Heb je als zelfstandig ondernemer te veel projecten? Vind je projectmatig werken een uitdaging? Hoeveel projecten lopen er momenteel? Hoe lang zijn deze projecten al bezig? Lukt het je om elk project voldoende tijd, aandacht en energie te geven? Waarschijnlijk niet. Heb je last van uitstelgedrag en werk je aan alles maar een beetje? In dit artikel geef ik je praktische tips om je projectmanagement te verbeteren en weer overzicht te krijgen in je werk.
Alle ballen in de lucht houden
Zelfstandig ondernemers hebben altijd genoeg te doen. De to-do-lijst staat vol, en hetzelfde geldt voor de inbox. Je bent constant met verschillende taken bezig. Herken je dat je na maanden nog steeds geen projecten hebt afgerond? Dit werkt demotiverend en beïnvloedt je productiviteit. Wat vaak gebeurt, is dat je het lastigste project uitstelt, zelfs als het belangrijk is. Elke keer als je het op je to-do-lijst ziet staan, denk je: 'Nu niet, misschien later'. Die projecten zijn vaak niet urgent, maar blijven wel knagen. Je baalt en voelt je schuldig dat je er niets mee doet. Dit uitstelgedrag zorgt voor frustratie en gebrek aan focus.
Een project is als een boek
Veel ondernemers vinden het geweldig om aan iets nieuws te beginnen. Maar het is net zo belangrijk om dingen af te maken. Vergelijk het met het lezen van een boek. Je begint enthousiast, maar halverwege koop je een ander boek dat ook interessant lijkt. Voor je het weet, ligt er een stapel onafgemaakte boeken op je nachtkastje. Dit gebeurt ook met projecten. In het begin ben je enthousiast en gemotiveerd, maar na verloop van tijd verlies je de focus of word je afgeleid door andere taken. Hierdoor wordt je minder productief en neemt je motivatie af. Je zoekt afleiding, bijvoorbeeld door je smartphone te checken of online te surfen. Deze afleidingen ondermijnen je projectmanagement en maken het moeilijker om iets af te ronden.
Tip 1: Stel prioriteiten volgens het Pareto-principe
Heb je te veel projecten? Het is cruciaal om prioriteiten te stellen. Vind je het lastig om te bepalen welk project voorrang krijgt? Misschien werk je aan een project dat je leuk vindt, maar dat niet direct inkomsten genereert. De 80/20-regel, bekend als het Pareto-principe, kan helpen. Stel jezelf de vraag: Welke 20% van mijn projecten levert 80% van mijn winst op? Focus je op die 20%, zodat je je inspanningen richt op de projecten die het meeste resultaat opleveren.
Tip 2: Gebruik het Goed Geld Gaaf-model
Als zelfstandig ondernemer kies je voor vrijheid. Maar soms raak je gevangen in projecten die je energie kosten. Het Goed Geld Gaaf-model helpt je om te bepalen welke projecten de moeite waard zijn. Stel jezelf drie vragen:
- Levert het project geld op?
- Vind ik het project leuk om te doen?
- Ben ik er goed in?
Projecten die niet aan deze criteria voldoen, kun je beter annuleren, teruggeven of delegeren. Dit zorgt ervoor dat je alleen werkt aan projecten die je energie geven, goed betalen en waar je goed in bent.
Tip 3: Haal projecten van je to-do-lijst
Nu je je focus hebt, is het belangrijk om je to-do-lijst goed te beheren. Projecten zijn geen taken; ze bestaan uit meerdere acties. Een project op je to-do-lijst zetten, zoals 'marketingcampagne', helpt niet, omdat het niet direct uitvoerbaar is. Deel je projecten op in kleine acties en plan tijd in je agenda voor concentratiewerk. Bijvoorbeeld:
- Bellen met opdrachtgever > zet op je actielijst
- Schrijven van projectvoorstel > blok tijd in agenda
- Opstellen van begroting > blok tijd in agenda
Door je taken op deze manier te organiseren, voorkom je dat je overweldigd raakt door grote projecten en blijf je productief.
Ben jij een zelfstandig ondernemer met te veel projecten?
Heb je in je enthousiasme te veel werk op je genomen en wil je beter projectmatig werken? Breng dan eerst je projecten in kaart en bepaal welke het meeste rendement opleveren, waar je goed in bent en wat je echt leuk vindt om te doen. Geef die projecten vervolgens prioriteit, deel ze op in acties, en maak een planning. Dit geeft je focus en helpt je projecten daadwerkelijk af te ronden in plaats van maandenlang met verschillende projecten te worstelen.
