Gebrek aan focus? Check deze 7 time management tips
Hoe krijg je focus? Dat is tegenwoordig een enorme uitdaging. De afgelopen jaren zijn er diverse communicatiekanalen bijgekomen, zoals Slack, WhatsApp en Teams. Op de werkplek zelf is het bijna niet te doen om je te concentreren, vooral als je in een kantoortuin werkt. Heb je een gebrek aan focus op het werk? Dit artikel biedt je een aantal praktische time management tips om je concentratie te verbeteren.
Gebrek aan focus: oorzaken
Je smartphone zit vol met social media apps zoals WhatsApp, LinkedIn, Instagram, Twitter en de nieuwkomer Clubhouse. Elk medium heeft zijn eigen inbox, waardoor je van alle kanten bestookt wordt met berichten en DM’s (direct messages). Hoe meer apps, des te meer mogelijkheden er zijn om jou uit je concentratie te halen. Dan heb je ook nog de mailbox die non-stop jouw aandacht kaapt.
Wat me opvalt, is dat als mensen bezig zijn met een document (bijvoorbeeld een Word-document), dat waarschijnlijk niet het enige programma is dat open staat. Je mailprogramma staat open en misschien nog wat andere zaken zoals Google en een registratieprogramma. Als je al die programma’s en tabbladen open laat staan, is de kans groot dat je wordt afgeleid. Elke keer wanneer je een notificatie krijgt omdat je een nieuw bericht hebt ontvangen, gaat je aandacht van datgene waar je mee bezig was naar de binnenkomende afleiding. Al deze verstoorders leiden tot een gebrek aan focus.
Multitasken
In het begin is het nog gemakkelijk om terug te schakelen naar je oorspronkelijke taak, maar na een paar van dit soort afleidingen is je concentratie al behoorlijk naar de knoppen. Hoe meer je wordt afgeleid, des te meer afleiding je ook gaat opzoeken. Als al die tabbladen open staan, gaat je aandacht ook weer daarnaartoe en voor je het weet zit je weer een kwartier op internet. Het is dan enorm lastig om er weer in te komen. Het gevaar schuilt erin dat je gaat multitasken. Je schakelt de hele tijd tussen verschillende programma’s. Dat schakelen kost veel mentale energie en doordat je met verdeelde aandacht bezig bent, doe je er langer over en neemt ook de kans op fouten toe.
Gebruik alleen de programma’s die je nodig hebt en sluit de rest af.
Focus aan? Mailprogramma uit
Hoe begin je je werkdag? Controleer je gelijk je mail? En dan? Wat doe je als je je mail hebt gecheckt en verwerkt? De meeste professionals laten hun mailprogramma de hele dag openstaan. Ik snap dat ergens wel. Er blijven altijd wel mails onbeantwoord in je inbox. Soms zetten we die op ongelezen of markeren we ze met een vlaggetje. Kortom, als het niet lukt om inbox zero te bereiken, voel je je nooit klaar met je mail.
Maar al die berichtjes leiden ook tot een gebrek aan focus en halen je uit je flow. Dit is wat je kunt doen: krijg je een pop-up bij een nieuwe mail? Zet die uit. Hoor je een geluid bij een nieuwe mail? Ook dat kun je uitzetten. Wat nog beter is: zie je mail als een taak die je een paar keer per dag uitvoert. Na het checken en verwerken van je mail ben je voor nu weer even klaar met deze taak. Sluit je mailprogramma af en richt je weer op je to-do lijst.
Werk je met twee schermen? Dat heeft een aantal voordelen. Je kunt snel werken omdat je overzicht hebt. Maar als ik aan mensen vraag wat ze op het tweede scherm open hebben staan, is het negen van de tien keer Outlook. Dat is vragen om ellende. Zet je mailprogramma uit en gebruik alleen wat je op dat moment echt nodig hebt.
Geen focus? Zet je mailprogramma uit als je niet aan het mailen bent.
WhatsApp en Slack
Hoe krijg je focus met al die afleiding op je laptop? Steeds meer bedrijven gebruiken programma’s als Slack. Je kunt elkaar dan gemakkelijk even een berichtje sturen, wat sneller gaat dan e-mail. Maar al die berichtjes zie je binnenkomen terwijl jij je probeert te concentreren. Hetzelfde geldt voor WhatsApp, dat je ook op je laptop kunt installeren. Ook hierbij geldt: ben je bezig met een concentratieklus? Zet deze programma’s dan uit. Ik snap dat je op de hoogte wilt blijven en misschien wordt het ook van je verwacht dat je zo snel mogelijk reageert. Maar zeg nou zelf, verzoeken zijn zelden echt dringend. Je kunt heus wel even een half uurtje offline zijn om je verslag af te maken.
Wees smart met je smartphone
Okay, misschien heb je je laptop goed ingericht en kun je geconcentreerd je ding doen. Maar wat doe je met je smartphone? Blijft die aan? Krijg je daar notificaties van binnen? De prikkels van een smartphone leiden tot een gebrek aan focus. Je hoeft niet de hele dag offline te zijn, maar zorg ervoor dat je tijdens je concentratieklus even onbereikbaar bent. Je kunt je smartphone op stil zetten, in de niet storen-stand of in de vliegtuigmodus. Ik snap dat je voor bepaalde personen wel bereikbaar wilt zijn. Je kunt in je smartphone instellen welke personen jou mogen bellen. Oh ja, extra tip: leg je smartphone even weg. Het blijkt dat we geneigd zijn om te kijken op onze smartphone als die in het zicht is, ook al staat hij op stil.
Vuistregel: focus aan? Notificaties uit.
Werk in blokken
Hoe verbeter je focus? Soms nemen we ons voor om een dagdeel of een hele dag aan een project te werken. Het is maar de vraag of dat lukt. Als je niet genoeg pauzes neemt, kan je concentratie niet meer op peil komen en dan gaan we toch weer (voor de afwisseling) mail checken of appjes sturen. Moet je echt flink wat meters maken? Werk dan in blokken, zodat je tussentijds even kunt opladen. Je kunt naar de klok kijken en met jezelf afspreken dat je tot een bepaalde tijd doorwerkt. Ik heb gemerkt dat dit niet werkt, omdat ik dan de tijd vergeet en daarmee ook vergeet om pauze te houden. Ik maak gebruik van een timer. Dit kan een kookwekker zijn of je gebruikt de timer van je smartphone. Van de laatste ben ik geen voorstander omdat je smartphone je weer kan verleiden om dingen te checken.
Werk in tijdblokken die overeenkomen met je concentratieboog.
Pomodoro techniek
Hoe lang zet je de timer? Daarover zijn de meningen verdeeld. Deze vorm van time boxing is bekend geworden onder de naam Pomodoro-techniek. Je zet de timer op 25 minuten en gaat aan het werk. Als die afgaat, neem je 5 minuten pauze en dan is het tijd voor de volgende Pomodoro. Na 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van een half uur. Hoe lang kun je gefocust werken? Dat verschilt per persoon! Moeten het per se 25 minuten zijn? Nee hoor. Hier is geen wetenschappelijk onderzoek naar gedaan. Kies een tijd waar jij je prettig bij voelt. De gedachte erachter is dat je met jezelf een afspraak maakt om gedurende die 25 minuten geconcentreerd aan iets te werken.
Hoe houd je focus tijdens het werk?
Kijk, je hoeft jezelf niet de hele dag af te sluiten van de wereld. Het gaat erom dat je weet wanneer je even in je concentratiebubbel moet zitten en wat je daarvoor nodig hebt. Wees je ervan bewust dat alle tabbladen, notificaties en apps jou uit je focus kunnen halen en dat het dan een enorme uitdaging is om weer in een flow te komen. Wil je een gebrek aan focus voorkomen? Hanteer de vuistregel:
Concentratie aan? Notificaties uit.
Wat doet focus met je?
Als je focust, werk je sneller, maak je minder fouten en hou je meer energie over. Kijk, niemand is 8 uur per dag productief. Je bent geen robot. De meeste professionals hoeven zich ook niet de hele dag te concentreren. Waar het op neerkomt, zijn die paar taken waarvoor je echt je concentratie nodig hebt. Denk aan het schrijven van een document, een ontwerp of een berekening. Ga niet klakkeloos aan zo'n concentratieklus beginnen. Neem eerst een paar maatregelen die in dit artikel zijn genoemd en dan ga je als de brandweer. Succes!