tegengestelde belangen.
We hebben allemaal doelen, wensen en ambities. Soms is het lastig om dat helder te krijgen. Wat komt er nou allemaal bij kijken? En hoe zorg je ervoor dat je je aan je planning houdt en dat je het doel voor ogen blijft houden?
Tips:
- Maak een mindmap om je idee letterlijk goed in kaart te brengen.
- Ga je voor een eindresultaat of wil je ergens beter in worden? Bij gedragsverandering werken ontwikkeldoelen beter dan prestatiedoelen.
- Keep your eyes on the prize. Je kunt je doelen en vooruitgang bijhouden in een journal. Dan blijf je gemotiveerd.
- Door wekelijks te reflecteren op je doelen behoud je het overzicht.
- Zijn je doelen wel realistisch en/of leuk? Maak je doelen eens SMART of FUZZY.
- Neem maatregelen om je focus te behouden. Doe een koptelefoon op, werk vaker thuis, zet je smartphone op stil en gebruik een timer.
11 executieve functies
Dit zijn de 11 executieve functies die ervoor zorgen dat je een realistische planning kunt maken en taken kunt uitvoeren. Voor elke executieve functie heb je meerdere tips gekregen. De een vindt het lastig om aan een taak te beginnen (taakinitiatie) en de ander heeft moeite met het realistisch inschatten van de tijd (time management) die een project in beslag neemt. Met deze praktische time management tips moet het je lukken om meer werk gedaan te krijgen op de werkvloer.
Welke tip ga je zeker eens uitproberen? Laat het hieronder weten in de comments.
