Getting things done, letting things go

Wat wil je liever, dingen gedaan krijgen of dingen loslaten? The School of Life nodigde 25 november 2019 twee bestsellerauteurs uit om een lezing te verzorgen in de Oude Lutherse Kerk te Amsterdam. David Allen schreef in 2001 Getting things done en Tony Crabbe het in 2014 verschenen Busy (in het Nederlands uitgebracht onder de naam Nooit meer te Druk.) Dit artikel is een beknopte weergave van de lezingen.

David Allen – bedenker van Getting Things Done

David Allen introduceert zichzelf als the laziest guy you’ve ever met. Zijn Getting Things Done (kortweg GTD) is een methodische manier om de dagelijkse stroom aan input te verwerken. Vreemd genoeg zegt hij dat zijn getting things done niet over getting things done gaat. ‘We hebben allemaal iets te doen hier op aarde.’ Zoals ik het interpreteer: zijn methode gaat niet zozeer over productiviteit. Het zorgt ervoor dat je vrijheid creëert en kunt focussen op de belangrijkste zaken in het leven.

The mind is a crappy office

Heb je een vol hoofd? Allen is een groot voorstander van zo min mogelijk in je hoofd bewaren. The mind is a crappy office herhaalt hij meerdere keren. Als je minder aan je hoofd hebt, dan ben je ook weerbaarder tegen onaangename verrassingen. Daarom hecht hij zoveel waarde aan clear space.

Surfen op een tsunami van input

Afleiding is niet iets van de afgelopen jaren. Het is wel zo dat we frequenter worden afgeleid. We krijgen tegenwoordig zoveel input dat we telkens opnieuw keuzes moeten maken en focussen. Wat volgens Allen blijft toenemen zijn snelheid, volume en connectiviteit. Dit levert ‘een tsunami’ aan input op. Dit is lastig om bij te houden. In de woorden van Allen: The world can out run you.

The most productive state is the present

Allen vraagt aan het publiek: ‘Wie heeft er de afgelopen minuten een gedachte gehad over iets anders?’ Vele handen gaan de lucht in. Afleiding heeft vanzelfsprekend een negatief effect op onze productiviteit. Daarom is het zo van belang om zo min mogelijk aan je hoofd te hebben. Dan kun je meer in het hier en nu zijn. ‘The most productive state is the present’ verklaart Allen.

Als consultant werkte hij veel 1 op 1 met klanten. Mensen hebben veel verschillende verzamelplekken waar to-do’s opstapelen. Wat hij dan doet is álle losse eindjes in kaart brengen aan de hand van een brein dump. Hier was hij met de klant soms 1 tot 6 uur mee bezig. Ze openden laatjes in het kantoor, namen mappen door, folders op de PC en ook de auto. De inbox is ook een verzamelplek voor werk. Over e-mail is David Allen duidelijk:

E-mail zegt je niet wat je er mee moet doen. Jij moet bepalen wat je er mee doet.

Wat maakt productiviteit zo lastig?

Een to do lijst is volgens Allen niet goed genoeg. ‘Je moet er wat mee doen en de input verwerken. Je kunt wel mama op je lijst zetten, maar dat is niet compleet. Wat is er aan de hand met mam? Komt haar verjaardag eraan?’ Kortom, zorg ervoor dat je op je lijst de uitkomst en de eerstvolgende actie vermeldt. Er blijven vaak onnodig taken liggen. Zijn stelregel is als volgt.

Als je het binnen 2 minuten kunt afhandelen: direct doen.

Time management werkt niet? Jawel, maar volgens Allen zijn de vaardigheden planning en organiseren niet aangeboren. Organiseren moet je leren. Bij getting things done moet je de input verzamelen, verduidelijken, organiseren en uitvoeren.

Tony Crabbe – Nooit meer te druk

En dan is het de beurt aan de andere spreker Tony Crabbe, auteur van het boek Nooit meer te Druk. Crabbe heeft niet een waterdichte methode ontwikkeld zoals David Allen. Crabbe schreef het boek Nooit meer te druk omdat hij bezig was met een persoonlijke zoektocht. Zijn stelling: mensen weten wel wat ze moeten doen. Ze weten dat ze niet moeten multitasken en dat ze ’s avonds niet nog naar een scherm moeten kijken. Hij vertelt dat creativiteit schijnt af te nemen.

Zijn idee hierover is dat we last hebben van teveel activiteit. Hoe vaak zijn we nog verveeld? Hoe vaak staren we nog uit het raam?We zijn niet drukker geworden en we werken niet meer uren. We zijn steeds meer on call. Doordat we constant bereikbaar en beschikbaar zijn maakt ons lichaam het stresshormoon cortisol aan. Hierdoor laden we niet op en dat kan leiden tot burn out. Tony’s tip:

Plan stiltetijd in.

Waarom is het zo lastig om dingen los te laten?

Crabbe verklaart dit aan de hand van gedrag, gedachten en gevoelens. Er is een experiment uitgevoerd waarbij mensen konden kiezen uit jezelf vervelen of jezelf elektrische schokjes toedienen. De meesten kozen voor pijn. Waarom? Volgens Crabbe zijn we liever actief dan inactief. Als je tegen jezelf zegt: ‘Heb ik een pauze nodig?’ Dan is het antwoord nee. Zijn advies:

Bepaal je pauzes van tevoren, dat werkt beter, want dan ben je pre commited, vooraf toegewijd.

Crabbe vraagt aan het publiek wanneer je de beste ideeën krijgt. De meesten antwoorden onder de douche. Hoe komt dat? Crabbe grapt dat er daar geen telefoons aanwezig zijn. Hij stelt meer rust voor. ‘Zet de radio eens uit tijdens het rijden, staar wat vaker naar buiten en als je wandelt doe dat in een langzaam tempo.’ We proberen om alles te doen. Hij pleit ervoor om deze gedachte los te laten.

Hou eens een to-don’t lijst bij.

Tijd voor reflectie en ontspanning

Crabbe vertelt dat er 3 gevoelens zijn waardoor we het lastig vinden om dingen los te laten, namelijk schuldgevoel, angst en perfectionisme. Je kunt niet iedereen tevreden stellen en het is normaal dat dingen mislukken. Zijn advies: verander de innerlijke stem. Meestal denken mensen negatieve dingen over zichzelf. Hierbij denken ze in de ik-vorm: Ik ben stom. Denk over jezelf in de derde persoonsvorm. Hij neemt zichzelf als voorbeeld: ‘Tony is…’ Hierdoor creëer je een psychologische afstand. Tony heeft niet een waterdichte methode zoals David Allen. Hij adviseert om af te wisselen tussen fast and slow. Zorg dat je naast productieve momenten ook tijd inplant voor reflectie, ontspanning en small talk.

Getting things done of letting things go?

Ik moet eerlijk zijn, ik had verwacht dat de avond wat competitie zou opleveren. Daar waar David Allen een eigen methode heeft ontwikkeld om input te verwerken richt Tony Crabbe zich meer op het managen van je aandacht. De eindconclusie is dat ze niet tegenover elkaar staan, maar on the same page. Tijdens de afsluitende Q & A waren ze het vaak met elkaar eens. Het gaat niet alleen maar om dingen gedaan krijgen. En simpelweg dingen loslaten is ook geen totaaloplossing tegen de dagelijkse stroom aan input. Ik ben van mening dat het om een combinatie van beiden gaat. Zorg dat je een simpel systeem hebt om alle input te verwerken en maak werk van je ontspanning. Plan je pauzes in en laad je mentale batterij op door wat vaker te luieren, lummelen en te lanterfanteren.