Je cliënt komt weer niet opdagen? Komt je cliënt regelmatig te laat op de afspraak? In dit artikel krijg je praktische tips om te zorgen dat je afspraken wél doorgaan en dat je cliënt op tijd is. Ontdek hoe je no-shows kunt voorkomen en je tijd efficiënt kunt beheren.
Niet opdagen afspraak
Je hebt tijd en energie gestoken in het maken van de afspraak. Jij houdt er rekening mee gedurende de dag: je stemt je planning erop af en je zorgt ervoor dat je op tijd bent. Dan is het heel frustrerend wanneer de cliënt niet komt opdagen. Het zou fijn zijn als de cliënt in ieder geval wel op tijd afzegt.
Oke, bij een no-show gaat je afspraak niet door, maar dan kun je weer verder met iets anders. Het is frustrerend wanneer cliënten niets van zich laten horen en niet opdagen, en nog erger als je ze niet kunt bereiken via telefoon of WhatsApp.
Help, mijn cliënt komt weer niet opdagen en ik krijg geen contact. Hoe ga je daarmee om? Lees verder voor handige tips.
Zet de afspraak in de agenda
Wanneer je een afspraak maakt, zet hem dan in je digitale agenda en deel deze met de ander. Hiervoor heb je uiteraard het e-mailadres van de cliënt nodig. Stel een reminder in, afhankelijk van de reistijd van de cliënt, om te voorkomen dat hij of zij te laat komt. Dit helpt bij het minimaliseren van niet opdagen op afspraken.
Stel een reminder in bij belafspraken
Het is niet fijn om constant gebeld te worden wanneer je bezig bent met andere werkzaamheden. Dit kan multitasking stimuleren, wat ten koste gaat van je efficiëntie. Door proactief belafspraken te maken en deze in de agenda te zetten met een reminder, vermijd je dit probleem. 10 minuten werkt voor mij prettig om de belafspraak niet te vergeten en toch de focus te behouden.
Stuur reminders via Whatsapp
Sommige cliënten hebben moeite met plannen of houden zich niet strikt aan afspraken. Daarom stuur ik altijd een herinnering via WhatsApp om zeker te weten dat ze de afspraak hebben genoteerd. Vooral bij cliënten die van dag tot dag leven, kan een herinnering op de dag zelf helpen. Zorg voor een milde toon in je berichten, zoals:
"Hi Jason, een kleine herinnering. Vanmiddag zien we elkaar om 15.00 uur op kantoor. Tot straks! Groet, Max".
Verwachtingsmanagement
Wanneer je een traject start, is het essentieel om verwachtingen af te stemmen. Dit geldt zowel voor jou als voor de cliënt. Tijdens het traject kan de motivatie dalen of kunnen er terugvallen optreden. Door dit aan het begin te bespreken, voorkom je no-shows of miscommunicatie over afspraken.Het kan zijn dat cliënten zich bezwaard voelen om zich af te melden. Bespreek dit van tevoren om situaties te vermijden waarbij de cliënt niet komt opdagen, en werk aan duidelijke communicatie.
Onwil of onmacht?
Help, mijn cliënt komt wéér niet opdagen! Wat is er aan de hand? Mogelijk is het geen onwil maar onmacht. Het kan zijn dat de cliënt moeite heeft met plannen, wat een belangrijke executieve functie is. Neem samen de dagelijkse planning door en kijk of er problemen zijn met prioriteiten stellen. Zoek ook uit wanneer de cliënt wél op tijd is om patronen te herkennen.
Komt de persoon herhaaldelijk te laat?
Wanneer je alles hebt geprobeerd en de cliënt blijft te laat komen of niet opdagen, wordt het tijd om feedback te geven. Dit gesprek kun je starten met feitelijke voorbeelden, gevolgd door je gevoelens, en eindigen met duidelijke consequenties.
"Het is nu de derde keer dat je te laat bent op de afspraak. Dit geeft mij het gevoel dat ik niet serieus word genomen, en het belemmert het traject."
Bied de cliënt een keuze, zodat er helderheid komt over de voortzetting van het traject. Feedback geven kan helpen om duidelijkheid te scheppen en verdere misverstanden te voorkomen.
Zorg dat je altijd werk bij je hebt
Soms kan een gemiste afspraak onverwacht goed uitkomen, omdat je een uur voor jezelf hebt. Zorg er dan voor dat je iets te doen hebt, zoals het afmaken van een verslag, e-mails beantwoorden, of telefoontjes plegen. Zo haal je het maximale uit je tijd, zelfs als een cliënt niet komt opdagen.
Samenvatting:
In dit artikel leer je hoe je voorkomt dat cliënten niet komen opdagen of te laat op afspraken verschijnen.
- Leer hoe je no-shows en te late aankomsten van cliënten kunt voorkomen met praktische tips.
- Gebruik agenda’s en digitale reminders om afspraken beter te beheren.
- Stuur WhatsApp-herinneringen om cliënten aan hun afspraken te herinneren, vooral bij last-minute no-shows.
- Bespreek verwachtingen en mogelijke motivatieproblemen aan het begin van een traject om verrassingen te voorkomen.
- Herken of de oorzaak van niet opdagen te maken heeft met onwil of onmacht, zoals problemen met plannen of prioriteiten stellen.
- Geef constructieve feedback aan cliënten die te laat komen of afspraken missen, om het traject te verbeteren.
- Zorg altijd voor alternatief werk bij no-shows om je tijd efficiënt te benutten.
