Inbox Zero - organiseer je mailbox als een malle

Inbox zero, de naam zegt het al. Het houdt in dat je een lege inbox hebt. Alle mails die in je inbox zijn binnengekomen heb je verwerkt. Wat overblijft is een mooi wit scherm. Helaas is het altijd maar van korte duur, want binnen no-time heeft iemand je weer iets gemaild.

Het concept is bedacht door Merlin Mann, een schrijver en technologieconsultant, die de term in 2006 introduceerde in een presentatie op de jaarlijkse conferentie South by Southwest Interactive.

Voordelen van Inbox Zero

Er zijn veel voordelen verbonden aan het handhaven van een inbox zero-praktijk.

• Ten eerste helpt het bij het verminderen van stress en het bevorderen van productiviteit. Een rommelige inbox kan leiden tot gevoelens van overweldiging en het gevoel hebben dat je achterloopt op je werk.
  
  
• Door een lege inbox te handhaven, kun je je richten op belangrijkere taken en de tijd en energie die je aan je e-mails besteedt beperken.
  
  
• Een ander voordeel van inbox zero is dat het kan helpen bij het verminderen van afleidingen. Door je inbox op orde te houden, kun je je concentreren op de e-mails die belangrijk zijn en de rest negeren. Dit kan de efficiëntie en productiviteit verbeteren.

Inbox Zero, nut of noodzaak?

Er zijn verschillende gedachten over Inbox Zero. Je hebt 2 kampen. De ene groep zegt: waarom zou ik in hemelsnaam mijn inbox de hele tijd opschonen? Als ik iets nodig heb dan zoek ik het op en als ik een mail heb gemist, dan mailen ze nog maar een keer. De andere groep ziet het zo: Het is fijn om alle mails te hebben verwerkt. Alles staat op de juiste plaats.

Met inbox zero hoef je niet meer te scrollen

Je hebt dit vast wel eens meegemaakt. Je scrollt door je inbox en dan zie je weer die mail waar je allang iets mee had moeten doen. Door je inbox opgeruimd te houden hoef je niet meer te scrollen. Het organiseren van je inbox is vrij eenvoudig. Het belangrijkste uitgangspunt is het volgende:

Je inbox is geen to do lijst

Stappen om Inbox Zero te bereiken

Stop met mails op ongelezen zetten. Markeren heeft ook geen zin, want dan blijf je bezig. Onthou de volgende simpele stappen:

1. Dump - voor al je spam en ongewenste nieuwsbrieven
2. Doe direct - mailtjes die je direct kan afhandelen
3. Archiveer - die eindverslagen en rapportages verplaats je naar je archief
4. Doe later / plan in - mails met een verzoek zet je op je to do lijst. Heb je er erg veel werk aan? Reserveer hiervoor dan wat tijd in je agenda.

Het is belangrijk om je inbox georganiseerd te houden. Plan regelmatige tijd in om je inbox te sorteren. Dit kan dagelijks of wekelijks zijn, afhankelijk van de hoeveelheid e-mails die je ontvangt.

Ook handig: maak gebruik van filters en labels om je inbox te organiseren. Zo kun je e-mails sorteren op onderwerp of afzender en deze gemakkelijker terugvinden.

Succes met jouw Inbox Zero!